Les enjeux d’un SIRH

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Partie 1 : Les enjeux d’un SIRH  

Vous êtes responsable du service RH de votre société. Lors de votre dernière réunion, vous avez parlé de SIRH avec votre directeur. Il vous demande plus d’informations. Chaque réponse doit être justifiée pour obtenir la totalité des points (avec un apport théorique et un apport pratique). Une réponse incomplète entrainera une perte de points.

1. Expliquez les process RH couverts par un SIRH ?  

Le SIRH représente l’ensemble des ressources (qu’elles soient humaines, matérielles ou immatérielles) qui servent à collecter, stocker, traiter ou distribuer l’information. Il comprend un ensemble de logiciels reliés les uns avec les autres qui permettent par cela de gérer les différentes tâches RH.   Ces logiciels conservent, traitent et diffusent les informations nécessaires à la bonne gestion d’un service RH. Du fait de cette interconnexion, la centralisation de ces différents actes nous permettra de mieux structurer et simplifier l’ensemble de ces procédures grâce à cet outil complet et modulaire. En pratique un SIRH permet d’effectuer le suivi de chacune de ces tâches en temps réel et d’harmoniser les processus RH, notamment grâce à la centralisation des informations et des données. Il permet aussi de les traiter de façon collaborative et transparente, grâce à un portail RH, donnant un accès contrôlé aux différents services concernés, mais aussi aux collaborateurs. Cela permet une automatisation des process et des tâches qui n'ont pas de valeurs ajoutées comme l’export automatique des informations saisies dans un module temps ou notes de frais vers le module paie.

En bref on couvre ainsi la totalité des opérations RH primaires, on simplifie et   on structure mieux   l’ensemble des procédures. Par leur utilisation on améliore la qualité de l’administration et de la gestion des RH, on facilite une amélioration de l’efficacité et de la performance dans la société utilisatrice. On peut agir sur l’optimisation de la gestion des ressources humaines,
grâce à la centralisation des informations et des données, les responsables ont une vision à 360° pour planifier, anticiper les besoins en recrutement, etc. On arrive à favoriser le travail collaboratif et l’accès aux informations à distance, on obtient aussi une amélioration du suivi RH grâce aux reporting pour faciliter les prises de décisions et détecter les faiblesses de l’entreprise. On arrive à un meilleur engagement, une responsabilisation et une meilleure motivation des employés via l’accès aux salariés au portail RH pour soumettre leurs souhaits de formation voire d’évolution de carrière. Cela aide l’entreprise à lutter également contre la fraude documentaire en protégeant les données RH internes mais aussi se prémunir contre la falsification de cv de bulletins de paie…les chabots facilite aussi la communication interne, le e-recrutement ou la promotion de la marque employeur.

On simplifie et on gagne du temps sur la gestion du temps et des activités (GTA), les congés absences ou télétravail, les plannings, les notes de frais, la gestion des contrats de travail, le reporting et bilan social, la gestion de la paie, des prestations sociales, le calcul des cotisation sociales salariales et patronales, l’intégration de la convention collective et des conditions spécifiques. On facilite aussi également au quotidien avec cette utilisation le recrutement, la gestion des talents, la gestion des entretiens d’embauche, le partage des offres d’emploi en interne, la diffusion des annonces, le suivi des candidatures, l’onboarding des nouvelles recrues. On peut aussi jouer sur le suivi des employés et de leur carrière au sein de l’entreprise, avec l’évaluation des performances de chaque salariés, la gestion des compétences (GPEC), les entretiens professionnels, au suivi des demandes de mobilité interne, à la formation et aux programmes e-learning.Un autre avantage intéressant de l’achat d’un logiciel SIRH est qu’il permet de mieux gérer les relations de l’entreprise avec ses nombreuses parties prenantes (partenaires, clients, prospects ou fournisseurs). On peut aussi classifier les enjeux des SIRH se classent en deux tendances, le côté administratif et   légal puis le côté gestion du capital humain, au développement RH. On s’aperçoit donc que le but est aussi intéressant pour les employés, car il leur facilite aussi grandement la vie et il leur permet d’utiliser des outils modernes et à la pointe pour améliorer l’expérience professionnelle de chacun, ainsi es équipes sont également gagnantes au niveau de l’autonomie et la productivité. Ensuite, le temps qui est gagné par les RH va pouvoir être redirigé et concentré sur d’autres missions à meilleure valeur ajoutée et ainsi améliorer le climat social de l’entreprise. La capacité d’automatiser les procédures et processus manuels qui font perdre du temps stimule la productivité des employés et libère le personnel qualifié, qui peut ainsi se consacrer à des responsabilités plus importantes. L’automatisation intelligente a le potentiel d’ajouter une énorme valeur aux ressources humaines. Les RH peuvent ainsi offrir une meilleure expérience en traitant les demandes des employés plus rapidement et de manière plus cohérente. Il est impératif d’adapter la solution SIRH aux besoins actuels de l’entreprise et privilégiez des offres modulables qui pourront être revue en fonction de la croissance de celle-ci, et de se tenir au courant des nouveautés dans ce domaine.

