Epreuve de synthèse d'assistante de directetion

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EPREUVE DE SYNTHESE – DOSSIER CANDIDAT

Ce dossier constitue l’épreuve de synthèse du Titre Professionnel « Assistante de Direction ».

1. Description de l’évaluation

La durée totale de l’épreuve de synthèse est de 6H45

Elle comprend :

• Une mise en situation professionnelle avec :

• Une épreuve écrite en 2 parties ;
• Une épreuve orale sous forme de deux simulations téléphoniques, en français et en anglais ;

• Un entretien technique

Mise en situation professionnelle

Votre contexte de travail pour toutes les parties de l’épreuve

Vous occupez le poste d’assistante de direction dans le cadre de  La MAIRIE DE COULOMMIER

Dans le cadre de votre activité, vous traitez différents dossiers à partir d’informations et de consignes, dans le respect des délais et des procédures. Vous produisez tous les documents qui vous paraissent nécessaire en choisissant les logiciels qui vous semblent les mieux adaptés.

Mise en situation écrite (durée 6 heures)

Vous travaillez en présence d’un surveillant.

L’épreuve écrite comporte 2 dossiers. Les 2 parties ne se déroulent pas nécessairement le même jour. L’organisateur de la session est responsable du planning.

• Dossier 1 : 3 heures

Le sujet de la mise en situation se trouve en annexe du dossier 1. Lorsque vous traitez ce premier dossier, les fichiers numériques nécessaires à la réalisation de votre travail se trouvent sur le bureau de votre ordinateur dans un répertoire nommé COULOMMIER 1

Indiquez vos nom et prénom (ou numéro de candidat) sur chaque page des documents que vous imprimez.

Lorsque vous aurez terminé vos travaux, classez-les dans une chemise. Remettez vos travaux, vos brouillons et les originaux du sujet de l’épreuve au surveillant.

• Dossier 2 : 3 heures

Le sujet de la mise en situation se trouve en annexe du dossier 1. Lorsque vous traitez ce premier dossier, les fichiers numériques nécessaires à la réalisation de votre travail se trouvent sur le bureau de votre ordinateur dans un répertoire nommé COULOMMIER 2

Indiquez vos nom et prénom (ou numéro de candidat) sur chaque page des documents que vous imprimez.

Lorsque vous aurez terminé vos travaux, classez-les dans une chemise. Remettez vos travaux, vos brouillons et les originaux du sujet de l’épreuve au surveillant.

Mise en situation orale (30 mn)

Après une préparation de 10 minutes pour prendre connaissance du fond du dossier remis par le jury, vous traitez :

• Un appel téléphonique en français (10 minutes) selon un scénario choisi par le jury et issu du même contexte d’entreprise qu’à l’écrit. L’un des membres du jury tient le rôle de l’interlocuteur prévu par le scénario.
• Un appel téléphonique en anglais (10 minutes) selon un scénario choisi par le jury et issu du même contexte d’entreprise qu’à l’écrit. L’un des membres du jury tient le rôle de l’interlocuteur anglophone prévu par le scénario. Immédiatement après cet échange en anglais, vous en faites une restitution en français. Oralement ou sous forme de message.

Entretien technique (15 mn)

L’entretien technique  lieu après la mise en situation à l’orale.

Lors de cet entretien, le jury complète l’évaluation écrite des compétences « organiser la conservation des documents et la traçabilité de l’information », « contribuer à la mise en œuvre d’actions de communication » et « contribuer à la gestion administrative des RH » en vous questionnant sur votre pratique et votre connaissance de ces compétences.

1. Eléments de mise en œuvre

Matériels et fournitures à votre disposition :

• Un poste informatique avec accès à internet et équipé de logiciels bureautiques courants (traitement de texte, tableur, PréAO)
• Une imprimante connectée au poste ou partagée en réseau
• De petites fournitures de bureau courantes (chemises, sous-chemises, papier, agrafeuse, post’it…)
• Un dictionnaire bilingue français-anglais / anglais-français à disposition dans la salle.

L’utilisation de clé USB et de téléphone portable est interdite pendant la durée de l’épreuve

Documents :

Le sujet de la mise en situation en annexe de ce dossier.

Les fichiers informatiques nécessaires à la réalisation de votre travail se trouvent sur le bureau de votre poste dans un répertoire nommé :

1. Résultat attendu

Vos agissez en tant que professionnel. Le jury mesure votre prestation selon les critères du référentiel de certification. Il prend en compte votre capacité à analyser et à gérer les dossiers à traiter dans le respect des procédures internes et des consignes.

1. Informations complémentaires à l’épreuve de synthèse

A l’issue de l’épreuve de synthèse, vous aurez un entretien final avec le jury, afin de vérifier :

• Votre compréhension et votre vision globale du métier, quel qu’en soit le contexte d’exercice,
• Votre appropriation de la culture professionnelle propre à votre métier,
• Votre maitrise de l’ensemble des compétences requises pour l’obtention du titre.

L’entretien final dure 20 Minutes.

CONTEXTE DE L’EPREUVE

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Mairie

Direction des Affaires Culturelles

17 avenue. du Général de Gaulle

77120 COULOMMIERS

☎ 01 64 75 88 99

Fax 01 64 75 56 56

Direction des Affaires Culturelles de la Mairie de COULOMMIERS

La ville de Coulommiers située en Ile-de-France (département 77) compte environ 15 000 habitants. C’est une ville très active qui propose à ses administrés de nombreuses manifestations culturelles et artistiques.

Le programme de cette année propose de nombreux spectacles (théâtre, concerts…) et des manifestations thématiques selon les périodes de l’année (marché de Noël, salon de printemps…).

C’est la Direction des Affaires Culturelles de la ville qui est chargée de gérer l’ensemble de ces manifestations.

Ses rôles sont :

• Recherche et choix de spectacles pour la saison
• Contacts avec les producteurs, intervenants…
• Gestion du budget global et des budgets propres à chaque événement
• Communication à destination des administrés et personnalités locales
• Préparation des lieux d’accueil la veille de l’événement
• Accueil des personnes (acteurs, visiteurs…)

Chaque salarié est équipé d’un poste informatique sur lequel sont installés les logiciels :

• Word, Excel,
• Outlook (messagerie électronique)
• Publisher (pour la création de supports de communication).

MISE EN SITUATION ECRITE

Nous sommes le 15 octobre N

L’environnement général

La Direction des Affaires Culturelles compte 4 salariés :

• Député Maire : Franck RIESTER
• Adjointe à l’éducation : Ginette MOTO
• Adjoint à l’urbanisme : Jean Pierre AUBRY
• Adjoint à l’emploi : Sophie DELOISY
• Adjoint à la culture : Jean Claude LEGEAY
• Assistante de Franck RIESTER, VOUS
• Comptable : Jackie GOUJAT
• Hôtesse d’accueil, secrétaire de mairie : Annie BARNON

Un élu municipal est chargé des Affaires Culturelles. C’est lui qui valide les propositions aussi bien au niveau du choix à proprement parler des spectacles, de leur planification qu’au niveau des supports de communication propres à chaque manifestation.

On vous demande de préparer le marché de Noël des 8 et 9 décembre N qui aura lieu à la salle « GRANGE AUX DIMES ». Vous devez gérer les différents aspects de cette organisation.

1ère partie : Organigramme

MEMO