Elaborerations Des Tableaux De Bord

bonne conception implique :

- une qualité des données ;

- une limitation à l’essentiel ;

- une présentation lisible et interprétable, accessible à ses destinataires qui ne sont pas forcément des techniciens

des chiffres ;

- une mise à jour périodique régulière adaptée aux besoins ;

- qu’il soit évolutif c’est-à-dire qu’il prévoit des modalités d’actualisation ;

- un raisonnement en termes prévisionnels en pensant toujours à l’adaptation aux évolutions futures et en ne se

contentant pas d’accumuler des informations sur le passé ;

- une restitution à faibles coûts et dans des délais corrects permettant la fonction d’alerte ;

- un climat de confiance et une adhésion à l’outil sont essentiels.

Définition

Caractéristiques

La construction des tableaux de bord peut se faire selon différentes méthodes, plus ou moins centralisées ou

décentralisées :

1. Démarche de bas en haut ; construction de tableaux de bord opérationnels, service par service, projet par projet :

- Que produit le service tant en quantité qu’en qualité : définition des mesures de volume d’activité, de qualité

de service rendu et d’efficience au niveau des différentes activités du service ;

- Combien coûte-t-il et combien coûtent ses différentes activités et ses différentes ressources : définition des

mesures de coût permettant de s’assurer d’une bonne gestion des ressources ;

- Quels sont les objectifs poursuivis : définition des mesures d’efficacité permettant d’assurer un pilotage des

impacts, des résultats de l’action menée.

2. Démarche de haut en bas ; on part d’objectifs stratégiques définis au niveau central pour déployer ces objectifs

dans les différents services :

- Expliciter les objectifs stratégiques du service ;

- Associer des indicateurs de résultat à ces objectifs ;

- Identifier les principaux processus et projets en oeuvre dans le fonctionnement du service et présentant des

enjeux significatifs ;

- Déployer les objectifs stratégiques sur chaque processus et projet et donc définir des objectifs par processus et

projet ;

- Construire avec les acteurs concernés des plans d’action par processus et projet ;

- Associer à ces plans d’action des indicateurs de résultat et de suivi de leur avancement ;

- Construire à partir de ces éléments le tableau de bord du service et celui de chacun de ses processus et projets ;

- Compléter la démarche en construisant les tableaux de bord des unités du service, en reprenant ceux des

indicateurs précédents concernant l’unité et en y ajoutant les indicateurs utiles au pilotage de l’unité.

Exemple de réseau de tableaux de bord

Communs :

Donne une vision multidimensionnelle de la performance ;

Donne une dimension prévisionnelle ;

Dote l’organisation d’un « système d’information » ;

Permet d’apprécier la délégation du pouvoir ;

Permet à chaque responsable d’une unité de gestion de disposer d’indicateurs synthétiques et de prendre des

mesures correctives ;

Prend tout son sens dans le cadre d’une démarche d’animation de gestion qui le fait vivre, le rend

opérationnel en en faisant le cadre d’un dialogue de gestion riche et régulier entre niveaux hiérarchiques et

autres entités concernées.

Conditions de mise en oeuvre

Avantages

Tableau de bord

direction

Tableau de bord

unité

Tableau de bord processus

Contribution des unités au

processus

Indicateurs

propres

Remontée

d’indicateurs

agrées ou non

Indicateurs

propres

Indicateurs de compte rendu au niveau N+1

Indicateurs locaux

Remontée

Propres à la démarche de bas en haut :

Démarche concrète qui permet d’aboutir à des résultats assez rapidement, ce qui renforce sa crédibilité ;

Implication forte, dès le départ, des responsables de terrain ;

Démarche souple qui peut se déployer progressivement sur une base peu contraignante ;

Réduction des dysfonctionnements identifiés lors de la collecte des informations et reconnus comme tels par

les responsables locaux ;

Elle ne nécessite pas vraiment d’expression préalable d’objectifs généraux ou de priorité à donner à tel

secteur aux dépens de tel autre.

Propres à la démarche de haut en bas :

La démarche a le mérite de mettre l’accent sur le pilotage des impacts, des résultats de l’action menée, donc

sur l’efficacité de l’action publique.

Communes :

- Attention à ne pas se perdre dans trop de détails ;

- La manipulation des indicateurs ;

- Utilisé en tant que simple outil, l’intérêt du tableau de bord demeure limité ; il n’est qu’un moyen mais un

moyen indispensable d’une démarche de pilotage ;

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