Fiche descriptive d'action professionnelle

BTS Assistant de Manager - Session 2013

FICHE DESCRIPTIVE D’ACTION PROFESSIONNELLE

ÉPREUVE E6 : ACTION PROFESSIONNELLE

FICHE DE SITUATION N°3

Nom et prénom du candidat :

N° d’inscription :

L’ACTION PROFESSIONNELLE

Intitulé de l’action professionnelle : Création d’un organigramme (F5)

Réelle (menée en milieu professionnel)

OUI

X

NON

Simulée (conduite en formation)

OUI

NON

X

Contexte international

OUI

NON

X

Relevant des activités de soutien (finalités 1 à 4)

OUI

NON

X

Relevant de la prise en charge des activités déléguées (finalité 5)

OUI

X

NON

Portant sur un dossier spécialisé

OUI

X

NON

Dates et durée de l’action : Mars 2012

LE CONTEXTE DE L’ACTION PROFESSIONNELLE

Organisation, activité, poste de travail, moment ou événement particulier, contraintes, ressources matérielles, financières, informationnelles…

La gare de triage Fret de Gevrey, située aux abords de Périgny les Dijon, est composée de 250 collaborateurs. Au sein du pôle Ressources humaines, installé dans les bureaux administratifs accueillant une vingtaine de personnes, et sous la responsabilité du directeur des ressources humaines Emmanuel Frenois, je suis assistant de manager en alternance. Mes missions sont de traiter les arrêts de travail, les arrêts maladie, les demandes de départ à la retraite ou de mutations des salariés. Après en avoir pris connaissance grâce à un logiciel informatique ou à des demandes écrites, je les analyse puis les traite avant d’envoyer selon les cas un accusé de réception au collaborateur concerné.

Situé prêt du bureau central, je travaille en collaboration avec mes collègues opérateurs de saisie qui sont les premiers à avoir un contact avec le salarié et l’assistant des ressources humaines avec qui je partage mon bureau. Le management est participatif.

Suite à l’arrivée de 4 nouveaux collaborateurs au sein du bureau administratif de mon unité, l’assistant des ressources humaines m’a chargé de créer un organigramme pour disposer d’une visualisation du poste de chaque collaborateur et pour pouvoir les reconnaître, ne disposant auparavant que d’un annuaire.

J’ai du recueillir des informations concernant chaque agent (numéro de téléphone, adresse mèl,) ainsi que leur photo pour créer un organigramme imagé permettant de répondre aux attentes de mon manager.

OBJECTIFS POURSUIVIS

• Faciliter la reconnaissance de chaque collaborateur
• Permettre l’identification du rôle de chacun
• Aider la communication avec les salariés (visualisation adresse de messagerie et téléphone)

METHODOLOGIE

Préparation :

• Recueillir un document d’autorisation de diffusion d’image
• Préparer les adresses de messageries et numéros de téléphones des agents
• Création d’une liste de contrôle pour n’oublier aucun agent

Actions :

• Diffusion et recueil de l’autorisation de diffusion d’image.

• Envoi d’un mèl à chaque collaborateur du bureau administratif pour leur demander une photo d’identité
• Prise en photo des agents n’ayant pas de photo d’identité
• Création de l’organigramme
• Affichage et diffusion de l’organigramme

Evaluation :

• Le trombinoscope a été créé pour faciliter la communication entre les collaborateurs et la reconnaissance visuelle de chacun

MOYENS MIS EN OEUVRE

• Microsoft Excel (Création check liste et organigramme)
• Microsoft Outlook (Mèls et diffusion de l’organigramme)
• Téléphone (demande de renseignement des collaborateurs)

RESULTATS OBTENUS

Mon rôle en tant qu’assistant de manager a été de créer un organigramme pour faciliter la reconnaissance visuelle et du rôle des collaborateurs.

Il permet aujourd’hui aux salariés du bureau administratif déjà présents d’identifier les nouveaux arrivants et à l’inverse, aux personnes en visite ou aux nouveaux arrivants de contacter et d’identifier les personnes titulaires au sein de l’unité.

J’ai su créé un organigramme synthétique et clair répondant aux attentes du manager, permettant à chacun une meilleure communication.