Compte rendu de réunion

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COMPTE RENDU DE REUNION

Nature de la Réunion: 

Date :

10-06-2020

LA GESTION DES FACTURES NON PARVENUES

Présents : 

Absent et excusé : 

Heure : 15h00– 16h30

Rédacteur :

Président de séance 

Nombre de pages : 02

Liste de diffusion :

• Directeur Général,
• Tous les participants,

Ordre du jour : 

1. Contexte
2. Objectifs
3. Sujets abordés
4.  Actions et décisions
5. Informations  et  Divers 

 OUVERTURE DE LA REUNION

Le Directeur Technique (DT) a tout d’abord remercié l’ensemble des participants pour leur présence. Il a par la suite expliqué le contexte et les objectifs de la réunion et expliquer le déroulement de celle-ci.

Il poursuit son allocution introductive par la présentation des différents points abordés durant la réunion :

• Le contexte;
• Les objectifs ;
• Les sujets à aborder;
• Les actions et décisions retenues ;
• Les divers.

• Le contexte de la réunion: 

La Direction Financière fait face à un nombre important de factures non parvenues. Cet ensemble de factures devrait être fournies par les moyens généraux.  Ce qui entraine un retard au niveau de la comptabilité, les charges ne sont pas comptabilisées à temps. Il y a un déséquilibre au niveau des comptes. Lors d’un contrôle des comptes, l’absence des factures est considérée comme une fraude. 

• Les objectifs

Cette réunion a pour but de :

• D’éviter un grand nombre de factures non parvenues ;
• De permettre une meilleure traçabilité des comptes fournisseurs ;
• De permettre une meilleure organisation de la DAF ;
• D’établir de nouvelles procédures de gestion des factures.

• Les sujets abordés:

• Les justificatifs de paiement dans la zone d’Abidjan ;
• Les justificatifs de paiement pour les équipes en mission ;
• Les procédures d’achat ;
• L’organisation du service Financier.

• Les actions et décisions retenues

• La réception et le contrôle des factures seront uniquement par le contrôleur de gestion ;
• Le contrôleur de gestion et les Moyens Généraux (MG) devront faire un point sur les factures non parvenues ;
• Les moyens généraux devront transmettre toutes les factures à leur disposition au contrôleur de gestion d’ici le vendredi 21 juin ;
• Les factures pour toutes dépenses faites dans la zone d’Abidjan devront être remises à la comptabilité au plus tard trois jours ouvrés après les décaissements ;
• Les factures pour toutes dépenses effectuées hors d’Abidjan ou par les équipes en mission devront être transmises aux moyens généraux par photo (s’il n’y a pas la possibilité de transmettre la version physique) qui les achemineront à la comptabilité. Le tout dans un délai de cinq (5) jours ouvrés.
• Les versions physiques de toutes les factures pour le personnel en mission doivent être transférées sur Abidjan à la fin de chaque par le service courrier ;
• Lorsque l’achat n’est pas immédiatement fait après le décaissement, informer le contrôleur de gestion pour revoir le délai ;
• Toutes les demandes concernant le matériel doivent passer par les moyens généraux ;
• Toute personne qui voudra avancer ses propres fonds pour des achats ou des réparations devra informer les moyens généraux pour validation avant toute opération ;
• Pour le remboursement, Cette personne doit s’adresser aux moyens généraux munie du reçu de paiement. Sans le reçu, le paiement ne sera pas effectif.

• Divers

Les moyens généraux ont soulevé la question des primes d’assurance. Un accent particulier a été mis sur cet aspect.

Il y a urgence pour mettre à jour les primes d’assurance vu le risque humain. Les divergences entre VALSCH et sa banque  sur les arriérés et sur l’échéancier doivent vite régler le plus vite pour éviter le pire.

Conclusion

Les différents sujets évoqués ont pu être abordés et des solutions ont été parallèles ont été trouvées. Les actions mises en place feront l’objet d’une note de service. La réunion s’est ainsi achevée après les derniers mots du directeur technique.