Procédure d'achat

SECTIONS

DESIGNATION DES TRAVAUX

Tout les demandeurs

• Expression des besoins.

Approvisionnement ; Logistique et Maintenance

• Etablissement du planning prévisionnel d’achat compte tenu du budget prévisionnel et des consommations constatées lors des précédents exercices ;
• Analyse des besoins ;
• Gestion documents fournisseurs ;
• Demande de prix aux fournisseurs ;
• Préparation cahier de charges ;
• Analyse des offres de prix ;
• Pv d’ouverture des plis « marché » ;
• Préparation de tableaux comparatifs ;
• Passation des commandes;

 Magasin

• Réception des articles & fournitures livrés par les fournisseurs ;
• Sortie d’articles vers les demandeurs  ;
• Stockage des articles ;
• Tenue de l’inventaire du magasin (fiches de stocks) ;
• Etablissement de prévisions-besoins ;
• Tenue de la comptabilité-matières ;
• Edition des états de stock.

Budget et Comptabilité

• Gérer les engagements (comptabilisation des engagements) ;
• Suivi de la consommation budgétaire ;
• Comptabilisation des factures ;
• Imputation aux coûts de l’unité d’oeuvre ;
• Participation aux inventaires du magasin ;
• Contrôle/valorisation des stocks.

Contrôle de Gestion

« Chef d’unité de gestion de ressources »

• Contrôle des articles : quantités et prix ;
• Vérification : Factures, BL, BR,BC….. ;
• « à prendre en charge » à apposer sur factures après contrôle de conformité ;
• Contrôle de l’existant en stock et des consommations ;
• Participation aux inventaires des articles en stock ;

• Analyse des écarts au niveau des stocks.

Paiement et recettes

• Vérification des pièces de règlement ;
• Règlement des fournisseurs ;
• Enregistrement

Opérations

Service demandeur

Magasinier

RAF

Comptable

Commis budgétaire

Directeur

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1. Le service demandeur établit un Bon d’approvisionnement « BA » visé après acceptation de la quantité par le Directeur du centre, il l’établisse en trois exemplaires destinés à :

• Le RAF  (dossier de contrôle) ;
• Magasinier (disponibilité de la demande) ;
• Le service demandeur pour l’archivage.

1. Le magasinier consulte l’état de stock : en cas de non-disponibilité de marchandise et suite des besoins des autres services demandeurs, il établit une demande d’achat (DA) en 3 exemplaires :

• Le commis budgétaire : s’assure de la validité de la demande, Reçoit visa de Directeur du centre pour le déclenchement de l’achat (devis fournisseurs et tableau comparatif);
• RAF pour archivage ;
• Magasinier pour archivage.

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                       V

          Non              

               non                  Oui

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