1.2 En quoi la conduite du changement est un facteur clé de succès pour la mise en place d’un SIRH ?  

Le changement dans une entreprise ne peut s’aborder que du seul point de vue stratégique et financier, il doit tenir compte impérativement de la complexité organisationnelle et mobiliser la capacité de changement des collaborateurs. Pour cela il faut mettre en place un écosystème favorable au changement qui est propre à chaque entreprise, on développe aussi également les capacités d’apprentissage des collaborateurs et on travaille sur l’agilité et la résilience de l’organisation elle-même. La forte adhésion des acteurs concernés par le changement dû à la mise en place d’un SIRH est l’une des choses les plus importante à obtenir pour que le changement se passe bien car, cela introduit une modification des processus habituels et des moyens quotidiens utilisés. On cherche à accompagner les changements pour en faciliter l’acceptation et réduire les situations de rejets. On sait qu’n effet le changement mené par le haut génère toujours des résistances et du cynisme, pour aider l’adhésion il doit être construit collectivement à travers un processus qui donne à tous l’occasion d’émettre des suggestions, de proposer des solutions, et de fixer des priorités.

Pour cela on communique beaucoup sur le projet de changement pour impliquer les acteurs et éviter les fausses informations. La mise en place d’un suivi du nouvel outil permettra aussi un gain de productivité, les rassurera sur l’utilisation de l’outil et l’accompagnement par les services RH d’une sorte d’assistance permettra l’appropriation et un sentiment d’engagement de la part des usagers.

Pour que l’automatisation des processus RH soit efficace, elle doit être mise en œuvre correctement. Un plan doit être préparé avant l’exécution et qu’il prévoit un mélange stratégique d’intelligence artificielle et de capacités humaines. Il est donc essentiel de s’armer des bons outils afin de pouvoir accéder à toutes les informations en un seul endroit. C’est la raison pour laquelle les programmes de conduite du changement doivent se concentrer sur l’humain. Il s’agit de faire en sorte que les équipes s’approprient ces évolutions de manière constructive et passer outre le statu quo : « nous procédons ainsi car nous l’avons toujours fait ». Une communication accrue tout au long du projet pour une compréhension partagée des enjeux et des objectifs, de la phase de lancement jusqu’à la phase de concrétisation, on essaie de faire une personnalisation des objectifs selon les enjeux de chaque collaborateur afin que chacun puisse s’approprier individuellement la vision de l’entreprise, on met en place des formations régulières pour que les équipes s’adaptent en continue aux changements engagés et assurer l’alignement avec les objectifs fixés, on peut tenter également la mise en place de challenges pour encourager les plus réticents à accepter le changement et la nouvelle orientation de l’entreprise (jeux, gamification, quiz…).Il est important de fournir aussi des indicateurs concrets pour mesurer l’efficacité des changements tout au long du projet. La communication autour de la progression de ces indicateurs va permettre une meilleure implication des équipes. Enfin, pour ancrer durablement ces changements dans l’organisation et pour s’assurer qu’ils perdurent dans le temps. On fait la mise à jour de tous les supports opérationnels comme les procédures, les processus, les méthodes de travail, etc. Bien entendu, chaque entreprise aura sa propre stratégie pour atteindre ses objectifs selon sa culture, son histoire et son organisation. Toutefois certains principes sont indispensables pour une conduite du changement efficace et il est intéressant de se poser les bonnes questions avant de débuter comme quels sont mes besoins, les enjeux pour l’entreprise les axes d’amélioration, quelle équipe opérationnelle je vais constituer pour mener à bien ce projet et définir un cahier des charges.

Partie 2 : Digitalisation des processus RH-RGPD  

 2.1 En quoi la digitalisation des processus RH est source de performance ? Illustrez votre propos avec 3 process RH clés de votre choix  

La digitalisation est aujourd’hui omniprésente, la vie de l’entreprise dispose ainsi d’une meilleure organisation globale, elle dispose d’une amélioration de la productivité grâce à un meilleur rendement et une organisation optimale. La transformation digitale oblige les entreprises à repenser leur fonctionnement et leur organisation pour bénéficier de l'innovation et de l'automatisation. La digitalisation des processus RH engendre d’un point de vue organisationnel une simplification des tâches qui leur permet de dégager du temps pour des tâches plus complexes.

