La communication événementielle

ervice d’une stratégie** • Ce qui veut dire qu’un certain nombre de préalables seront établis clairement avant de s’engager. Le questionnement qui précèdera toute création d’événementiel est le suivant :

– – – – – – Que souhaite-on atteindre? Quels sont les objectifs? Auprès de quelles cibles? Avec quelles contraintes de budget, de temps…? Comment pense-t-on y arriver? Avec quels moyens? Humains, techniques, etc… Avec quel calendrier?

* Sauf dans les cas d’événements qui n’ont d’autre finalité qu’euxmêmes (Le Tour de France par exemple pour ses organisateurs) ** Si la diversité des actions possibles ouvre un large champ à la créativité, elle multiplie en revanche également les risques de dispersion et de dérapage. La communication événementielle nécessite donc rigueur et cohérence.

3) Exemples d’événementiels?

Canal + et la cérémonie des César

• L'Académie des Arts et Techniques du Cinéma a pour vocation de récompenser les réalisations les plus remarquables du cinéma en leur conférant chaque année un trophée appelé " César " (d'après le nom du sculpteur qui en a réalisé la statuette), pour encourager la création de la cinématographie et attirer sur elle l'attention du public • La Cérémonie de remise des a été retransmise en direct, sur Antenne 2 pendant 18 ans. Depuis 1994 la retransmission de la Cérémonie des César est assurée par Canal+ en clair et en direct. • Objectif pour CANAL+ : en animant depuis 13 ans cette soirée événementielle, en y imprimant son ton « décalé » (voir ses animateurs), Canal+ affirme sa positionnement de CHAINE DU CINEMA

3) Exemples d’événementiels

Initiée en 1990 par jean-Luc Petitrenaud et la collective du Sucre! Elle est devenue en 17 ans un événement majeur qui se déroule chaque année en octobre Ses objectifs : 1)Développer l'éducation et l'apprentissage 2) Proposer goût et saveurs 3) Produire et élaborer des aliments sûrs (!) 4) Offrir une information transparente et pédagogique 5) Promouvoir des comportements alimentaires (obésité) Aujourd’hui, les partenaires principaux sont : - La collective du Sucre - Le CIV (Centre d’Information des Viandes) - Le Ministère de l’Agriculture ….et une foultitude de grandes marques : Champion, Thonon, Madrange, Fleury Michon, Pierre Martinet, Aoste.

La semaine du Goût

3) Exemples d’événementiels

La Fête de l’Huma

Organisée par L’humanité, journal communiste 3 jours de « fête » avec un programme d’expos, de concerts, de courses, meetings politiques (MarieGeorges Buffet, José Bovet)… Objectif : promouvoir de façon conviviale, relativement « dépolitisée »les idées communistes et…rallier des adhérents et des sympathisants.

3) Exemples d’événementiels

Les " Quand j'étais petit à la maison, le plus dur c'était la fin du Restos du Coeur, association humanitaire fondée par Coluche, apporte une aide alimentaire aux personnes démunies, et participe mois. Surtout les trente derniers jours. " (Coluche) aussi à leur réinsertion.

la Caravane des Enfoirés et les Restos du Coeur

Vendredi 2 mars 2007 sur TF1, La Caravane des Enfoirés rassemblé 11.716.540 téléspectateurs. Cette soirée a été suivie par plus d‘1 téléspectateur sur 2. a

À 23H35, le documentaire Le Temps des Restos a abordé plusieurs thèmes comme la réinsertion, le soutien des équipes de bénévoles à celles et ceux qui finalement "s'en sont sortis" et les problèmes de l'hébergement d'urgence et du logement. Retrouvez "La Caravane des Enfoirés" dans tous les points de vente habituels ! Chaque CD ou DVD vendu, ce sont 19 repas distribués par les Restos du Cœur.

4) Les questions et étapes-clés pour réussir un événement impactant

• DEFINIR le type d'événement adapté aux OBJECTIFS et à la stratégie de communication

- Identifier la problématique : un événement pour qui, dans quel objectif ? - Connaître les critères décisifs pour réussir le choix du type de manifestation - À quel moment mettre en place un événement ? - Savoir exploiter l'actualité externe et les éléments de la vie de l'entreprise susceptibles de créer l'événement

• Insérer l'événement dans la CHAINE DE COMMUNICATION afin de maximiser vos retombées

• FAIRE ou FAIRE FAIRE?

