Organisation D'Un Évènement Sportif

ational catégorie U15 le dimanche 8 mai 2011. L'organisation de ce tournoi fut jalonné de diverses étapes telles que: – La conception des fiches de présentation et d'invitation au tournoi ainsi que du formulaire d'inscription. – Contacter les différentes équipes susceptibles de participer au tournoi – Rechercher des sponsors et dotations – Organiser la journée du 8 mai (mise en place de la buvette, programmation des matchs, recherche de bénévoles pour l'arbitrage, …) – La constitution d'un dossier d'informations pratiques envoyé aux différentes équipes 10 jours avant le tournoi. – Et enfin, l'accueil des équipes et la gestion de la table de marque le Jour-J.

1

II. Présentation de la mission du stagiaire

1) Détail de la mission du stagiaire Ma mission était donc d'organiser le 1er Tournoi National Féminin catégorie U15 de l'ASPTT MONTPELLIER le 8 mai 2011, en collaboration avec l'éducateur de l'équipe U15 Féminine du club. Entre autre, il m'a été demandé de mettre en place le tournoi depuis la conception des fiches de présentation du tournoi jusqu'à la gestion de la table de marque le Jour-J, en passant par diverses entrevues avec les personnes sollicitées pour la réalisation du projet (président et secrétaire du club, sponsors, restaurateur, éducateurs d'équipes) 2) Détail des tâches à réaliser • La conception des fiches de présentation et d'invitation au tournoi comportant le lieu, la date et les coordonnées de l'ASPTT MONTPELLIER. Ainsi que du formulaire d'inscription envoyé aux équipes intéressées. (annexe 1et 2) Contacter les différentes équipes susceptibles de participer au tournoi. Je suis entrée en contact avec pas moins d'une vingtaine d'équipe afin d'atteindre l'objectif fixé par les dirigeants du club de 16 équipes au total. Rechercher des sponsors et dotations: - J'ai sollicité Mme Sylvie MAYOT, CATRF (Cadre d'Animation Technique Régionale Féminin) au sein de la Ligue de Football du Languedoc Roussillon, qui m'a accordé une entrevue au cours de laquelle j'ai du défendre et expliquer mon projet de développement du football féminin par le biais de ce tournoi afin d'avoir son soutient et son aide ainsi que d'obtenir des dotations offertes par la ligue du Languedoc Roussillon. Au sortir de cette entrevue, j'ai pu obtenir les dotations espérées (portes-clés, stickers, stylos), ainsi que de nouveaux clubs à contacter de la part de Sylvie MAYOT comme l'Olympique Lyonnais par exemple. - Par l'intermédiaire de connaissances personnelles, j'ai pu obtenir des dotations de la part du PMU qui nous a offert un certain nombre de casquettes, sac à dos et tee-shirt. Mise en place de la buvette lors de plusieurs entrevues avec le propriétaire du restaurant montpelliérain l'Al-MANARA, responsable de la buvette et de la restauration le jour du tournoi: - Mise au point de la plaquette de prix de tous les produits vendus le jour du tournoi (prix des différentes boissons, formules repas, pâtisseries...) - Signature d'une convention (obligatoire d'un point de vue législatif) qui établit que la restauration et la distribution de boisson sera entièrement assurée par le restaurateur. - Point logistique afin de désigner qui assurera le service (parents des joueuses de l'ASPTT), où sera placée la buvette, le matériel qui sera utilisé ( chaises, tables, tentes, réfrigérateur, congélateur, …). Constitution des poules et programmation des matchs (38 au total) (Annexe 3), et préparation des enveloppes à remettre aux équipes lors de leur arrivée au tournoi contenants le règlement, le déroulement des matchs selon les différentes poules, les bulletins de votes destinés à la capitaine et à l'éducateur de chaque équipe qui sont chargés de désigner la meilleure joueuse du tournoi et la meilleure gardienne de but du tournoi. (Annexe 4) 2

•

•

•

•

•

Conception de la plaquette de déroulement de la journée qui fut envoyée a toutes les équipes 10 jours avant le tournoi. La plaquette contient toutes les informations pratiques: heure de début et de fin, durée des matchs, restauration, animations, plan d'accès, remerciements et contacts pour tous renseignements supplémentaires. (Annexe 6) Le jour du tournoi, j'aurai pour mission de gérer la table de marque: - Gestion de l'arrivée des équipes le matin en leur remettant leurs enveloppes. - Désigner les arbitres pour les différents matchs et leurs donner avant chaque match les drapeaux de touche, un ballon et une fiche de match où ils devront indiquer les deux équipes qui s'opposent et les numéros des buteuses. - A la fin de chaque match, les arbitres me ramèneront les drapeaux et le ballon ainsi que leur fiche de match qui me permettront d'effectuer le classement des différentes équipes ainsi que l'établissement du challenge de la meilleure buteuse du tournoi. - Je serai aussi chargé d'annoncer les matchs au micro.

•

3

3) Difficultés rencontrées dans l'exercice de la mission de stage • • Savoir faire face au refus de certaine équipe, cela fut contraignant car il était nécessaire de maintenir une liste de 16 équipes pour le bon déroulement du tournoi. Savoir faire face à la lenteur des réponses des équipes et à la pression des dirigeants voulant des réponses rapides afin de s'assurer de la bonne mise en place du projet. Il a donc fallu garder continuellement le contact jusqu'à la date prévue selon les équipes afin d'être sure de leur participation. Trouver des volontaires pour l'arbitrage qui est une tâche difficile et parfois contraignante à effectuer et donc peu de personnes disposées à y contribuer. J'ai finalement réussi a convaincre quelques joueurs de l'équipe sénior contents de pouvoir prêter main forte. Etablir la programmation des matchs ainsi que la conception des poules. Il n'a pas été aisé en effet de faire tout coïncider pour entrer dans les horaires prévues avec la nécessité de tout programmer à la minute prés. Se mettre d'accord avec le restaurateur sur les formules et prix proposés. Les négociations furent longues et laborieuses mais nous avons