Guide Pratique De La Rédaction Administratif

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Quelques précisions pour vous permettre une utilisation aisée et avertie de ce guide. Il peut être consulté et lu de manière sélective. Toutefois, une lecture exhaustive vous permettra, selon nous, de mieux vous approprier son contenu.

Il est organisé en 5 parties :

1 Comment mettre en page ?

une 2 Comment bâtir avecvéritable? communication l’usager Ces trois parties s’attachent aux dimensions sociales et interpersonnelles de chaque échange épistolaire. Elles vous aideront à mettre en forme votre lettre et à vous adresser à chaque usager de la manière la plus adaptée possible.

3 Comment présenter clairement la ? position de l’administration à l’usager 4 Comment organiser votre lettre de manière

logique et efficace ? lexique 5 Comment utiliser unl’usager ? compréhensible par Cette partie vous aidera à sélectionner les informations indispensables à l’usager et à les structurer.

Cette partie traite du choix des mots qui n'est jamais neutre. Elle vous aidera à être accessible à tous.

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➜ Chaque partie contient :

• un court préambule “à savoir...” qui cherche à montrer ce qui est en jeu derrière les conseils d’écriture ; • des conseils d’écriture concrétisés, selon les cas, par des exemples ou des visualisations ; • des remarques supplémentaires qui attirent votre attention sur des précisions importantes ; • des renvois à d’autres conseils si vous vous y référez.

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qui vous donnent accès à des informations supplémentaires

➜ A la fin du guide, nous vous proposons un échantillon de lettres administratives réécrites. Ces réécritures vous

donnent une vision globale d'une application possible des conseils grâce à un système d’indexation et de commentaires. Les différences entre la version originale et la version remaniée vous permettront ainsi d'apprécier concrètement dans quel sens nous vous suggérons de rédiger vos lettres.

En espérant que ce guide devienne aussi et surtout le vôtre… Bien respectueusement. Les auteures, Marie-Paule Benoît-Barnet, Karine Collette, Danielle Laporte, Françoise Pouëch, Blandine Rui-Souchon Laboratoire “Geste, Parole, Scripturalité et Didactique des Langues” Centre de Linguistique Appliquée de Besançon, Equipe d'Accueil LASELDI, Université de Franche-Comté.

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Comment mettre en page ?

SOMMAIRE

6 < Sommaire

Comment bâtir une véritable communication avec l’usager ?

Comment présenter clairement la position de l’administration à l’usager ?

Comment organiser votre lettre de manière logique et efficace ?

Comment utiliser un lexique compréhensible par l’usager ? Pour clore le guide : 10 lettres administratives réécrites

page 9

La lettre, un espace à organiser L’en-tête de la lettre Le corps de la lettre Les tableaux Les annexes 12 14 16 18 22

page 25

Construire une relation de personne à personne entre le rédacteur et l’usager Construire une relation qui aide et respecte l’usager 28 33

page 43

Obliger à… réclamer Autoriser à…, accorder, accorder sous condition, refuser Mettre en garde Proposer des solutions alternatives 46 49 53 55

page 59

Organiser globalement votre argumentation Faire émerger la logique de votre argumentation et ses points forts 62 66

page 81 page 91

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Comment mettre en page ?

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10 < Comment

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Mettre en page

A savoir…

L’organisation de votre lettre dans l’espace de la page et les différences typographiques contribuent plus qu'on ne le croit à la compréhension du message. La présentation de votre lettre a donc une grande importance puisqu’elle doit faire ressortir des indices visuels qui guideront et faciliteront la lecture de l’usager.

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La lettre, un espace à organiser

1 1 Veillez à limiter de préférence l’ensemble de la lettre à une seule page de format A4. 1 2 Dans la mesure du possible, essayez d'organiser la page de format A4 de la manière suivante :

• L’en tête occupe le 1/4 supérieur de la page. • Le corps de la lettre occupe la moitié centrale de la page.

A sa première apparition, un sigle doit renvoyer à sa version développée par le biais d'une note de bas de page. Pour écrire cette note, utilisez de préférence des caractères de taille 10. Les références de décrets ou d'articles de loi ou de règlements auxquels vous vous référez ou que vous citez sont à renvoyer en notes de bas de page sans oublier de donner leurs intitulés complets. Utilisez de préférence des caractères de taille 10. 1 24 Mieux vaut renvoyer un tableau ou une citation d’article de loi longs en annexe.

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• La signature (y compris, le cas échéant, des notes de bas de page, une citation de la loi X relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, des références, codages réservés à l’administration, la mention P. J., un coupon) occupe le 1/4 inférieur de la page.

1 3 Mieux vaut séparer entre elles les différentes grandes divisions de la lettre à l’aide d’espaces suffisamment importants. Ceci permettra à l'usager de les différencier avant même que ne débute sa lecture. Il est souhaitable que le même procédé soit appliqué aux documents annexes. 1 4 Si le corps de la lettre, du fait de la présence de tableaux ou de citations d’articles de loi, devait occuper plus de la moitié centrale de la page, mieux vaut renvoyer ces derniers en annexe sur une autre page.

12 < Comment

mettre en page ?

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Visualisation des conseils

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1 2

,

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NOM DE L’ADMINISTRATION ou DU SERVICE PUBLIC Adresse Référence du dossier : CONTACT : Objet : Qualité (“Madame”, “Monsieur”, “Madame, Monsieur”)

Lieu, date

DESTINATAIRE adresse

EN-TÊTE 1/4 de la page

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