Procedure Paye Et Facturation

missariat aux comptes qui ont pu m’être confiés au cours de mon stage d’expertise comptable, j’ai eu l’occasion d’approcher une partie du métier de Commissaire aux comptes se détachant du simple contrôle des comptes d’une société : l’analyse de procédures.

Ces travaux ont pu être menés au cours d’une mission d’intérim. (4ème trimestre)

Après avoir identifié les principales zones de risques attachées à l’activité et à l’organisation de notre client, nous nous sommes attachés à l’analyse des 2 procédures générant les principaux flux financiers : les procédures paie et facturation.

Le présent rapport reprend les points essentiels de notre mission sous la forme de 3 parties distinctes :

- Description générale de la mission

- Description de la procédure Paie

- Description de la procédure facturation

Les 2 parties s’attachant à la description des procédures ont chacune fait l’objet d’une formulation de recommandations de notre part après avoir au préalable décrit :

- chacune des procédures

- les tests et travaux menés par notre cabinet

- les résultats auxquels nous ont menés les travaux décrits précédemment.

I Cadre général de la mission

I.1 L’environnement économique et social

La société sur laquelle ont porté nos travaux compte 80 salariés et deux établissements de production en sus du siège social regroupant uniquement les services administratifs.

Elle développe essentiellement des activités de conditionnement de produits industriels et de services se rapportant aux espaces verts (tontes de pelouses, coupes d’arbres…).

Les types de clientèle sont multiples : industriels, sociétés de services et particuliers.

I.2 Organisation administrative et comptable

Les deux établissements disposent d’une certaine liberté de fonctionnement dans la mesure où les services administratifs sont éloignés d’une quinzaine de kilomètres.

Les systèmes de gestion ne sont pas installés dans ces établissements ce qui oblige un système de navette avec le siège. Aucune connexion réseau n’existe sur ce point.

I.3 Définition d’un programme de travail

La mission d’intérim a été axée sur l’étude des deux principales procédures de notre client à savoir la procédure paie et la procédure facturation.

Notre volonté a été, dans la mesure du possible, d’utiliser l’outil informatique au maximum afin d’orienter nos travaux sur des zones qui pourraient s’avérer défaillantes.

Seule la procédure facturation a permis l’utilisation de cet outil.

II Procédure Paie

II.1 Description des travaux

II.1.1 Description de la procédure paie

La société X ne bénéficie pas d’une convention collective particulière.

1) Gestion du personnel (embauche)

Pour les personnes visant des postes à responsabilité (cadres et agents de maîtrise), il y a toujours 2 ou 3 entretiens afin de s'assurer des compétences des postulants.

L'embauche d'un salarié fait l'objet d'une déclaration d'embauche auprès de l'URSSAF et d'un contrat de travail signé par le président de la société et le salarié.

En général, les postulants sont reçus par le directeur général et le président.

2) Préparation de la paye

La paye est établie par Mme XX au siège administratif depuis le 01/01/2007.

Chaque mois, tout salarié est tenu de remplir une fiche de temps qui doit être ensuite validée soit par M. XY pour le personnel de Comines soit par M. XYZ pour les salariés de Lomme.

Aucune procédure quant au suivi des temps de travail du personnel administratif n’est définie. Le faible nombre de personnels administratifs (8) justifie ce système basé sur une confiance mutuelle.

Les états récapitulatifs (après visas des différents chefs de service) sont ensuite transmis au service comptable qui assure l’intégration de ces données dans le logiciel de paie.

Un cahier est tenu par Mme XX (comptable) afin d’y reprendre les éléments particuliers relatifs à la paie d'un mois donné (acomptes, heures complémentaires, maladies…).

Le directeur général y apporte des annotations lorsque des compléments d'informations doivent être repris sur les fiches de paies (primes et avantages divers par exemple)

3) enregistrement comptable

La paie est tenue sur un logiciel spécifique depuis le 01/01/2006.

Une écriture synthétique est établie chaque mois par ce logiciel qui est saisie par Mme XX en comptabilité générale.

Mme XX assure l'établissement des déclarations sociales et le calcul des allègements de charges URSSAF.

4) Paiement des salaires

Un bordereau de virement reprenant les n° de RIB et les nets à payer est établi par le logiciel de paye. Après vérification de sa cohérence, Mme XX le transmet accompagné des fiches de paies au directeur général pour signature.

Une fois ce bordereau signé, Mme XX le ressaisi manuellement sur le site Internet de la société générale afin de valider les virements.

Lorsque la saisie est terminée, Mme XX édite une fiche récapitulative des virements et s'assure qu'elle coïncide avec celle signée par le directeur général.

Pour les acomptes, la société utilise des bordereaux d'acomptes préétablis.

Mme XX ne paie les acomptes que sur présentation de ce bordereau signé par le directeur général ou le Président.

II-1-2 Tests de détails

Les tests ont porté sur plusieurs aspects :

▪ Sur la base d'une sélection de 9 salariés repris sur le journal de paie du mois d'octobre 2010, nous avons procédé à différents recoupements :

- Rapprocher les heures mentionnées sur la fiche de paie avec les états de pointage transmis par les différents responsables et validation de l’existence du visa de ces derniers,

- Rapprocher chacune des fiches de paie avec le contrat de travail correspondant afin de valider la rémunération, les heures de travail, l'existence des signatures et des déclarations préalables à l'embauche exigées par la procédure.

- Rapprocher les nets à payer des bulletins avec l'état des virements transmis à la banque et s'assurer de l'existence d'un visa de la direction sur ce document.

▪ Sur la base d'une sélection de 9 salariés repris sur le journal de paie du mois d'octobre 2010 et du livre d'entrées/sorties du personnel, nous nous sommes assurés :

- de la correcte mise à jour du registre en terme de noms, dates d'entrées et de sorties

- que toutes les personnes non sorties d'après le registre font l'objet d'une fiche de paie sur le mois d'octobre

- que toutes les personnes rémunérées sur octobre (livre de paie) apparaissent dans le registre

II.2 Résultats

 Tenue des dossiers du personnel :

Nos sondages dans les dossiers du personnel ont relevé quelques petits écarts quant au suivi de la procédure. Il est important de souligner que ces points sont à imputer en grande partie à l'équipe dirigeante précédente.

Ainsi, comme nous l'indique le tableau ci-dessus :

• Il n'a pas été retrouvé trace d'un contrat de travail en bonne et due forme dans le dossier de M. B. Le dossier contient uniquement un certificat d'engagement signé par le précédent directeur et non par le président.

• 2 Salariés semblent ne pas avoir fait l'objet d'une déclaration d'embauche auprès de l'URSSAF. Il s'agit de Messieurs A et G.

 Suivi des temps de présence

La société aurait tout intérêt à formaliser et à suivre plus rigoureusement la procédure de suivi des temps de présence de ses salariés. En effet, en ce qui concerne l’établissement de Lomme,