Un Progiciel De Gestion Intégrée Erp

éelle par les utilisateurs sont les facteurs-clés de succès. Il est fréquent que la mise en place et le déploiement d'un tel outil nécessite un délai (souvent sous-estimé) ainsi que l'assistance d'un prestataire tiers spécialisé appelé «intégrateur»

Industrie[modifier]

Les PGI/ERP industriels trouvent leur origine dans le besoin de planifier la production. On reconnait le PGI/ERP industriel à ce qu'il repose sur un module central de type GPAO et/ou MRP assurant une couverture plus ou moins étendue de fonctionnalités telles que :

* gestion du processus de planification/ordonnancement ;

* suivi de fabrication et de la traçabilité de la fabrication ;

* gestion des stocks, approvisionnements de matières premières, composants ou semi-finis ;

* gestion de la sous-traitance, gestion de la maintenance, gestion de la qualité.

Services[modifier]

Les PGI/ERP destinés à gérer les activités du tertiaire ne sont pas toujours répertoriés dans la catégorie des PGI/ERP. Ils sont néanmoins très nombreux à cibler des secteurs aussi variés que la santé, l'éducation, la distribution, le commerce de détail ou la finance. Avec des modules divers qui vont de la gestion de projet jusqu'à des fonctions métiers très pointues (gestion d'abonnements, cours de formation...). L'offre dans le domaine est moins abondante que pour l'industrie et beaucoup plus éclatée : Les Editeurs de PGI/ERP ont été précédés sur ce créneau et se trouvent en situation de concurrence forte avec les Editeurs de logiciels CRM.

On distingue néanmoins deux familles de produits :

* les outils de type PSA («professional service automation») qui s'adressent à des activités de service qui nécessitent une organisation en mode projet: Ils sont centrés sur le service des fonctionnalités de gestion de projet et éventuellement sur celles du CRM, ce qui ne couvre donc pas l'ensemble des fonctions de l'entreprise à la manière d'un PGI/ERP.

* les outils de type ESA («enterprise service automation») plus conformes à la définition d'un PGI/ERP. Les solutions d'ESA sont en effet capables de servir les fonctions usuelles d'un outil de CRM, (comme la prise de commande ou l'élaboration d'une proposition commerciale) mais également la plupart des fonctions de gestion administrative d'une entreprise.

Historique[modifier]

Le terme ERP provient du nom des méthodes de planification des besoins en composants suivant l'intégration de plus en plus poussée des fonctions de gestion de l'entreprise. Dans les années 1960, Joseph Orlicky a étudié le programme de production de Toyota et a développé le Material Requirements Planning (MRP), puis Oliver Wight et George Plossl ont développé MRP into manufacturing resource planning (MRP2). On peut décomposer l'historique en trois phases3 :

- MRP0, en anglais Material Requirements Planning Zero (litt., « planification des besoins en matières 0 ») : méthode de calcul des besoins matière, mise au point en 1965 ;

- MRP1, en anglais Material Requirements Planning One : première application industrielle de la gestion intégrée des flux de production, mise au point en 1971 ;

- MRP2, en anglais Manufacturing Resources Planning Two (litt. « planification des ressources pour la fabrication 2 ») : en plus du calcul des besoins nets en matières premières et composants, effectue une planification des lancements en tenant compte des capacités des ressources par période ; mise au point en 1979.

À partir de 1990 environ, le MRP s'est progressivement étendu à l'ensemble des fonctions de l'entreprise, pour donner l'ERP (E comme entreprise). Dans le cadre du passage informatique à l'an 2000 et du passage à l'euro (dans la zone euro), les progiciels de gestion intégrés ont été une solution pour remplacer les systèmes informatiques vieillissants qui ne pouvaient pas être convertis pour des raisons d'obsolescence technique. C'est ce qui explique l'expansion considérable de ces logiciels dans les années 1990.

