Révisions sur la communication écrite BTS GPME2

FICHES DE REVISIONS COMMUNICATION ECRITE

BTS GPME 2

Activité qu’il nous reste à voir/faire pour cette matière :

• Chapitre 6 : activités  8 – 9 – 10 -11 (28/02 + 20/03)
• Chapitre 7  (optionnel) : activité 1 ok - activités 2 et 3 = 28/1- activité 4-5-6-7 = 16/01 et 07/02
• Chapitre 10 : travail collaboratif ( 24/10 + 20/02 + 28/02 )

Fiche 1 : La Charte Graphique

Définition :
La charte graphique est un document qui regroupe l'ensemble des règles d'utilisation des signes graphiques constituant l'identité visuelle d'une organisation (logo, couleurs, typographie, etc.). Elle assure la cohérence visuelle des communications d'une entreprise.

Importance :

• Permet de maintenir une uniformité visuelle dans tous les supports de communication.
• Renforce l'image de marque de l'entreprise.
• Facilite la reconnaissance par le public.

Éléments d'une charte graphique :

• Logo : Règles d'utilisation (tailles minimales, espaces autour).
• Couleurs : Palette principale et secondaire (codes RGB, CMJN).
• Typographie : Polices de caractères autorisées (pour titres, textes).
• Images et illustrations : Style d’images (photos, illustrations) à utiliser.

Exercice pratique :

• Créer un modèle de document (ex. : lettre d'entreprise) en appliquant les règles de la charte graphique.

Fiche 2 : Création de Courrier et Modèle de Courrier (Word)

Les bases de la mise en page :

• Marge : Généralement 2 à 3 cm.
• Alignement : Texte justifié ou aligné à gauche pour plus de lisibilité.
• Espacement : Entre les paragraphes, avant et après les titres.

Création de modèles de documents :

• Utilisation des styles (titres, sous-titres, texte normal) pour automatiser la mise en forme.
• Insertion de la charte graphique (logos, couleurs).

Étapes pour créer un modèle dans Word :

1. Ouvrir un nouveau document.
2. Personnaliser la mise en page.
3. Créer des styles personnalisés (pour les titres, sous-titres, etc.).
4. Insérer des éléments fixes comme le logo.
5. Enregistrer comme modèle (.dotx).

Exercice pratique :

• Créer un modèle de courrier commercial avec en-tête, date, corps du texte, signature, et pied de page.

Fiche 3 : Le Diaporama Charté et Modèle de Diaporama

Création d'un diaporama conforme à la charte graphique :

• Conception visuelle : Application des couleurs et typographies de la charte.
• Mise en page : Organiser les diapositives de façon à ne pas surcharger les informations.

Étapes pour créer un modèle de diaporama :

1. Choisir une mise en page (titre, texte, image).
2. Appliquer les couleurs et polices de la charte graphique.
3. Enregistrer comme modèle de présentation.

Exercice pratique :

• Créer un modèle de présentation pour un projet interne avec diapositive de titre, diapositive de contenu, et diapositive de conclusion.

Fiche 4 : Le Formulaire et le Publipostage

Création d'un formulaire :

• Types de champs : Texte, cases à cocher, listes déroulantes.
• Utilité : Automatisation de la saisie d'informations (ex. : formulaire d'inscription). Limite les erreurs.

Étapes pour créer un formulaire dans Word :

1. Activer l’onglet "Développeur".
2. Insérer les contrôles de formulaire (texte, liste déroulante, case à cocher).
3. Protéger le formulaire pour éviter les modifications involontaires.

Le publipostage :

• Définition : Technique permettant de personnaliser des documents en série (courriers, étiquettes) à partir d'une base de données.

Étapes pour réaliser un publipostage :

1. Créer un document principal (lettre type).
2. Lier à une source de données (tableau Excel, base de données).
3. Insérer des champs de fusion (nom, adresse).
4. Lancer le publipostage pour générer des documents personnalisés.

Exercice pratique :

• Créer un formulaire de satisfaction pour les clients.
• Réaliser un publipostage pour envoyer des lettres personnalisées.

Fiche 5 : La Note de Service, Note d'Information

Définition :
La note de service est un document interne qui informe les employés sur un sujet précis, donne des instructions ou rappelle des règles. Elle a une fonction directive.

Différences avec la note d'information :

• Note de service : Donne des consignes et est souvent impérative.
• Note d'information : Informe sans imposer de directives.

Structure :

1. En-tête : Identité de l'entreprise, titre ("Note de service"), date.
2. Objet : Résume le sujet de la note.
3. Corps : Développe le contenu avec des consignes ou informations.
4. Conclusion : Instructions finales ou contacts pour plus d’informations.

Exercice pratique :

• Rédiger une note de service pour annoncer une nouvelle procédure interne.

Fiche 6 : Le Compte Rendu et Le Rapport à Usage Interne

Le compte rendu :

• Définition : Document qui relate les faits ou événements survenus lors d’une réunion ou d’une rencontre professionnelle.

Structure d'un compte rendu :

1. Introduction : Objet et contexte de la réunion.
2. Déroulé de la réunion : Chronologie des points abordés.
3. Conclusion : Résumé des décisions ou actions à entreprendre.

Le rapport à usage interne :

• Définition : Document plus formel qu'un compte rendu, il présente une analyse ou des recommandations à l'intention des supérieurs ou des équipes.

Structure d'un rapport :

1. Introduction : Problématique et objectif du rapport.
2. Analyse : Développement des points.
3. Conclusion : Synthèse et recommandations.

Exercice pratique :

• Rédiger un compte rendu d'une réunion de projet.
• Rédiger un rapport sur l'avancement d'un projet interne.

Fiche 7 : Le Papier en-tête, Lettre de Relance, Communiqué de Presse

Papier en-tête :