Les flux opérationnels que sont les workflows permettent par exemple l’amélioration des échanges au sein de l’établissement, cela décentralise et collecte une grosse quantité d’informations administratives qui peuvent être ainsi échangées entre salariés, managers et fonction RH, on gère par ce biais, de manière plus simplifiée les process de gestion administrative et on responsabilise les salariés en les rendant acteurs. On apporte aux salariés un environnement de travail plus performant, une meilleure compréhension de la politique RH et on développe un sentiment d’appartenance et de reconnaissance. Les services RH   contribuent à la mise en œuvre d’une organisation décloisonnée, où les échanges sont facilités grâce à la gestion centralisée de l’information. Le digital sert aussi la mobilité des employés, dans un contexte de télétravail, de détachement des collaborateurs ou de missions sur le terrain.  Les salariés ressentent grâce à ces outils beaucoup moins de stress et sont beaucoup plus productifs, ce qui accroît leur qualité de vie au travail. Elle permet aussi aux salariés et managers d’avoir un accès direct à leur dossier personnel et aux processus de gestion Rh tels que la   demande de congés, autorisation d’absences, voir la paie (selon accès autorisé).

Un autre grand avantage de la digitalisation RH par exemple est l'amélioration de la gestion et de la fiabilité des processus internes, grâce à la dématérialisation des données, l'automatisation de certaines tâches et une sauvegarde quasi-permanente, les risques d'erreurs et d'oublis sont limités.

En matière de paie, le digital porte sur la dématérialisation des processus et des documents associés, la digitalisation permet d’optimiser   considérablement le travail des gestionnaires de paie en automatisant la distribution des fiches de paie, en supprimant la ressaisie des données, en simplifiant l’archivage et l’accès aux données de paie…

Par ailleurs, cela augmente   la traçabilité et la confidentialité des documents et inscrit par-là, l’entreprise dans une démarche écoresponsable.

La partie la plus visible de la digitalisation de la paie est assurément la remise aux collaborateurs de leur bulletin de salaire au format numérique (loi el Khomri). Elle s’accompagne nécessairement de la mise à disposition d’un coffre-fort électronique, qui outre le respect des contraintes légales offre un réel service à valeur ajoutée aux collaborateurs et répond aux enjeux de développement de la marque employeur au sein de l’entreprise.

Enfin, l’amélioration des processus peut aussi entraîner une optimisation de la productivité de l’équipe RH, qui ainsi désencombrée des tâches répétitives, passe moins de temps à réaliser des tâches administratives. De cette manière, elle se consacre davantage à des activités porteuses de valeur ajoutée comme la gestion des talents ou la rétention des employés, par exemple. Cela permet d’organiser efficacement la gestion du recrutement. Aujourd’hui, grâce aux réseaux sociaux et aux algorithmes mis en place par l’intelligence artificielle, il devient plus simple de trouver les talents idéals pour l’entreprise.  La numérisation des RH, permet que les profils proposés soient tous très pertinents par rapport au poste à pourvoir. De plus, le recrutement se fait de manière plus objective et se base sur des critères professionnels prédéfinis et non sur un jugement. La digitalisation des processus RH facilite également l’embauche avec la génération de contrats de travail et la signature électronique ou la mise en place d’un parcours d’intégration que l’on peut proposer aux nouveaux employés fraichement recrutés. On se rend aussi compte que la mise en place d’un SIRH attire les nouveaux talents et les incite à rester dans l’entreprise. Cela implique que la société est moderne et qu’elle se préoccupe de sa démarche RSE, elle aide aussi à éliminer l’utilisation de papier mais aussi à développer la qualité de vie au travail des employés.

 2.2 Quels sont les 5 principes de la réglementation RGPD ?  

• 1 er Principe : la licéité du traitement consiste à traiter les données personnelles de manière licite, loyale et transparente à l'égard de la personne concernée. Le traitement des données est jugé licite s'il est nécessaire du point de vue légal ou contractuel et en rapport avec l'activité professionnelle. Ces trois bases sont liées entre elle et leur non-respect consisterait en une violation du RGPD. Il faut donc que le responsable en charge de la gestion des données veille particulièrement au respect de ces points car grâce à ces informations, l’individu concerné peut donner ou refuser son consentement ou encore exercer ses droits. Il est interdit de conserver des données sans objectifs précis en justifiant d'un éventuel besoin futur.

