Bts Ag

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|et le suivi c’est-à-dire envoi des demandes de co-traitance, envoi des dossiers et suivi des résultats. |

|Objectifs : |

|Réaliser d’un dossier pour répondre à un appel d’offre |

|Trouver les co-traitants potentiels |

|Suivi résultat |

|Environnement informatique (réseau, matériel et logiciels) : |

|Matériel: |Logiciels: |Réseau |

|Ordinateur |Excel |Internet |

|Imprimante |Word | |

|Fax, téléphone |PDF professionnel | |

| |Outlook | |

|Activité |

|Description de l’activité (tâches, méthodologie) : |

|Recherche des appels d’offres : Journaux, Internet (JOUE, MARCHEONLINE, ACHATPUBLIC…) |

|Ou réception par mail, fax ou téléphone des demandes de collaboration |

|Analyse de l’offre : |

|Saisie sur le tableau Suivis d’appel d’offre, la date de la saisi, de l’intitulé du marché, type de marché, la date limite de dépôt de |

|candidature, montant des travaux puis attribution d’un numéro de suivi. Tableau Excel 1 |

|→ Parallèlement ouverture d’un dossier numérique (de stockage) avec numéro attribué au dossier pour télécharger ou recevoir les pièces du |

|marché. Sommaire Ordinateur |

|Ouverture d’un dossier papier (chemise) avec l’impression des pièces du marché = le Règlement de Consultation (RC) et éventuellement le |

|Dossier de Consultation des Entreprises (DCE). |

|Mise en place d’une liste Excel (à partir de l’intitulé du marché) pour l’envoi des demandes de collaboration à partir de l’intitulé du |

|marché. |

|Transmission au Directeur ou à l’assistante de direction pour accord |

|→ Si accord : Saisie du marché dans le tableau Suivi commercial (en attente d’architectes) Tableau Excel 2 |

|→ Transfert du dossier numérique dans le dossier « REPONDU » Sommaire Ordinateur |

|→ Mise à jour du tableau Suivi d’AO (« DATE » accords ou refus) |

|Envoi demande de collaboration : |

|Par mail |

|→ Si pas de réponse au mail au bout d’une semaine, relance par téléphone. |

|→ Si réponde négative ou positif, saisi dans le tableau Suivi des AO les colonnes « ARCHITECTES » (réponses +), « COMMENTAIRE » (réponses |

|-). Tableau Excel 1 |

|Compléter tableau Suivi commercial « ARCHITECTES » |

|→ Mails archivés dans le dossier de stockage correspondant |

|Réalisation des dossiers de candidature |

|Impression dossier type, réalisé à partir de l’assemblage de plusieurs PDF |

|Saisie sur Word des Déclaration de Candidature 2 et 6 (= les DC2 et DC6) et pouvoir |

|et bordereau d’envoi Imprime écran |

|Selon le RC, ajout des documents demandés dans le dossier |

|Contrôle par l’assistante de Direction du dossier |

|Dossier mis en signature pour le directeur après vérification |

|Envoi du dossier de candidature relié |

|Par courrier ou par coursier |

|Réception réponse candidature : |

|Si retenu pour faire une offre : |

|→ Ressortir le dossier en indiquant la date limite pour rendre l’offre |

|→ Envoyer document demandé à l’architecte |

|→ Compléter le tableau Suivi commercial, RETENU ou NON RETENU (et Perdu) |

|→ Compléter le tableau Excel Suivi des offres |

|Si retenu définitivement |

|→ Compléter le tableau Suivi commercial GAGNE