Manuel De Procédure

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|L. |Procédures de gestion du personnel | |

|M. |Procédures de gestion informatique | |

|N. |Procédures du poste d’information | |

|O. |Procédures de gestion du secrétariat | |

|P. |Procédures du Coursier – Chauffeur | |

|Q. |Procédures de gestion du coffre | |

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|Conclusion | | |

procedures de caisse (chef caissier)

Objectifs des procédures

S’assurer que :

➢ les opérations de gestion administrative des comptes individuels sont exécutées en toute régularité ;

➢ la gestion interne du service caisse permet une répartition efficace des tâches ;

➢ les données comptables et financières générées par les opérations de caisse sont enregistrées sur des supports de sauvegarde classés et protégés en lieu sûr ;

➢ les informations de gestion du service caisse sont régulièrement produites.

Principaux intervenants

➢ Chef caissier

➢ Caissiers

➢ Guichetiers

➢ Agent de prise de fonds

➢ Agents de collecte yyy

➢ Comptable

➢ Chefs crédit et recouvrement

➢ Chef Administratif et financier

➢ Contrôleur interne

➢ Directeur

Principaux documents utilisés

➢ Livret individuel de membre

➢ Fiche de billetage

➢ Bordereaux de caisse

➢ Bons de caisse

➢ Cahier de transmission

➢ Etats de virement (salaires, pensions)

➢ Etats de prélèvement pour remboursement

➢ Fiche de clôture de compte

Description des procédures

7 Délivrance de relevé de compte ordinaire (relevé en ID)

En cas de perte du livret individuel par un membre, le Chef caissier lui délivre un relevé de compte ordinaire, afin de s’assurer de la continuité des opérations au guichet ; il lui demande à cet effet la carte de membre pour vérifier si le compte appartient effectivement au demandeur. Si le membre a aussi perdu la carte, le relevé est délivré sur présentation d’une pièce d’identité ou d’une photo qui sera rapprochée de celle de la demande d’adhésion.

Au cas où le demandeur n’est pas le titulaire du compte, le relevé est délivré sur présentation d’une procuration signée du membre.

8 Délivrance du relevé de compte officiel

Au vu de la demande adressée au Directeur et signée, accompagnée du livret, le Chef Caissier :

➢ fait payer à la caisse les frais de délivrance du relevé ;

➢ indique sur la demande le numéro et la date du bordereau de caisse ;

➢ procède à l’établissement du relevé qu’il soumet à la signature du Directeur ou du chef service financier;

➢ remet le relevé au membre sur présentation de bordereau de caisse.

9 Régularisation des livrets

La procédure de régularisation intervient lorsque :

– le guichetier constate que le livret n’est pas à jour suite à des opérations internes, que des opérations sont omises ou comportent des erreurs ;

– des membres souscripteurs à la prise de fonds, ou ayant domicilié leur salaires ou pensions de retraite à l’Unité se présentent.

A la présentation du livret, l'agent:

➢ vérifie la position du compte en consultant le fichier informatique ;

➢ met à jour le livret, en reportant les opérations omises ou en rectifiant les informations erronées.

Le livret doit être disponible au membre sans délai, sauf pour les cas de régularisations d’erreurs nécessitant des recherches en archives, par le contrôleur interne

10 Traitement des virements de salaires et pensions de retraite

A la fin de chaque mois, le Chef caissier reçoit les états de virements accompagnés de chèques, d'ordres de virement ou d’espèces ; pour chaque état de virement, il :

➢ vérifie que le chèque est correctement libellé, barré et certifié, ou que les fonds correspondant au total de l’état, et décharge le double de l’état de virement à retourner à l’employeur ;

➢ transmet l’original de l’état de virement et le chèque au comptable pour la passation des écritures ;

11 Prélèvements sur dépôts pour remboursements de prêts

A la fin du mois, le Chef caissier reçoit du Chef crédit et recouvrement la liste des membres (retardataires, ceux soumis aux prélèvements normaux pour remboursement c'est-à-dire les virements sur salaires ou le yyy) dont le dépôt permet un prélèvement pour remboursement. Il procède, pour chaque membre concerné, au prélèvement sur le dépôt, en respect des normes établies ; il régularise le livret dès que le membre se présente.

12 Clôture de compte

En cas de démission d’un membre, celui-ci se présente avec son livret et sa carte de membre. Le Chef caissier :

➢ établit une fiche de clôture de compte à signer par le membre, à soumettre à la vérification du Contrôleur interne et au visa du Directeur ;

➢ vérifie la position du compte et le vide en tenant compte des prêts et intérêts, des frais de tenue de compte et de clôture ;

➢ remet au démissionnaire le solde et la part sociale;

➢ retire le livret au membre et le classe.

13 Encaissements et décaissements divers

Le Chef caissier se charge des encaissements et décaissements suivants, pour des raison de sécurité ou pour éviter la lenteur du service aux guichets pour les membres :

– les encaissements ou décaissements de sommes importantes ;

– l’encaissement des versements de collectes du yyy, et de prise de fonds ;

– les dépôts et retraits du personnel.

Pour ces diverses opérations, le caissier :

➢ fait établir le bordereau de caisse par le guichetier ;

➢ procède à l’encaissement (ou au décaissement) des fonds ;

➢ signe le bordereau de caisse (et le livret de membre).

NB : pour les retraits importants le Chef caissier devra obtenir au préalable le visa du Directeur.

14 Décaissement pour dépenses de fonctionnement

Sur la base d’une pièce d’imputation comptable signée du Directeur, et/ou d’une liasse de paiement (facture + bon de livraison + bon de commande), le Chef caissier , sur la base des factures, fait la compensation avec la caisse en fin de soirée; le caissier saisit les factures en y apposant le n° de saisie et les renvoie à la comptabilité.

15 Bons de caisse à justifier

Pour un décaissement à justifier, le