• 2 -ème Principe : la limitation des finalités, cela repose sur la collecte des données strictement nécessaires à l'activité professionnelle. Les entreprises qui procèdent à la conservation des données personnelles des tiers qui visitent leur site doivent impérativement respecter ce grand principe du RGPD. Les datas collectés doivent l’être pour des finalités déterminées explicites et légitimes, chaque information personnelle récoltée doit être justifiée, leur conservation sans finalité concrète n’est pas possible. Dès lors, l’enregistrement des données à caractère personne doit se faire dans un but précis, de manière légale et de façon légitime, c’est en quelque sorte la pierre angulaire du règlement sur laquelle se repose les autres principes.
• 3-ème Principe : la minimisation des données, en effet les données personnelles récoltées doivent être minimisées, comme l’explique l’article 5.1.b, ainsi, La collecte des informations sur une personne par un site internet doit être “adéquate, pertinente et limitée à ce qui est nécessaire au regard [de leurs] finalités”. Par là le responsable du traitement des données de l’entreprise ne doit traiter que les données vraiment nécessaires. Les données ont une “durée de vie”. Il est impossible de garder une information ad vitam aeternam. La CNIL propose des recommandations à ce propos sur son site officiel.

• 4 -ème Principe : l’exactitude des données personnelles, elles doivent également être tenues à jour si nécessaire, cet aspect est nécessaire que ce soit au moment de la collecte ou au moment du traitement. La personne chargée du traitement des données d’une entreprise doit faire le nécessaire si certaines données venaient à manquer, à être inexactes ou incomplètes. Ce principe rejoint aussi celui du droit d’accès que toute personne physique concernée peut demander. Ce droit d’accès peut être exercer auprès d’une société dont l’individu est client, d’un employeur quand cela concerne le dossier administratif, d’un médecin pour le dossier médical ou d’une administration. Cela consiste aussi à informer les personnes concernées qu'elles ont un droit d'accès, de rectification, d'effacement des données les concernant.
• 5 -ème principe : la limitation de la conservation, pour cela il faut garder en tête que le règlement européen impose une limitation à la conservation des informations des individus. En effet, la durée maximale autorisée pour conserver des datas des personnes inactives dans la base de données d’une entreprise est de trois ans, elle peut être rallongée si on anonymise les données. Il est aussi essentiel de redemander aux visiteurs leur consentement pour enregistrer leurs données via les cookies tous les 13 mois. Et enfin, si un utilisateur exerce son droit d’accès, le gestionnaire RGPD à un mois pour répondre à cette demande. La sécurisation du traitement oblige à sécuriser de manière appropriée les données à caractère personnel en matière de protection contre le traitement illicite, la perte accidentelle de données, le piratage de données, l’intégrité et la confidentialité des données doivent être préservées.

Partie 3 : Bases de données et TBS    

 3.1 Quels sont les principaux intérêts d’utiliser une database ?

Une database peut rationaliser la plupart des tâches RH, automatiser les tâches routinières et accélérer le traitement des données telles que les heures de travail du personnel, les congés, les avantages sociaux, la paie, etc. Cela peut laisser plus de temps pour se concentrer sur la croissance de l’entreprise. Ainsi, une base de données est une collection d’informations organisées afin d’être facilement consultables, gérables et mises à jour. A l’intérieur d’une database, les données sont organisées en lignes, colonnes et tableaux. Elles sont indexées afin de pouvoir facilement trouver les informations recherchées à l’aide d’un logiciel informatique. Chaque fois que de nouvelles informations sont ajoutées, les données sont mises à jour, et éventuellement supprimées. L'utilisation d'une base de données RH pour gérer les dossiers du personnel peut vous faire économiser du temps et de l’argent. Il peut rationaliser la plupart des tâches RH, automatiser les tâches routinières et accélérer le traitement des données telles que les heures de travail du personnel, les congés, les avantages sociaux, la paie, etc. Cela peut vous laisser plus de temps pour vous concentrer sur la croissance de votre entreprise. On peut ainsi être aider à gérer toutes les données critiques de l’entreprise de manière centralisée, sûre et sécurisée et cela à tout moment.

L'utilisation d'une base de données RH pour gérer les dossiers du personnel permet d’économiser du temps et de l’argent, cela permet de rationaliser la plupart des tâches RH, d’automatiser les tâches routinières et accélérer le traitement des données telles que les heures de travail du personnel, les congés, les avantages sociaux, la paie, etc. Cela dégage ainsi plus de temps pour vous concentrer d’autres tâches. Avec les bases de données, on dispose d’un outil pour sécuriser les données face aux menaces internes comme externes ainsi que la possibilité de restreindre l’accès des utilisateurs.

Les databases ont aussi la particularité de permettre aux utilisateurs de centraliser et partagés leurs informations à tout moment. Ainsi, si la société   à des sites différents, cela permet de partager les données en même temps avec les différents sites de l’établissement. L'information est également obtenue plus rapidement et plus facilement, ce qui simplifie grandement le travail et, en centralisant toutes les informations dans une base de données, on évite l’écueil de la duplication d'informations existantes ce qui permet de travailler mieux, plus rapidement et avec une productivité accrue.

