Formation Access

...............................................................................................9 2) La définition des clefs de tri........................................................................................................11 3) Les critères de filtres ..................................................................................................................12 a) Les critères de filtre concernant les champs texte ou mémo................................................12 b) Les critères de filtre concernant les champs numériques.....................................................14 c) La combinaison des critères .................................................................................................14 d) Les critères de filtre concernant les dates ............................................................................15 4) Les formules ..............................................................................................................................16 a) Exemple de concaténation ...................................................................................................16 b) Les champs calculés ............................................................................................................17 c) Exemple d’utilisation de fonctions ........................................................................................17 5) Les propriétés d’un champ ou d’une requête .............................................................................18 6) Requête « sélection » et regroupements ...................................................................................19

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D) Une requête basée sur une autre requête .....................................................................................22

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E) Les requêtes multi-tables ...............................................................................................................23 1) La création d’une jointure ...........................................................................................................23 2) La propriété de la jointure ..........................................................................................................23

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F) Les formulaires ..............................................................................................................................26 1) La création d’un formulaire instantané .......................................................................................27 2) La création d’un formulaire à l’aide d’un assistant .....................................................................27 3) La modification d’un formulaire ..................................................................................................29 4) La sélection d’un contrôle ..........................................................................................................31 5) La boîte à outils ..........................................................................................................................31 6) La création d’un formulaire indépendant ....................................................................................32 7) Quelques contrôles en détail......................................................................................................33 a) Le contrôle « Bouton de commande ».................................................................................33 b) Les contrôles indépendants Trait, Rectangle et Intitulé........................................................34

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c) Le contrôle dépendant zone de texte (bouton ) ..............................................................35 d) Le contrôle dépendant groupe d’options ..............................................................................35 8) Le contrôle sous-formulaire........................................................................................................37 9) Le contrôle liste modifiable.........................................................................................................40

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A) Introduction

Une base de données est un ensemble d’informations concernant un sujet particulier. Exemples : La base de données d’un commerce contiendra toutes les informations concernant les clients, les fournisseurs, les articles en stock, les factures envoyées, celles payées, ... La base de données d’une école contiendra toutes les informations concernant les enseignants, les élèves (adresses, numéro de téléphone, absences, notes, ...), ... Quand vous gérez une base de données avec le logiciel Access, vous utilisez plusieurs types d’objets : • Les tables, qui enregistrent l’ensemble des données. En général, les données sont mémorisées dans plusieurs tables portant à chaque fois sur un sujet unique. Dans un commerce, il y aura une table pour les données des clients, une pour les données des articles, une pour les informations des commandes, une pour les données des fournisseurs, ... Dans une école, il y aura une table pour les données des élèves, une pour les données des enseignants, une pour les informations concernant les plans d’étude, ... • Les requêtes, qui permettent de rechercher, d’analyser ou de trier les informations contenues dans les tables dans l’ordre alphabétique ou selon un ou des critères donnés. Une requête permet de sélectionner tous les étudiants habitant un village, ..., d’afficher tous les élèves ayant une moyenne générale supérieure à 5, ... • Les formulaires, qui servent à afficher les informations à l’écran, à les saisir, à les modifier, ... selon un certain type de représentation. • Les états, qui offrent la possibilité d’imprimer les informations contenues dans les tables selon une certaine présentation (liste de classe, facture, ...).

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• Les pages, qui permettent de créer une interface pour gérer les données au travers d’un réseau intranet ou internet. • Les macros, qui permettent d’automatiser une ou plusieurs actions, sans recourir à la programmation. • Les modules, qui permettent d’écrire des programmes utilisant des instructions Visual Basic. Exemple de la fenêtre d’une base de données :

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Le logiciel Access est appelé un Système de Gestion de Base de Données (SGBD) car il permet d’établir des relations entre les données de plusieurs tables. Pour un commerce, toutes les données des clients (noms, adresses, ...) sont mémorisées dans une table avec pour chaque client un numéro de code. Dans la table contenant les différentes commandes, l’inscription du code du client permettra d’établir un lien avec les données personnelles du client. Les données d’une facture pour un client seront prises à la fois dans la table des commandes et dans la table des clients. Les liens établis entre les tables permettent d’éviter d’introduire des informations à double et les risques d’erreurs.

1) Le démarrage d’Access Démarche :

1°) Lancez le logiciel Access 2003 à partir du groupe Microsoft Office 2°) Dans la liste déroulante du menu Fichier, sélectionnez l’option « Ouvrir » pour une base de données existante ou « Nouvelle base de données … » pour créer une nouvelle base de données dans un nouveau fichier.

2) La création d’une nouvelle base de données Démarche :

1°) Au contraire des logiciels Word ou Excel, il faut d’abord créer le nom du document avant de pouvoir y insérer son contenu. Sélectionnez l’option « Base de données vide »

2°) Donnez un nom à votre fichier (=base de données) et sauvegardez le dans votre répertoire personnel (M :). Access met automatiquement l’extension .mdb au nom du fichier.

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B) Les tables

1) La définition d’une table

La table est l’objet fondamental qui permet de mémoriser les informations d’une base de données au fur et à mesure de leur saisie (temps réel). Une table est un ensemble de données structurées. Cette structure repose sur un élément fondamental : le champ. Chaque champ d’une table caractérise un renseignement (par exemple, le champ E_nomabonné correspond au nom d’une personne, le champ E_localitéabonné correspond au lieu de résidence de la personne, ...) L’ensemble des informations contenues dans les champs constitue un enregistrement (par exemple, dans une table correspondant au bottin des numéros de téléphone, chaque enregistrement contient les informations détaillées de chaque abonné : nom, prénom, numéro de téléphone, adresse, ...). Tous les enregistrements d’une table ont les mêmes renseignements (même si des champs peuvent rester vides). L’ensemble des données est représenté sous la forme d’une grille constituée de colonnes (les champs) et de lignes (les enregistrements). noms des champs (noms des colonnes) nom de la table

enregistrements (lignes)

contenu