Compte rendu de réunion

Points traités

Résumé

1. Point sur l’organisation de la marche / le déroulement / la logistique

Points positifs :

- Répartition des tâches

🡪

- Organisation/Déroulement :

🡪 Bonne organisation générale, les rôles de chacun étaient bien définis

- Communication: 

🡪 

🡪 

- Travail des étudiants :

Le diaporama réalisé pour le démarchage a bien servi (commission à Léa Nature).

Support bien réalisé.

Points négatifs/à améliorer :

- Communication trop tardive : décision de faire appel à un graphiste ou non a pris trop de temps, du coup la communication a pris du retard.

- Répartition des tâches en amont : il fallait mieux les définir au début. Pauline devait s’occuper de la partie « artiste » mais elle n’a pas pu remplir cette mission, les danseurs ont été pris en charge plutôt par le Collectif.

- Retour des étudiants :

🡪 Ou sont les noirs de LR ?

c’est la question que tout le monde se posait ; la marche a permis de les mobiliser…c’est une réussite.

🡪 

🡪 Pas de communication faite car réalisée pas le Collectif

🡪 Partenariat avec l’IUT non renouvelé : à voir autres années lorsque l’organisation sera plus certaine.

- D’un point de vue de certains danseurs, il leur manquait un espace sur place pour s’échauffer, s’entraîner et le public n’était pas toujours très réceptif et trop loin d’eux.

- Salle Giraudeau trop petite : refus de personnes à l’entrée.

- Logistique :

🡪 Changement  de prestataire tardif (d’AC Evénement à Sono Max)

🡪 Rétroprojecteur de la salle ne fonctionnait pas , pas de télécommande, Sono Max a trouvé une solution, très arrangeant.

- Date du Battle : trop de battles le même jour

- Billetterie : Gestion difficile à gérer pour le Collectif en amont, demande beaucoup de temps

- Restauration : Trop de personnes se sont servis sans demander

- Entracte : 2e entracte pas faite car la finale est arrivée vite, souhait de ne pas « casser le battle » et garder le public jusqu’au bout mais cela a fait défaut à la restauration.

- Parrainage de Lilou : Nous n’avons pas reçu la vidéo demandée. Son parrainage sur le Battle pose question,  le Collectif est partagé sur son rôle. Mais il a été arrangeant pour le training du 1er avril (pas de frais d’hébergement ni de transport, canettes Red Bull données…)

2. Point « humain » (rôle de chacun, effectif, communication entre nous…)

Chacun a trouvé sa place, le rôle de chacun était bien défini. Les étudiants se sont bien impliqués le jour J. Bonne communication entre nous et avec les intervenants extérieurs (agents de sécurité, Sono Max, danseurs…).

- Equipe Cuisine :

Assez nombreuses, bonne gestion. Les filles n’auraient pas pu aider pour autre chose pendant le battle donc la cuisine était un bon moyen de participer malgré le temps passé et le travail fourni.

Le traiteur nous aurait coûté trop cher.

- Equipe Loges :

Les interviews se sont bien déroulées, les danseurs se sont prêtés au jeu.

- Juge (Tarik) :

Mieux que l’année dernière, positif.

- Equipe Billetterie :

Gestion plutôt bonne malgré des refus à l’entrée pour respecter l’effectif à ne pas dépasser. Bonne communication avec les agents de sécurité. Bonne gestion du flux de personnes.

3. Point financier

Bonne gestion du budget, moins élevé que l’année dernière.

🡪 Dépenses : 9 344 € (en 2016 10 500€ environ).

🡪 Fonds propre du Collectif : 673 €

🡪 Subventions : 7500 € dont 3000 € de Fier de nos quartiers (2000 € en 2016)

Bon bilan. Des subventions pourraient être plus importantes pour l’année prochaine (Fier de nos quartiers : 5000 € en 2018 ? et la Réserve Parlementaire : + de 1500 € en 2018 ?)

=> Partenaires privés à chercher.

=> L’espace Encan pourrait être une belle vitrine pour faire des demandes auprès de Toyota par exemple…

4. Points à améliorer / Propositions pour l’année prochaine / Remarques…

- Salle :

Volonté de passer de Giraudeau à l’espace Encan

=> courrier de demande en cours destiné au Maire.

- Organisation du Battle :

Avoir une ou des personnes qui s’en occupent. Impossibilité pour la coordinatrice d’allier secrétariat/coordination des projets et organisation des battles.

- Communication :

🡪 Prévoir un graphiste pour gagner du temps.

🡪 Moins de flyers (1000 au lieu de 2000) et plus d’affiches.

🡪 Pas de nom de crews sur les affiches.

🡪 Voir avec la Mairie pour communication sur les panneaux d’affichage de la Ville (si le battle se passe à l’Encan).

- Billetterie :

🡪 Tarifs à revoir en fonction de la salle et des crews invités

🡪 Vente des places dans un établissement (supermarché ?) et vente en ligne.

- Crews :

🡪 Ouvrir à l’Europe (Angleterre, Portugal, Allemagne…) en fonction du budget

🡪 Voir avec d’autres Battles (Money Time) pour partager les frais de transports des crews.

🡪 Penser à des lignes de transports pratiques et simples

🡪 Réinviter Immigrandz pour remettre leur titre en jeu.

- Sécurité :

🡪 Si le battle se fait à l’Encan, prévoir plus d’agents de sécurité, la protection civile et prévenir les pompiers.

- Restauration :

🡪 Si Espace Encan : pas sûr de pouvoir prévoir une restauration

🡪 Si Giraudeau : voir pour un traiteur pas trop cher pour la nourriture et le Collectif prendrait en charge les boissons.

🡪 Eviter que tout le monde rentre dans la cuisine, faire un système de « passe-plats ». Avoir 2 personnes pour faire la navette cuisine-loges.

- Parrainage Lilou :

Réfléchir à des propositions d’actions (ex : le projet Essaouira).

- Juges :

Voir pour juges RedBull + Lilou

DATES 2018

Dates éventuelles :

- 13/04 : Training et 14/04/2018 : Battle => Préférence pour ces dates

OU

- 20/04 : Training et 21/04 : Battle

=> Dates déjà proposées à Lilou