On dispose grâce aux bases de données de multiples renseignements RH comme la performance des équipes au travail, de données sur les salaires dans le secteur d’activité, celles relatives à la santé et au stress par exemple. Les databases RH donnent de nouveaux angles de compréhension des comportements individuels et collectifs à l’égard du travail.

 Ces bases de données sont gérées par des algorithmes qui représentent non seulement un énorme volume de données, mais qui permet aussi également un traitement de données de formats très variés comme le texte, l’image ou le son. Ces sources à l’instar des données chiffrées, alimentent la base de données en flux continu. Elles facilitent beaucoup de choses comme l’amélioration du recrutement où l’analyse des données va jouer un rôle particulièrement important. En effet, les données disponibles vont permettre d’anticiper les besoins en recrutement en fonction de l’activité prévue et de la stratégie d’entreprise. Par le ciblage des potentiels candidats, les ressources humaines optimisent leur recrutement et ainsi gagnent du temps sur l’analyse des candidatures, tout se fait donc plus rapidement tout en garantissant les compétences et les qualités des candidats reçus. On peut aussi réduire considérablement le turnover et recruter des employés répondant parfaitement aux besoins de l’entreprise. Les données peuvent également concerner la durée moyenne de recrutement, permettant ainsi à l’entreprise d’anticiper la recherche de candidats pour le poste, cela s’inscrit dans une stratégie proactive en recrutant suffisamment d’employés pour répondre aux besoins selon les moments.

En interne le database joue également un rôle important, les différentes données dont disposent les responsables RH leur permet de mesurer les effets des stratégies de management. En fonction des remontées sur les employés et leur productivité, cela permet d’en déduire la meilleure stratégie à mettre en place. L’analyse des données d’entreprise permet également d’adapter au mieux l’emploi du temps en fonction des meilleures périodes de productivité des employés. L’analyse des données permet ainsi d’améliorer sensiblement la gestion de l’entreprise et l’organisation en interne de l’activité. La possibilité de traiter un grand nombre de données et de trouver des corrélations entre elles constitue donc pour chaque entreprise une mine d’information pour les entreprises. L’importance de l’analyse pour les RH est d’identifier quelles données utiliser et comment les utiliser afin de répondre à une problématique RH, les RH disposent ainsi de moyens permettant de mieux comprendre le fonctionnement de leur organisation, d’anticiper les phénomènes et de définir des stratégies associées, d’identifier des menaces et opportunités et de pouvoir y réagir de façon appropriée.

3.2 Présentez les différents types d’indicateurs possibles à insérer dans un tableau de bord social. Sont-ils tous toujours pertinents pour quelque entreprise que ce soit ?  

Dans cette description du tableau de bord RH, on peut retrouver tous les types d’indicateurs RH ayant un lien avec les salariés en tant qu’entité. Le Tableau de Bord Social (TBS) est un outil de Business Intelligence RH (ou BI RH). Il offre au département des Ressources Humaines un panorama de la santé sociale de leur entreprise. Aussi appelé « tableau de bord RH », il illustre l’impact de la politique RH en place : performances des salariés, coûts, formations, recrutements réussis et infructueux etc.

D’une manière générale, un indicateur RH va permettre au DRH de piloter, d'ajuster et de corriger des actions mises en place au sein de l'entreprise afin d'apporter des mesures objectives sur une activité à un moment donné ou dans le temps à plus ou moins long terme. On suit donc, des variables, on détecte des évolutions significatives et on anticipe des situations. Le but n'est pas d'utiliser l'ensemble des indicateurs disponibles, mais de trouver les principaux leviers d'action qui permettront d’atteindre les objectifs fixés. Dans ces indicateurs on trouve ceux ayant attraient à l’emploi et la démographie, par là on met   en évidence des indicateurs autour des compétences des collaborateurs, de leur évolution au sein de l'entreprise, mais également toute la gestion des effectifs avec une répartition, par âge, sexe, ancienneté, le suivi des effectifs (tableaux d’entrées et de sorties), la part des CDD et contrats intérimaires dans l’effectif total, le taux de turn over et l’ancienneté moyenne, la répartition des salariés dans les CSP, le ratio homme - femme, l’étude des motifs de sorties l’absentéisme  etc…. Il y a également des indicateurs concernant les frais de gestion qui sont représentés par la gestion de la masse salariale, mais également par les évolutions de salaires en faisant attention par exemple à veiller à une équité en termes d'égalité professionnelle, le coût des charges sociales et avantages sociaux. On n’oublie pas également les indicateurs liés aux conditions de travail, qui mettent en évidence le climat social, les conditions d'exécution des missions confiées aux collaborateurs en termes d'équipement mis à disposition, d'horaire de travail, mais également sur la qualité du management, sans oublier la santé et la sécurité, le nombre d’arrêt maladie, d’accident du travail, la durée moyenne des absences, la répartition des absences par motifs etc….

