La rédaction du dossier d'Analyse de l'organisation d'un processus

La rédaction du dossier d'Analyse de l'organisation d'un processus

Dans le cadre de votre stage vous serez amené à rédiger un dossier portant sur la description et l'analyse de l’organisation d’un processus d'une dizaine de pages.

Ce dossier sera complété par la présentation et l'analyse des activités de veilles professionnelles (2 pages environ).

Ce dossier de 12 pages maximum sera présenté dans le cadre de l'épreuve « E6 Parcours de professionnalisation».

Vous pouvez découper la partie relative à l'étude du processus en deux parties :

- La première partie visera à décrire l'un des processus que vous avez observé et auquel vous avez participé,

- La deuxième partie vous emmènera à prendre du recul et à analyser ce processus sous différents aspects.

L'objet de l'étude étant un processus, vous vous limiterez à une présentation succincte de l'entreprise et du service dans lequel vous avez effectué votre stage de manière à mieux comprendre le contexte.

I. Description d'un processus

Rappel :

Un processus est un enchainement d'activités

déclenché par un ou plusieurs événement(s)

et orienté vers la production d'un résultat clairement identifié.

Voici un questionnement qui vous aidera à décrire le processus de votre choix.

 Quel est le résultat attendu ?

 Quel est l'évènement déclencheur ?

 Quels sont les acteurs internes (ils réalisent au moins une opération)

ou externes (ils fournissent des informations nécessaires à la réalisation du processus ou reçoivent des informations produites par le processus)?

 Quelles sont les différentes étapes, activités nécessaires à la réalisation du processus ?

 Quelles sont les différentes tâches nécessaires à la réalisation de chaque activité ?

 Quels sont les documents et autres informations exploités par le processus (entrées) ?

 Quels sont les documents et autres informations produits par le processus (sorties) ?

 Quels sont les logiciels utilisés ?

 Quels sont les processus situés en amont ?

 Quels sont les processus situés en aval ?

Cette réflexion doit vous amener à :

- Compléter un tableau d'analyse du processus

- Représenter le processus, à partir du schéma Evènement-Résultat, - Décrire de manière détaillée ce processus.

Analyse de l'organisation d'un processus 1/3

II. Analyse du processus

Cette partie vous amène à prendre du recul sur le processus que vous avez observé et auquel vous avez apporté votre contribution lors de votre stage.

Voici un questionnement qui vous aidera dans cette tâche. Il ne s'agit pas de répondre à chacune des questions ci-dessous mais de vous donner des pistes de réflexion.

Bien entendu, ce questionnement n'est pas complet, vous pouvez analyser le processus sous d'autres angles, en fonction de votre vécu lors de votre stage et des entretiens que vous aurez pu avoir avec votre tuteur.

A l'issu de ce questionnement vous devez rédiger une analyse structurée.

Analyse de la structure du processus

 L'enchainement des activités vous parait-il cohérent ?

 Pourrait-on améliorer ou simplifier le processus ?

 Pourrait-on améliorer ou simplifier certaines activités ?

 Les différentes tâches mises en œuvre sont elles pertinentes ?

 Y-a-t-il des tâches redondantes ?

 La répartition des activités entre les différents acteurs est-elle adaptée aux compétences de chacun ?

 La répartition des tâches est elle équilibrée ?

Analyse