Ms Projet

: Entrer la liste des tâches et de leur durée

a. Placer le nom des tâches dans la table de GANTT

Cliquez sur la première cellule de la colonne Nom de la tâche, et saisissez la première tâche

Procédez de même pour les autres tâches

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Etape 2 : Entrer la liste des tâches et de leur durée

b. Si vous voulez insérer une tâche oublié. Par exemple : « accord direction »

1. Cliquez sur la tâche au-dessus de laquelle vous voulez réaliser l’insertion (ici la tâche 1) 2. Faite Insertion/insérer une tâche (ou tapez sur

3. Saisissez son intitulé

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Etape 2 : Entrer la liste des tâches et de leur durée

c. Affecter les durées aux tâches

La durée d’une tâche correspond au temps de travail total exigé pour son accomplissement. Elle peut être exprimée en semaine (sm), jour (j), heures (hr), minutes (min) ou mois (ms) N.B. : le logiciel calcule les dates de début et de fin. Elles doivent très rarement être rentrée manuellement sauf si une date précise doit être respectée.

1. Cliquez sur la cellule Durée de la tâche à modifier 2. Saisissez la durée estimée

Remarquez les modifications des barres et la prise en compte des jours non travaillés

Apparaît ici le symbole d’un jalon (tâche de durée 10 nulle)

Etape 3 : Organiser les tâches en mode plan

La mise en mode Plan permet d'organiser les tâches pour afficher la structure du projet et en permettre ainsi une meilleure compréhension.

Nous chercherons ensuite à réaliser sur notre écran les modifications suivantes : Avant la mise en mode Plan Après la mise en mode Plan

Organisation de la réunion Accord DG Etablissement de l'ordre du jour Mise au point de la date Envoi confirmation Réservation d'une salle Réunion Compte rendu Fin

Organisation de la réunion Accord DG Etablissement de l'ordre du jour Mise au point de la date Envoi confirmation Réservation d'une salle Réunion Compte rendu

Les tâches en retrait sont dites « abaissées » Lorsque vous abaissez une tâche, elle devient tâche subordonnée à la tâche située au niveau supérieur suivant. La tâche de niveau supérieur devient une tâche récapitulative. 11

Etape 3 : Organiser les tâches en mode plan

Abaisser les tâches

2. Abaissez la ou les tâches en cliquant sur le bouton « Abaisser »

1. Sélectionnez la ou les tâches

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Vous observez alors l'écran suivant :

Barre de tâche récapitulative

La durée de la tâche récapitulative est calculée automatiquement. Elle dépend des tâches subordonnées

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Etape 4 : Lier les tâches

Nous venons de dresser la liste des tâches à effectuer. Il nous faut maintenant les lier entre elles, c'est-à-dire définir les relations d'antériorité entre tâches.

Les différentes étapes sont les suivantes : 1. 2. 3. Placez-vous dans le mode Affichage Diagramme de Gantt. Sélectionnez les tâches à lier dans la table (en utilisant la souris, cliquez sur la première tâche et, tout en maintenant le bouton enfoncé, glissez jusqu'à la dernière tâche) Puis, faites Edition/Lier les tâches - ou - cliquez sur le bouton lier les tâches de la barre d'outils

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Etape 4 : Lier les tâches (suite)

La relation la plus utilisée est la relation de fin à début (FD). Il existe aussi la relation de fin à fin (FF) et de début à début (DD).

Fin à Début (FD) : la seconde tâche ne peut commencer que lorsque la première tâche est terminée ;

Fin à Fin (FF) : la seconde tâche ne peut pas finir avant que la première tâche ne s'arrête. Relation à utiliser lorsque l'on veut que deux tâches se terminent en même temps ; Début à Début (DD) : la seconde tâche ne peut pas commencer avant que la première tâche ne commence.

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Vous obtenez l'affichage de Gantt suivant :

Remarque : Il est impossible de lier une tâche récapitulative à une tâche subordonnée.

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Etape 5 : Affecter les ressources aux tâches

Les tâches étant définies, il faut maintenant tenir compte de : Qui fait Quoi ? C'est l'objet de l'affectation des ressources aux tâches. Les ressources peuvent être des personnes ou des équipements. L'affectation de personnes à des tâches permet de connaître la responsabilité et la charge de chacun à tout instant.

Pour affecter une ressource à une tâche, nous pouvons :

1. Sélectionner la tâche à laquelle vous voulez affecter une ressource dans la table de Gantt 2. Cliquer sur le bouton Affectation des ressources de la barre d'outils 3. Dans le champ nom, entrer la ressource à affecter 4. Dans le champ Unités, saisir le pourcentage d'utilisation de la ressource (100% = plein temps) 5. Cliquer sur le bouton Affecter

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Notez l’apparition du nom de la ressource sur le diagramme de GANTT

Une coche signifie que la ressource est affectée à la tâche sélectionnée Pourcentage de la ressource affectée à la tâche (100% =temps complet pour une ressource)

Liste des ressources

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Plus de précisions dans les ressources…

Il est possible de renseigner avec plus de précision les détails relatifs aux ressources (coût horaire, coût des heures supplémentaires, calendrier).

a.

Mise à jour des calendriers

Calendrier de base : spécifie les périodes ouvrées et chômées d'un projet ou d'un ensemble de ressources. Calendrier de ressource : indique les périodes ouvrées et chômées d'une ressource particulière. Calendrier du projet : calendrier de base utilisé pour le projet.

Comment mettre à jour du calendrier d'une ressource ? 1. Faire Outils/Modifier le temps de travail

2. Choix du calendrier Dans Pour sélectionner Morel (le calendrier de Morel s'affiche)

3. Choix de la date : cliquez sur le 8/7/4 (la case noircit)

4. Choix du type de jour : cliquer sur Chômé

5. Valider par OK

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b. Renseigner les taux horaires des RH

L'affectation de coût n'est pas obligatoire pour un bon fonctionnement de MS PROJECT. Elle permettra aux chefs de projets désireux de piloter leur projet en maîtrisant les coûts de réaliser le budget prévisionnel et d'en assurer le respect. Pour affecter un coût horaire à une ressource : 1. Faites apparaître la fenêtre affectation des ressources (cliquer sur le bouton Affectation des ressources de la barre d’outils ) 2. Double-cliquez sur le nom de la ressource

3. entrez les informations désirées dans les champs adéquats, sans oublier les unités

4. Validation

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Visualisez les informations dans Affichage/Tableau des ressources.

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Etape 6 : Vérifier les prévisions

a. Vérification de la date de fin et du coût

1. 2. 3. Faire Projet/Informations sur le projet Cliquer sur le bouton Statistiques. Cliquer sur Fermer pour sortir. La date de fin de projet prévue est affichée dans le champ Date de fin.

Le logiciel a calculé de façon automatique la date de fin du projet

Coût du projet 23

Etape 6 : Vérifier les prévisions (suite)

b. Affichage du Diagramme de Gantt complet

1. Se mettre dans Affichage/diagramme de Gantt 2. Faire Affichage/Zoom 3. Cliquer sur Ensemble du projet 4. Valider