Le tableau de bord social est donc un outil de gestion qui présente des résultats et des données concrètes afin de réaliser des projections futures et de déterminer les nouveaux objectifs de l’entreprise en matière de gestion des RH, il aide également à s’assurer de la réussite ou non des objectifs précédemment déterminés et faire un prévisionnel par exemple aussi en termes d’embauche à venir, de promotions etc….  

Le contenu du tableau de bord n’est pas quelque chose de fixe et de préétabli. Chaque entreprise développera ses propres tableaux de bord en fonction de ses attentes et de ses besoins, Tout cela parce que   pour qu’un tableau de bord RH soit optimal, il faut respecter plusieurs étapes, on regroupe les indicateurs par exemple, par objectifs, par nature, par importance, …. On essaie ensuite également de créer des liens et des interactions entre les différents indicateurs RH afin d’être en mesure d’étudier une situation dans sa globalité. 

Pour calculer ces indicateurs-clés, il faut bien sûr s’appuyer sur les données sociales de l’entreprise. Elles proviennent d’une variété de sources internes : DADS (Déclaration Annuelle des Données Sociales), BDESE (Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales) ou encore des sources de données issues de votre système d’information (logiciel de paie, logiciel de gestion des congés…).Le tableau de bord social présente donc les indicateurs de performance RH, à chaque entreprise de   choisir   les plus importants pour elle, ceux qui permettront de déterminer si elle atteint ces objectifs RH du moment. Ils ont tous leurs utilités mais n’auront pas le même impact pour les entreprises et de nombreux indicateurs risquent aussi de faire perdre de son efficacité et de son intérêt au tableau de bord. Pour être utile à une entreprise ils doivent lui permettre de comparer des situations, mais aussi être pertinents pour elle car ils lui sont propres.

Partie 4 : Obligations légales et conformités  

Vous êtes responsable du service RH de votre société. Votre direction vous informe des échanges avec l’Administration et souhaite un éclaircissement pour bien préparer la venue de l’inspecteur du travail.

 4.1 Rappelez les prérogatives de l’inspection du travail.  

L’inspection du travail intègre le contrôle et l’information dans le monde du travail, elle est placée sous l’autorité de la direction générale du travail elle intervient au sein de l’administration décentralisée et au sein de chaque département. Elle agit de manière indépendante en étant soumise au secret professionnel, et a pour mission principale de s'assurer de la bonne application du droit du travail, c'est-à-dire des lois et règlements ainsi, que des conventions et accords collectifs. Le domaine de ce contrôle est donc très vaste et concerne tous les aspects de la réglementation du travail, comme l’hygiène et la sécurité, l’égalité professionnelle, la durée du travail, la rémunération la formation professionnelle, les pouvoirs de l'employeur et les institutions représentatives du personnel.

Quand elle effectue des contrôles, les agents de l'inspection du travail peuvent relever de nombreuses infractions à la législation du travail. Ils doivent veiller à l'application « des autres dispositions légales relatives au régime du travail. À ce titre, ils peuvent constater des infractions prévues par d'autres branches du droit. Ils sont ainsi chargés de constater les infractions relatives aux conditions de travail et d'hébergement contraires à la dignité des personnes, à l'interdiction de fumer dans les lieux publics, à la déclaration des accidents de travail et à la délivrance de la feuille d'accident, aux dispositions légales relatives aux stages étudiants en milieu professionnel, à l'entrée et au séjour des salariés étrangers.

Sa mission est de faciliter le dialogue social dans l’entreprise, car elle connaît bien l’environnement humain et matériel de l’entreprise, elle est un interlocuteur naturel des partenaires sociaux qui font souvent appel à elle en cas de litige, notamment en cas de difficultés de fonctionnement des institutions représentatives du personnel ou à l’occasion d’un conflit collectif.
L’inspecteur peut servir de médiateur à un blocage des négociations entre employeur et salariés. Elle Assure également le respect des dispositions légales en matière de droit du travail, ses inspecteurs ont pour mission de contrôler l’application du droit du travail (code du travail, conventions et accords collectifs) dans tous ses aspects : santé et sécurité, fonctionnement des institutions représentatives du personnel (comité social et économique…), durée du travail, contrat de travail, travail illégal. Ils peuvent se faire présenter, au cours de leurs visites, l’ensemble des livres, registres et documents rendus obligatoires par le Code du travail ou par une disposition légale relative au régime du travail. Ils peuvent disposer tout document ou tout élément d’information, quel qu’en soit le support, utile à la constatation de faits susceptibles de vérifier le respect de l’application des dispositions mentionnées à l’article L. 8113-5 du code du travail.