- Comprendre la dépendance réciproque entre l'événement et les autres outils de communication - Construire une complémentarité avec les actions de publicité, de marketing direct - Profiter de l'intérêt des médias pour doper ses relations presse - Evaluer les besoins en compétences extérieures (recours à une agence externe) - Qu’est-ce qui peut être fait en interne?

4) Les questions et étapes-clés pour réussir un événement impactant

• Préparer la COORDINATION de tous les acteurs de l'événement

- Définir les besoins : en édition, en logistique, en technique, en décors et aménagement, en traiteurs/restauration/hébergement - Élaborer un planning récapitulatif fixant les délais et liens entre toutes les prestations - Exemple de document: 'Check list' - Coordonner les différents acteurs et « checker » les éléments essentiels à valider le jour J - Ne jamais négliger les détails : travailler au millimètre - Budget prévisionnel - Les postes-clés - Suivi du budget/ points d’étape

• Vivre l'événement au présent pour minimiser les difficultés

• Définir et maitriser le BUDGET

• EVALUER l’événement …pour en développer l'efficacité

- Evaluation à chaud et à froid : réalisation de questionnaires, debriefing interne, analyse à froid (laisser passer un peu de temps…) - Evaluer objectivement la performance : l’objectif initial est-il atteint? Quelle(s) ré-orientations à effectuer?

4) Les questions et étapes-clés pour réussir un événement impactant

5) Un exemple concret : EUROPECH’

EUROPECH’, Forum International Fruits et Légumes

• Événement professionnel, réservé aux PROFESSIONNELS européens de la filière fruits et légumes et plus spécialement des fruits d’été • Organisé en Roussillon au Palais des Congrès de Perpignan, depuis 1989 • Organisateurs : un collectif formé par le Conseil Régional Languedoc Roussillon, la Chambre d’Agriculture Roussillon et le Comité Economique BRM (représentant les producteurs) • Financeurs : largement le Conseil Régional (40%) • Rassemble 400 personnes : producteurs, opérateurs commerciaux, distributeurs, organisations professionnels et institutionnels…bref toute une filière • Durée : 48 heures • Budget : 200.000 €

5) Un exemple concret : EUROPECH’

• Objectif – Affiché : rassembler 400 professionnels venus de l’ensemble de l’Europe pour échanger et s’informer sur la production et la commercialisation des fruits d’été (prévisions de récolte, études stratégiques…). En bref, préparer la campagne – Réel :

• promouvoir la production de pêches/nectarines et d’abricot du Roussillon • Et plus largement le rayonnement qualité de la France dans la production européenne de fruits d’été face à ses concurrent (Espagne, Italie)

5) Un exemple concret : EUROPECH’

• La problématique :

– Collective : 3 partenaires – Plurielle : objectifs différents pour chacun des partenaires – La filière professionnelle :

Un impératif : rester à l’écoute des besoins de la filière, c’est à dire connaître les préoccupations, les contraintes, les attentes et traiter ces éléments au cours du forum, sous forme de conférences, d’ateliers de réflexion, ou sous toute nouvelle forme à créer dès lors qu’elle répond à un besoin. La manifestation ne doit pas être décalée, elle doit rester dans le coup, ni en retard, ni trop en avance (les fruits et légumes sont une profession qui n’évolue pas vite…).

• La période :

– Avant la saison d’été : ni trop tôt, ni trop tard – En tenant compte des autres événements qui existent sur le secteur, en Europe

5) Un exemple concret : EUROPECH’

Programme du forum Organisation

Proposition sur les thèmes à aborder. Participation à la recherche des thèmes. Contribution à la constitution du programme. Recrutement des conférenciers intervenants et animateurs Gestion de toute l’organisation technique, logistique, repas, inscriptions, hôtels, réservation des lieux …. Organisation des séjours et de l’accueil des