Cahier Des Charges

......................................................................... 4 2.1 LE DEMANDEUR........................................................................................................................... 4 2.1.1 Présentation ....................................................................................................................... 4 2.1.2 Adresse .............................................................................................................................. 4 2.2 LES BESOINS DOCUMENTAIRES .................................................................................................... 4 2.2.1 Les projets spatiaux ........................................................................................................... 5 2.2.2 Les projets de recherche en collaboration ......................................................................... 6 2.2.3 La scolarité : la base de gestion pédagogique .................................................................. 6 2.2.4 Les laboratoires : l’archivage de gros volumes de données ............................................. 6 2.2.5 Le service informatique ...................................................................................................... 6 3. PRESENTATION DU PROJET DE GED......................................................................................... 7 3.1 LES OBJECTIFS ........................................................................................................................... 7 3.2 LES BESOINS PRINCIPAUX ............................................................................................................ 7 3.2.1 Le constat .......................................................................................................................... 7 3.2.2 Les besoins ........................................................................................................................ 8 4. ANALYSE DE L’EXISTANT ............................................................................................................ 9 4.1 4.2 4.3 4.4 LE FONDS DOCUMENTAIRE ........................................................................................................... 9 LES UTILISATEURS ...................................................................................................................... 9 L’ORGANISATION......................................................................................................................... 9 LES CONTRAINTES TECHNIQUES ................................................................................................. 10

5. PLANNING PREVISIONNEL ......................................................................................................... 10 6. PRINCIPALES FONCTIONNALITES ATTENDUES (GED) ......................................................... 11 7. FONCTIONNALITES ANNEXES ................................................................................................... 24 8. SYNTHESE DES ELEMENTS IMPORTANTS .............................................................................. 25 9. MISE EN ŒUVRE .......................................................................................................................... 25 9.1 L’INSTALLATION ET LA CONFIGURATION ..................................................................................... 25 9.1.1 SCENARIO A: LICENCE LIBRE...................................................................................... 25 9.1.2 SCENARIO B: LICENCE PROPRIETAIRE ..................................................................... 25 9.2 LA FORMATION .......................................................................................................................... 26 10. 11. 12. MAINTENANCE ......................................................................................................................... 26 CONTENU DE LA REPONSE ................................................................................................... 26 CONTACT ET MODALITES DE REPONSE.............................................................................. 27

ANNEXE 1 ............................................................................................................................................. 28

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1.

OBJET DE LA DEMANDE

L’Institut de Physique du Globe de Paris (IPGP) souhaite mettre en place en 2009 un logiciel de gestion électronique de documents (GED) afin d’améliorer le stockage, la gestion et le partage de la documentation liée à ses différents projets et activités.

2.

2.1

CONTEXTE DU PROJET

Le demandeur

2.1.1 Présentation

L’IPGP est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche ayant pour mission la création et la transmission du savoir dans les champs des géosciences et l’observation des phénomènes naturels. Il est constitué de plusieurs équipes scientifiques, laboratoires et observatoires répartis sur différents sites dans le monde. Voir le site web : http://www.ipgp.jussieu.fr/pages/0118.php

2.1.2 Adresse

Institut de Physique du Globe de Paris Services financiers – 2ème étage 4, place Jussieu - Case 89 - 75252 Paris Cedex 05 Standard : +33 (0)1 44 27 24 30 Télécopie : +33 (0)1 44 27 33 73

2.2

Les besoins documentaires

Les besoins en termes de gestion électronique de documents concernent : • Les différents services centraux de l’Institut (scolarité, informatique, comptabilité, achats, communication) pour la gestion de la documentation liée aux projets et au fonctionnement de l’établissement Les équipes scientifiques et les observatoires pour la gestion de leur documentation courante et scientifique liée à des projets de recherche, des études de terrain, des projets industriels, des missions spatiales…

•

Dans le cadre de ces projets, les différents acteurs collaborent avec de nombreux partenaires internes ou externes à l’IPGP. Cette collaboration implique donc un échange volumineux d’informations et de documentation. La documentation est jusqu’à présent gérée et partagée par chaque entité selon les moyens dédiés à cette activité et les outils à disposition. C’est pourquoi l’IPGP souhaite acquérir un outil commun lui permettant de centraliser, d’échanger et de gérer l’information et la documentation liée à ces activités et projets.

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2.2.1 Les projets spatiaux

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Dans le cadre de missions spatiales (ExoMars (Europe), International Lunar Network (USA) et SELENE2 (Japon)), les équipes projet de l’IPGP travaillent avec de nombreux partenaires français et étrangers. Il s’agit d’abord des agences spatiales nationales qui pilotent les missions, puis des soustraitants qui industrialisent les instruments, et enfin des laboratoires partenaires avec lesquels l’IPGP collabore à la réalisation des instruments spatiaux. Cette collaboration avec d’autres laboratoires européens et internationaux fonctionne sur un principe de sous-traitance dans lequel l’IPGP peut être responsable de l’instrument (conception, développement, intégration, validation) au niveau système ou sous-système. Ces partenaires projets rédigent alors de nombreux documents techniques afin de décrire les spécificités de l’instrument aux différents stades de sa conception. Cette documentation doit ensuite être livrée, à différentes phases du projet, aux agences spatiales chargées de la réalisation des missions (ESA (Europe), NASA (USA), JAXA (Japon), …). La collaboration des laboratoires implique un échange d’informations et de documentation important afin de mutualiser la documentation technique et scientifique du projet (reflet de l’instrument). Ceci, depuis la phase de conception de l’instrument jusqu’à la phase d’exploitation en vol, pouvant se réaliser plusieurs années après la livraison de l’instrument. Cette documentation est gérée et suivie avec les moyens et les outils propres à chaque laboratoire partenaire. Or la mise en commun de la documentation nécessite des procédures et des outils communs. C’est pourquoi l’IPGP souhaite acquérir un outil lui permettant de centraliser, de gérer et de rendre plus facilement accessible l’information et la documentation scientifique et technique liée à ces projets. Volonté appuyée par ses partenaires internationaux (agences, laboratoires et industriels) désireux de davantage de visibilité et de traçabilité. Schéma de l’organisation des projets spatiaux Echanges d’informations et de documentation IPGP PARTENAIRES PROJET Agences spatiales (NASA, JAXA, ESA, CNES) Laboratoires étrangers Sous-traitants industriels Nécessité d’accessibilité à l’information-documentation

Equipe-projet