 4.2 Quel est le risque du travail dissimulé ?  

C’est une forme de travail illégal parmi d’autres, c’est un exercice a but lucratif d’une activité sans respecter les obligations déclaratives d’une activité. Il y a un préjudice pour les salariés concernés qui n’ont pas de protection sociale, donc pas d’IJSS en cas de maladie, maternité ou accident du travail, pas d’allocation chômage en cas de perte d’emploi et enfin une perte en termes de retraite. Les risques encourus varient selon si dissimulation partielle (verse des cotisations sociales, le déclare, donne un bulletin de paie mais le volume horaire déclaré est inférieur à celui fait par le salarié) ou totale. La dissimulation partielle pénalise les organismes qui financent la protection sociale qui produit un manque à gagner.  

Un des moyens de lutte contre cette dissimulation sont les sanctions pénales visent l’employeur, le salarié n’est pas poursuivi sauf fraude aux allocations sociales (caf, chômage). Le travail dissimulé constitue un délit et les sanctions sont des amendes pouvant aller jusqu’à 45000 euros par infraction (si plusieurs dissimulations ou fraudes cela s’additionne) et passible d’un emprisonnement pouvant aller jusqu’à trois ans. Ces sanctions peuvent être alourdies en cas de circonstances aggravantes, on parle alors de faits aggravés (délits concernant plusieurs personnes, une personne vulnérable ou des mineurs soumis à l’obligation scolaire) dans ces cas les peines sont alourdies aussi et peuvent aller jusqu’à 75000 euros d’amendes et 5 ans d’emprisonnement. C’est souvent assujettis à des peines dites complémentaires qui viennent renforcer l’amende, comme une interdiction d’exercer l’activité au cours de laquelle l’infraction à été commise, l’interdiction certaines fonctions ou activités (par ex les gérances ou commerce). Ces interdictions ont un caractère soit définitif soit temporaire. Un autre risque encouru est une exclusion des marchés publics pouvant aller jusqu’à 5 ans.A cela peut encore se rajouter comme peine complémentaire une confiscation des biens ayant permis l’infraction, un affichage ou une diffusion publique des décisions de condamnation qui pénalise la notoriété de l’entreprise, une privation des droits civiques, civils et familiaux pouvant aller jusqu’à 5 ans et pour un étranger une interdiction du territoire français pouvant aller jusqu’ à 5 ans.

Toutes ces sanctions concernent les personnes morales mais lorsqu’il s’agit d’une association, d’un GIE, une société civile ou commerciale le montant de l’amende est multiplié par 5 et peut aller jusqu’à 225 000 euros pour essayer de dissuader et il a des peines spécifiques qui sont assez proches des peins complémentaires, on retrouve l’exclusion des marchés publics définitive ou temporaire, la confiscation des biens ayant permis l’ infraction, l’affichage ou la diffusion de la condamnation et enfin l’interdiction temporaire de percevoir une aide publique. On retrouve aussi dans ces peines le contrôle judicaire pouvant aller jusqu’à 5 ans au plus, l’interdiction d’exercer l’activité temporairement (jusqu’à 5 ans) ou de manière définitive, la fermeture de l’établissement ayant servi à commettre l’infraction ou la dissolution (peu utilisée quand même). L aussi s’il y a des faits aggravés des peines deviennent obligatoire comme la diffusion ou l’affichage de la décision de justice sur un site dédié par le ministère du travail pour un an maximum.

 Il y a aussi des sanctions administratives prise par l’administration du travail qui viennent en plus ou non des sanctions pénales, cela peut se traduite par une décision de fermeture de l’établissement ou il y a eu infraction de manière temporaire ou définitive. L’administration peut aussi privée de certaines aides publiques pendant 5 ans et éventuellement un remboursement d’aides perçues au cours de s12 derniers mois, des aides relatives à certains emplois (apprentissage, aide à l’embauche etc..), ou des aides à l’activité partielle. L’administration finit par demander un redressement avec un recouvrements des cotisations dues et si la durée de dissimulation est inconnue cela peut être un redressement forfaitaire de 6 mois,

Il y a enfin des sanctions civiles en cas de rupture de la relation du travail non déclaré avec une indemnité forfaitaire qui peut aller jusqu’ a6 mois de travail, des dommages et intérêts, des indemnités de préavis, de conges. C’est à ces salariés d’aller en justice pour obtenir compensation des préjudices.

