Manuel D'Organisation Administrative Comptable Et

........................................................................... 6 3.3.1-Règles de base...................................................................................................................................... 6 3.3.2-Tenue de la caisse............................................................................................................................... 7 3.3.3-Protection des disponibilités ......................................................................................................... 7 3.3.4-Emission de chèques ......................................................................................................................... 7 3.3.5-Suivi de la trésorerie et rapprochement bancaire ................................................................ 8 3.4 Les achats de marchandises et de frais généraux .................................................................. 8 3.4.1-Commandes .......................................................................................................................................... 8 3.4.2-Réception des marchandises ......................................................................................................... 9 3.4.3-Réception des factures ..................................................................................................................... 9 3.4.4-Comptabilisation ................................................................................................................................ 9 3.4.5-Règlement.............................................................................................................................................. 9 3.4.6-Traitement des retours de marchandises ..............................................................................10 3.5 Les ventes, prestations de services et les clients ..................................................................10 3.5.1-Commandes ........................................................................................................................................10 3.5.2-Livraisons ............................................................................................................................................10 3.5.3-Facturation ..........................................................................................................................................10 3.5.4-Règlements et gestion des comptes clients ...........................................................................11 3.5.5-Avoirs clients......................................................................................................................................11 3.5.6-Comptabilisation ..............................................................................................................................11 3.6 Inventaire physique ..........................................................................................................................12 3.7 La gestion du personnel et des charges sociales ...................................................................13 3.7.1-Règles de base....................................................................................................................................13 3.7.2-Embauche ............................................................................................................................................13 3.7.3-Etablissements des fiches de paie et charges sociales ......................................................13 3.7.4-Gestion des congés et absences ..................................................................................................14 3.7.5-Sanctions disciplinaires .................................................................................................................14 3.7.6-Gestion des maladies ......................................................................................................................14 3.7.7-Registres obligatoires .....................................................................................................................14 3.7.8-Affichages obligatoires ...................................................................................................................15 3.7.9-Utilisation des véhicules ................................................................................................................15 3.8 La fiscalité .............................................................................................................................................15 3.8.1-La TVA ...................................................................................................................................................15 3.8.2-Exonérations ......................................................................................................................................15 3.9 Le juridique ..........................................................................................................................................16 IV - COMPTABILITÉ INFORMATISÉE ............................................................................................... 16 V - ARCHIVAGE........................................................................................................................................ 17 VI - DELAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS .................................................................... 18

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Avant-propos

Ce recueil des procédures est destiné aux créateurs (entreprises de moins de vingt salariés) afin de les aider dans la mise en place de l’organisation de leur entreprise. Il ne peut être exhaustif et chaque entreprise est tenue d’établir son propre manuel des procédures en fonction de son activité. Il devra faire l’objet d’une mise à jour régulière afin de tenir compte des changements de législation et de l’évolution de l’entreprise.

I – LES OBJECTIFS D’UNE BONNE ORGANISATION ADMINISTRATIVE

Il est important pour une entreprise de mettre en place une bonne organisation administrative et comptable afin de : - ne perdre aucun document - gagner du temps - sauvegarder le patrimoine de l’entreprise - suivre sereinement la gestion de son entreprise - éviter les rappels en matière fiscale et sociale

II - RAPPEL DES PRINCIPES DE CONTROLE INTERNE

2.1 Séparation des fonctions

La comptabilité a une dimension matérielle : elle résulte de toute une série d’enregistrements qui représentent des opérations multiples. La fiabilité d’une comptabilité dépend du système et des procédures de contrôle interne. Les objectifs du contrôle interne sont les suivants :  Prévenir les erreurs et les fraudes  Protéger l’intégrité des biens et des ressources de l’entreprise  Gérer rationnellement les biens de l’entreprise  Assurer un enregistrement correct en comptabilité de toutes les opérations La réalisation de ces objectifs se fera notamment par la séparation des tâches.

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Quatre fonctions peuvent être distinguées au sein d’une entreprise :  Fonction de décision  Fonction de conservation de patrimoine (personnes ayant à leur charge la conservation ou l’entretien des immobilisations, des stocks, des liquidités)  Fonction se rapportant à la comptabilité (enregistrement des flux qui affectent les biens de l’entreprise, des correctifs d’inventaire, et établissement des états financiers)  Fonction de contrôle La distinction de ces fonctions est fondamentale sur le plan du contrôle interne parce qu’une séparation des tâches (impossibilité de cumuler deux de ces fonctions) permet de réaliser un auto-contrôle efficace. 2.2 Définition des fonctions

L’affectation des tâches à chaque personne doit être claire et précise. Cette définition comprend :  la description de la place qu’occupe l’intéressé dans l’entreprise  ses attributions et responsabilités  l’origine des documents qu’on lui transmet  les documents à créer et leur destination La formalisation de ce descriptif est souvent délicate à obtenir dans une PME. 2.3 Enregistrement correct et sans délai des opérations

La comptabilité doit être à jour en permanence. Les procédures utilisées doivent garantir que la comptabilité répond aux critères :  d’exhaustivité : toutes les opérations font l’objet d’un enregistrement comptable  de réalité : tout enregistrement est justifié par une opération  d’exactitude : il n’y a pas d’erreur dans la comptabilisation des montants  de bonne période : chaque opération est enregistrée dans la période à laquelle elle se rattache.

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2.4

Protections matérielles et juridiques

Les biens matériels et immatériels doivent être protégés d’une manière efficace contre le vol, la destruction, les pertes, les intempéries. Les protections sont matérielles (magasin fermant à clef, caisses enregistreuses, machine à affranchir, coffres, …) ou juridiques (assurances, clauses de non concurrence, contrats, …)

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