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Les Règles De La Communication Écrite

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ns vos phrases des incidentes, utiliser le conditionnel, des adverbes ou la forme interrogative.

Aller à l’essentiel. N’oubliez pas que dan un écrit professionnel, l’objectif visé est l’efficacité qui exige que l’on aille rapidement à l’essentiel.

Citer les faits. Citez toujours les faits tels que vous les avez observés ou qu’ils vous ont été rapportés. Donnez des chiffres, des dates, des statistiques chaque fois que possible.

Utiliser des formules positives. A la relecture, efforcez-vous de retraduire vos formulations négatives en formulations positives. Ne dites pas: notre établissement n’a eu que 20 % d’échecs au bac, mais dites: notre établissement a eu 80 % de réussite au bac.

Limiter la redondance. La répétition’ des informations peut parfois être utile et délibérée. La plupart du temps, elle est involontaire et dénote un manque de rigueur. En vous relisant, supprimez les répétitions ou les redondances.

LA SPECIFICITE DU STYLE ADMINISTRATIF

Le caractère officiel de l’écrit impose un certain nombre de règles.

La courtoisie doit toujours exister dans les rapports administrateurs-administrés (éviter tout jugement de valeur).

L’objectivité : les réactions personnelles de la part du fonctionnaire n’ont aucune place dans les documents

officiels.

La clarté : l’Administration avant pour rôle de préparer ou de prendre des décisions. il faut que l’action soit exprimée avec clarté pour être comprise de son destinataire.

La logique démonstrative : l’écrit doit être construit comme une démonstration.

Introduction: rappel du courrier précédent ou de l’affaire concernée,

Corps de la lettre : explication, argumentation, Conclusion : décision, solution ou proposition énoncée clairement.

La responsabilité : le rédacteur écrit au nom de l’autorité publique qui emploie le je, marque de la responsabilité assumée.

LE VOCABULAIRE ADMINISTRATIF

Formules d’exposition (termes précis)

- ajouter

- constater

- observer

- signaler

Ces verbes sont souvent précédés de

Termes généraux

- aborder un point

- accéder à un poste

- ajourner une réunion

- apprécier le bien-fondé de

- attacher du prix à

- décider que

-confirmer

-estimer

-préciser

-souligner

-je me permets de, je crois devoir, je

- aboutir à une solution

- accepter une solution

- allouer une indemnité

- appuyer une requête

- confirmer les termes de

- délivre, une copie

- considérer

- noter

- rappeler

-ne peux que...

- il est entendu que

- ne pas manquer de

- abroger une loi

- accorder une autorisation

- annuler une réunion

- assurer la diffusion

- constater un fait

- différer la mise en application

Formules introductives

- j’ai l’honneur d’accuser réception de votre lettre

- j’ai l’honneur de vous faire connaître que

- j’ai été saisi de,

- j’ai été tenu informé de,

- vous m ‘avez signalé que.

Formules d’exposition (termes plus souples)

- prendre note - se trouver appelé à

- ne pas douter que - ne pas ignorer que

Formules pour introduire des paragraphes successifs

- d’une part, ... d’autre part

- en premier lieu .... en second lieu

- non seulement . ... mais

- tout d’abord... ensuite... enfin

- par ailleurs.

Formules de conclusion (locutions impersonnelles)

- il convient de - il vous appartient de

- il y a lieu de - il est nécessaire, souhaitable, opportun de

- il importe de.

Formules de conclusion (locutions impératives)

- décider que - demander que

- engager à - inviter à

Formules de conclusion insistantes

- attacher du prix à - prier de veiller à l’application

Quelques fautes à ne pas commettre:

Expressions incorrectes

-de par

-suite à

-par lettre susvisée

-je vous annonce

-nous avons convenu de nous revoir

-par contre

-dans le but de

-postuler à un emploi

-rapport à

-baser sur

-contacter que lorsqu ‘un

-solutionner un problème

-je vous serais gré

-demander à ce que

-informer de ce que

- convier à

- prier de

-je vous serais obligé de

Expressions correctes

-Comme, suite à

-par lettre visée, rappelée en référence j’ai l’honneur de vous rendre compte nous sommes convenus

-en revanche

-afin de

-postuler un emploi

-à propos de

-fonder sur

-prendre contact avec que lorsqu ‘un résoudre un problème, je vous saurais, gré

-demander que

-informer que.

LA LETTRE ADMINISTRATIVE

La lettre en forme administrative est utilisée lors d’échanges de correspondance entre des structures administratives, de même qu’elle est utilisée à destination de toute personne appartenant à l’Administration. Elle comporte les éléments suivants:

le timbre figure dans l’angle supérieur gauche du document. Il a pour objet d’identifier l’administration dont émane le document.

Exemple: Académie d’Orléans-Tours

Rectorat

Division du Personnel

2], rue Saint-Etienne

45043 ORLEANS CEDEX

Tél: 38.79.38.79

Le lieu d’origine et la date figurent dans l’angle supérieur droit Exemple: Orléans, le 12 octobre 1993

la suscription figure sous le lieu et la date

Exemple: l’Inspecteur d’Académie (émetteur)

Directeur des Services Départementaux de l’Education Nationale du (J-1ER a

Monsieur le Principal du collège Anatole France (destinataire)

]8000 BOURGES

N.B. : La lettre en forme administrative n’est jamais adressée directement à un fonctionnaire subordonné, mais à

l’autorité responsable.

Une lettre en forme administrative fait apparaître la marque de la voie hiérarchique.

Exemple: Monsieur

...

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