 4.3 Qu’est-ce que la médiation judiciaire ?  

Le décret du 20 mai 2016 prévoit également que les dispositions du Code de procédure civile relatives à la résolution amiable des différends sont applicables « aux différents qui s'élèvent à l'occasion d'un contrat de travail ». Les personnes qui s'opposent dans le cadre d'un litige relevant de la compétence du conseil de prud'hommes peuvent donc, à leur initiative et dans les conditions prévues par le Code de procédure civile, tenter de résoudre leur différend de façon amiable, dans un cadre conventionnel, donc extra - judiciaire, notamment avec l'assistance d'un médiateur ou d'un conciliateur de justice. À cet égard, le Code du travail précise toutefois que le bureau de conciliation et d'orientation du conseil de prud'hommes peut homologuer l'accord issu d'un mode de résolution amiable des différends, de même qu'une transaction conclue sans recours à une médiation, une conciliation ou une procédure participative.

La médiation peut être confiée à une personne physique ou à une personne morale, à l'expiration de sa mission, le médiateur informe par écrit le juge de ce que les parties sont ou non parvenues à trouver une solution au conflit qui les oppose et l’affaire revient ensuite devant le juge.

4.4 Dans quels contextes, les causes de suspensions du contrat de travail du fait de l’employeur sont-elles observables ?  

Le contrat de travail du salarié peut être suspendu indépendamment de sa volonté. Lorsque la mesure est prise à titre de sanction, on parle de mise à pied disciplinaire, lorsqu’elle est utilisée dans le cadre d'un licenciement pour faute grave, en attendant la notification de la rupture, on parle de mise à pied conservatoire, ces deux sanctions sont régies conformément aux articles L 1331-1 et suivants du Code du travail ; i. Dans les deux cas, la mise à pied entraîne la suspension du contrat de travail. De même, il arrive que le contrat soit suspendu à l'initiative de l'employeur lorsque celui-ci, en réponse à une grève, décide d'un lock-out, c'est-à-dire qu'il ferme temporairement l'entreprise Enfin, dans certaines situations d'activité partielle, le contrat de travail des salariés est suspendu, c'est le cas dans l'hypothèse d'une fermeture temporaire de l'entreprise. On peut trouver également le cas d’une suspension décidée à cause d’une détention provisoire du salarié (cass.soc.21 novembre2000 n °98-41.788.

Pendant toute la période de suspension du contrat de travail, le salarié fait partie des effectifs de l’entreprise.il conserve ses obligations et ses droits de salarié, il a aussi la possibilité de démissionner en respectant son préavis, sauf en cas de dispense de son employeur. Il est de toute façon tenu pendant ce temps de suspension à ses obligations de discrétion et de loyauté, ainsi qu’à son obligation de non-concurrence.

La suspension du contrat de travail (CDD ou CDI) correspond donc à une où ledit contrat n’est plus exécuté par les parties, sans pour autant être rompu, ce contrat peut être suspendu pour différentes raisons. Durant cette période, le salarié ne travaille pas mais conserve les avantages acquis avant la suspension et certains droits, sous conditions. Ainsi, à l’issue de la période de suspension, le salarié retrouve son emploi mais d’autres finalités sont également possibles. La mesure de suspension ne provoque pas la rupture du contrat de travail du collaborateur, ainsi à son retour au sein de l’entreprise, il doit pouvoir retrouver l’emploi qu’il a quitté ou bien un emploi équivalent. Dans cette seconde hypothèse, le travail proposé doit être adapté aux compétences de l’employé. De plus, la rémunération doit être égale ou supérieure à celle qu’il percevait avant la suspension du contrat.

4.5 En tant que futur salarié de l’entreprise, quand doit-on signer son contrat de travail au plus tard ?  

Dans de nombreuses entreprises (notamment les plus petites), il arrive que les nouveaux salariés ne signent leur contrat de travail que plusieurs jours (quand ce ne sont pas plusieurs semaines) après leur prise de fonction. Cette "négligence" de l'employeur peut pourtant avoir des conséquences importantes.la cadre juridique du contrat de travail prévoit que l’on puisse travailler sans contrat de manière légale si le salarié a été informé des caractéristiques de sa collaboration avec l’employeur par d’autres moyens, si le salarié est réputé d’être en CDI à temps complet et sans période d’essai.

La règle de bon sens veut cependant, que le contrat soit signé précédemment ou concomitamment à la prise de fonction. La jurisprudence, elle, considère un délai de 2 jours (après le commencement de la mission) comme raisonnable. Ainsi, un nouvel embauché, présent dans l'entreprise et exerçant son travail depuis quelques heures et n'ayant pas encore signé son contrat de travail n'est pas dans une situation anormale ou sanctionnable. D’après l’article L1242-13 du code du travail et la Cour de cassation, l’employeur doit donc régler ce détail dans les deux jours ouvrables suivant l’embauche