Etude de cas : budget pour un colloque médical

Étudiant 1 :MOUSTAPHA MAIGA[pic 1][pic 2]

Étudiant 2 :KOURA SORO.

Étudiant 3 :IKLIL MAHMOUD[pic 3]

Étudiant 4 :MARIE-CLAIRE MPEGA[pic 4]

Étude de cas Budget d’un événement

CAS N°1 – COLLOQUE MÉDICAL - CONTEXTE

Vous êtes chargé(e) de piloter le budget d'un colloque médical d'une journée au Palais des congrès de Paris. Cet événement réunira 500 participants, avec un prix d'accès unitaire fixé à 260 € par personne. Plusieurs coûts fixes et variables sont identifiés. Votre mission est d'analyser les données fournies, de calculer des indicateurs de performance, et de déterminer le seuil de rentabilité de l'événement.

DONNÉES DE L'ÉTUDE DE CAS :

Coûts fixes :

• Location du Palais des Congrès : 30 000 €
• Intervenants (frais et honoraires) : 20 000 €
• Marketing et communication : 8 000 €
• Mobilier et matériel audiovisuel : 12 000 €
• Personnel d'accueil et de sécurité : 6 000 €
• Assurance événementielle : 1 500 €
• Frais généraux (imprévus, logistique) : 3 000 €

Total coûts fixes : 80 500 €

Coûts fixes d’exploitation :

• Salaire personnel permanent : 2 000 €
• Frais d’immobilisation et fluides : 1 000 €

Total coûts fixes d’exploitation : 3 000 €

Coûts variables :

• Restauration : 15.000 €
• Badges et goodies : 2 500 €
• Suivi post-événement (rapports, vidéos) : 5 000 €

Coûts variables / participant : 22.500 € / 500 = 45 €

Prix d'accès unitaire : 260 € par participant

QUESTIONS À TRAITER :

1. Indicateurs de pilotage budgétaire – 3 pts :

1. Marge brute (Gross Profit) par participant : Quelle est la marge brute réalisée par participant ?

Réponse :260 - 45 =  215 eur

1. EBIT : Quel est l’EBIT global réalisé sur cet événement ?

Réponse : (260 x 500) - (80 500 + 3 000 + 22 500)

= 130 000 - 106 000 = 24 000 eur

1. EBITDA : Quel est l’EBITDA global réalisé sur cet événement ?

Réponse : EBIT=EBITDA = 24K EUR

1. Calcul du seuil de rentabilité – 4 pts :

1. Déterminez le seuil de rentabilité en expliquant les étapes de calcul pour y parvenir.

Réponse :( 80500+3000) / ( 260-45)= 388,37 x 260 =100976,2

100976,2 euro

1. Quel est le nombre de participants nécessaire pour atteindre le seuil de rentabilité ?

Réponse : 388,37 personnes

1. Taux de remplissage minimum : Quel pourcentage de la capacité totale (500 participants) doit être atteint pour atteindre le seuil de rentabilité ?

Réponse : 77,65%

1. Analyse de rentabilité – 3 pts :

1. Si l'événement accueille 450 participants au lieu des 500 attendus, quel serait le résultat d’Exploitation (bénéfice ou perte) ?

Réponse : bénéfice        

1. Optimisation budgétaire – 2 pts :

1. Proposez deux pistes pour réduire les coûts sans compromettre la qualité de l'événement.

Réponse :

• RÉDUIRE LES COUT MARKETING EN PRIVILÉGIANT LA COMMUNICATION DIGITALE ( RÉSEAUX SOCIAUX ,EMAIL )

• RÉDUIRE LES COÛTS DE LA RESTAURATION PROPOSER DES PLATS MOINS CHER

CAS N°2 – ÉLABORATION D’UN BUDGET SOIRÉE DE GALA - CONTEXTE

Vous êtes chargé de d’organiser un dîner de gala pour 300 convives au Musée d’Orsay à l’occasion de la sortie d’un grand parfum.

Identifier les postes de dépenses – 3 pts :

Réponse :

location du musée D’orsay

Intervenants

Service de restauration

animation/ décoration

l’envoie des invitations

service de sécurité et services d’accueil

personnel pour la mise en place

Frais pour les imprévus et logistiques