Manuel de procédures administratives, comptables et financières applicables a l'exécution nationale

de gestion. Il n’est toutefois pas statique mais transitoire et sera mis à jour périodiquement pour tenir compte de l’évolution des procédures en vigueur. DEFINITION ET PRINCIPES DE BASE DE L’EXECUTION NATIONALE : 1.1 On entend par exécution nationale le mode opérationnel concerté par lequel le pays bénéficiaire assume la responsabilité de la gestion et de la réalisation des programmes et projets appuyés par le PNUD (Décision 92/22 du Conseil d’administration en date du 26 mai 1992). 1.2 On entend par gestion et réalisation, l’achat et la fourniture de tout apport nécessaire à un programme ou un projet, ainsi que leur transformation en « produits ». 1.3 Dans sa résolution 47/199 du 22 décembre 1992, l’Assemblée générale a réaffirmé que « l’exécution nationale devrait être la norme pour les programmes et projets appuyés par le système des Nations Unies, compte tenu des besoins et des capacités des pays bénéficiaires ». 1.4 Si l’objectif premier de l’exécution nationale demeure le renforcement des capacités nationales et la durabilité des acquis, ses principes fondamentaux sont :

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1- Respect des règles et règlement du PNUD, lorsque le bureau du pays du PNUD fournit des services d’appui 2- L’exécution nationale d’un programme ou d’un projet appuyé par le PNUD, suppose que le Gouvernement fasse preuve d’un intérêt et d’une volonté d’assumer la responsabilité de la gestion du programme ou du projet et qu’il existe des capacités nationales de gestion (technique, administrative et financière) appropriées. A cet effet, une évaluation des conditions de démarrage des agences de mise en œuvre est réalisée par le PNUD avant le démarrage des activités du projet ; lorsque l’évaluation révèle que ces capacités sont insuffisantes, le PNUD prévoit un plan de renforcement de capacités qui est intégré au plan annuel de travail.;

3- Les structures nationales désignées pour la mise en œuvre des projets/programmes doivent être directement concernées par les activités retenues ; 4- L’agence de mise en œuvre est responsable devant le Représentant Résident et l’Administrateur du PNUD de la gestion technique, financière et administrative des projets/programmes. La délégation du pouvoir du Représentant Résident à l’agence de mise en œuvre exige l’obligation de rendre compte par cette dernière. 5- Les ressources du PNUD doivent être gérées suivant les procédures administratives et financières contenues dans le manuel de procédures mis à disposition des projets et programmes 6- La gestion des projets et programmes doit être basée sur les résultats ; c’est une approche stratégique du PNUD qui met l’accent sur l’atteinte de résultats lors de la planification et de la mise en œuvre des projets et programmes. 7- Les principes d’équité, de transparence, d’économie et d’efficacité doivent conditionner l’utilisation des ressources. 8- Les engagements financiers du PNUD aux programmes et projets se font sur la base de la revue des performances et des résultats des années précédentes. 9- Tous les biens appartenant au projet restent propriété du PNUD jusqu’à ce qu’ils soient formellement cédés. 10- Chaque année, les projets appuyés par le PNUD font l’objet d’un audit externe 11- L’équipe de mise en œuvre des projets qui comprend le personnel recruté et le personnel mis à disposition (Coordonateur national de projet, chargé de projet) est évaluée chaque année sur la base d’une grille de performances. Par ailleurs dans le cadre du NEX, une agence des Nations Unies peut agir comme agent de réalisation, une lettre d’accord entre le gouvernement et l’agence des Nations Unies est signée dans ce cas conformément à l’annexe 1. Le gouvernement peut solliciter le PNUD pour apporter un appui dans la fourniture des services spécifiques (formation, recrutement, achats, etc…). Dans ce cas une lettre d’accord d’appui à la fourniture des services est signé entre le PNUD et le Gouvernement conformément à l’annexe (Annexe 3). Ce manuel, conçu sous forme de modules et largement inspiré des procédures du PNUD, est 3

un outil de travail permettant aux responsables chargés de la réalisation des projets et programmes appuyés par le PNUD de répondre aux exigences d’une gestion à la fois efficiente, transparente et conforme aux pratiques internationales. Il a pour objectif de fournir les directives et orientations en vue de la mise en œuvre des activités du projet. Ces directives se rapportent aux aspects suivants :      La Gestion des achats et des contrats La Gestion des ressources humaines La Gestion des voyages et formation La Gestion financière et comptable Le Suivi, évaluation et audit