Description[modifier]

Le principe fondateur d'un PGI/ERP est de construire des applications informatiques (gestion des commandes, des stocks, de la paie, de la comptabilité, etc.) :

* de manière modulaire et intégrée au niveau des traitements offerts (les différents modules qui le composent sont indépendants mais parfaitement compatibles entre eux) ;

* de manière rigoureuse et cohérente au niveau des données gérées (partage d'une base de données unique et commune).

Cela comble une lacune importante :

- Dans la situation préexistante aux PGI/ERP, des applications sur mesure, d'origine diverse, co-existent tant bien que mal, ne partagent pas ou peu leurs données, et ne sont pas forcément toujours prévues pour travailler simplement et correctement ensemble. Les équipes informatiques ont alors fort à faire pour construire et mettre en place des interfaces "ad hoc", dont le fonctionnement pratique peut réserver des surprises.

- Les PGI/ERP sont garantis modulaires par leur concepteur : le module achat est garanti compatible avec le module stock, qui est garanti compatible avec le module gestion de commandes. Les données sont désormais supposées standardisées et partagées, ce qui élimine les saisies multiples et évite (en théorie) l'ambiguïté des données multiples de même nature (exemple : société TRUC, TRUC SA et Sté TRUC…).

L'autre principe qui caractérise un PGI/ERP est l'usage systématique de ce qu'on appelle un moteur de workflow (qui n'est pas toujours visible de l'utilisateur), et qui permet, lorsqu'une donnée est entrée dans le système d'information, de la propager et d'offrir des vues logiques pertinentes dans tous les modules du système qui en ont besoin, selon une programmation prédéfinie.

Ainsi, on peut parler de PGI/ERP lorsqu'on est en présence d'un système d'information composé de plusieurs applications partageant une seule et même base de données, par le biais d'un système automatisé prédéfini éventuellement paramétrable (un moteur de workflow).

Données[modifier]

La base de données d'un PGI/ERP contient toutes les informations nécessaires à l'entreprise, communes aux différents modules. La première table est la table des produits. Puis selon l'orientation de l'entreprise, contient les nomenclatures, les gammes, les matières premières, les capacités de production, les quantités. D'un autre côté sont gérés les clients et/ou les fournisseurs, ainsi que leurs commandes ou livraisons, jusqu'aux catalogues des fournisseurs. Un troisième aspect contiendra les stocks, les durées de conservations, les délais d'acheminement des transporteurs. Enfin, mais la liste est loin d'être exhaustive, on trouve presque toujours les tables relatives aux aspects financiers de l'entreprise.

Traitements[modifier]

Bien programmé et sous réserve d'accords préalables, un PGI/ERP est également capable de communiquer avec les fournisseurs afin de recommander les matières premières courantes ou avec les transporteurs. Ses échanges se font le plus souvent par messagerie.

Évaluation de l'emploi des PGI/ERP[modifier]

Les avantages[modifier]

Les PGI/ERP (opposés aux applications dédiées) présentent plusieurs avantages :

* optimisation des processus de gestion (flux économiques et financiers) ;

* cohérence et homogénéité des informations (un seul fichier articles, un seul fichier clients, etc.) ;

* intégrité et unicité du Système d'information ;

* partage du même système d’information facilitant la communication interne et externe ;

* minimisation des coûts : pas d’interface entre les modules, synchronisation des traitements, maintenance corrective simplifiée car assurée directement par l'éditeur et non plus par le service informatique de l'entreprise (celui-ci garde néanmoins sous sa responsabilité la maintenance évolutive : amélioration des fonctionnalités, évolution des règles de gestion, etc.) ;

* globalisation de la formation (même logique, même ergonomie) ;

* diminution du nombre de salariés ayant pour mission principale la saisie comptable (aide-comptable);

* maîtrise des coûts et des délais de mise en œuvre et de déploiement ;

Ce dernier point est essentiel et la mise en œuvre d'un ERP/PGI dans une entreprise est fréquemment associée à une révision en profondeur de l'organisation des tâches et à une optimisation et standardisation des processus, en s'appuyant sur le « cadre normatif » de l'ERP/PGI.

Les PGI/ERP vont pouvoir gérer et prendre en charge :