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I - Gestion des Achats et des Contrats

Pour tout achat l’expression des besoins doit être exprimée par le service utilisateur par le biais d’une requête dûment approuvée par la direction du projet. Cette dernière doit s’assurer que la demande formulée cadre avec le programme de travail, et contribue directement ou indirectement à la réalisation des objectifs du projet. a. Pour tout achat dont la valeur dépasse mille dollars E.U (1.000$), l’achat direct peut être fait mais il faudrait néanmoins s’assurer de la compétitivité des prix. Pour tout achat entre 1,000$ et 10,000$ le projet doit impérativement lancer une consultation auprès d’au moins trois fournisseurs. La même demande de prix doit être adressée à tous les fournisseurs et sur cette demande toutes les informations nécessaires doivent être mentionnées : Quantité, nature, prix, performance, délai de livraison, garantie, etc. b. Tout achat de biens ou de services dont le montant est supérieur à dix mille dollars (10.000$) et inférieur à trente mille dollars (29,999$) doit nécessairement faire l’objet d’un appel d’offres. c. Pour tout achat de biens ou de services situé entre trente mille dollars (30,000$) et cent mille dollars (100,000$), l’appel d’offres ouvert est obligatoire au niveau du marché national et/ou international. Par la suite, l’analyse des offres sera soumise à l’approbation du Comité Local du Marché (CAP) au niveau du PNUD. d. Pour tout achat supérieur à 100,000 $, l’appel d’offres est ouvert au niveau international et l’attribution du marché se fait par le Comité local du Marché du PNUD local, et sera par la suite soumis par la suite au Comité ACP du Siège à New York. e. Les demandes de prix peuvent être adressées par courrier ou déposées chez le fournisseur contre décharge qui sera versée dans les dossiers du projet. Une date limite d’acceptation des offres des prix doit être mentionnée sur la demande. f. A la réception des offres, le projet doit les examiner dans les meilleurs délais. Le prix est le principal critère de sélection. Il n’est pas l’unique critère de sélection. Les performances, les garanties, la disponibilité, les services après vente sont autant des critères déterminants si la différence entre les offres de prix demeurant inférieure à 15%. Le choix retenu doit être approuvé par au moins deux personnes et une note écrite justifiant ce choix et signée par le Directeur du projet, doit être versée dans les dossiers du projet. g. Un bon de commande, signé par le Directeur du projet, doit être transmis au fournisseur. Ce bon de commande doit faire référence à la demande et à l’offre de prix. Il doit également mentionner la quantité, le prix unitaire et le prix total et éventuellement la remise accordée par le fournisseur. Le bon de commande doit également mentionner l’adresse à laquelle les biens commandés doivent être livrés. h. En même temps que s’effectue la livraison des biens, le fournisseur doit remettre l’original d’un Bon de Livraison qui mentionne l’ensemble des biens livrés. Une commande peut faire l’objet de deux ou plusieurs Bons de livraison si cette livraison est étalée dans le temps. Le Directeur du projet ou toute autre personne concernée par cette acquisition doit signer le bon de livraison suivi de la mention « Conforme au Bon de Commande N°… du …. ». Le bon de livraison doit être versé dans les dossiers du projet et une copie signée doit être remise au fournisseur. L’agent payeur ne peut en aucun cas signer un bon de livraison. 5

i. Une copie du bon de livraison signée doit être attachée à la facture finale transmise pour paiement. Les prix mentionnés sur la facture doivent être identiques à ceux mentionnés dans l’offre de prix et dans le bon de commande. Toute modification doit faire l’objet de l’accord préalable et justifié du projet. j. Le service financier du projet procède au paiement de la facture après vérification de la conformité avec le bon de commande, et le bon de livraison. Toute facture soumise au paiement doit porter les coordonnées du fournisseur, la date d’envoi, le N° du compte courant bancaire, le N° du registre du commerce et le cachet de fournisseur. Les articles et les prix ne doivent être ni rayés ni surchargés. L’utilisation des effaceurs est strictement interdite. k. Les offres reçues doivent être fermées et porter la mention « Ne pas Ouvrir : Offre de prix pour…. ». Toute offre de prix reçue après la date limite mentionnée dans la demande de prix est automatiquement rejetée. Le fournisseur doit être informé par écrit que son offre n’a pas été examinée en raison de la date limite retenue. l. Le responsable administratif du projet doit ouvrir un dossier spécial pour les achats dont le montant