Rapport-Stage-1Ère-Année-Bts Sp3S

pes de mesures de protection :

- Tutelles - Mandat Spécial dans le cadre de la sauvegarde de justice

- Curatelles - Mesures d’accompagnements

Remarque : le choix de structure pour l’attribution d’une mesure reste à la discrétion du juge.

2. Public concerné.

Le service est habilité à prendre en charge tous les publics majeurs, quel que soit leur type de ressources, leur catégorie socioprofessionnelle, ou leur lieu de résidence (que ce soit en établissement, en logement individuel ou encore chez un membre de leur famille) sur tout le département.

Actuellement chargé de près de 900 mesures, le service des tutelles fonctionne grâce à une bonne répartition des tâches entre ses personnels, notamment entre les secrétaires et les délégués, indissociables l’un de l’autre.

3. Organisation du service. (cf. annexe 1)

Le service tutélaire est composé de différents professionnels, ayant chacun des tâches spécifiques, tels que :

- Le Directeur : il est chargé des relations avec les autres instances de la mutualité. Il a, en outre, une mission de contrôle, notamment du budget et assure le suivi des frais de gestion tutélaires.

- Le Sous Directeur : chargé des mesures de protection, il est le spécialiste des questions d’ordre juridique.

- Un chef de service : responsable adjoint du sous-directeur, il le remplace au besoin, encadre l’ensemble du service, s’occupe de l’organisation interne ainsi que de la gestion informatique et budgétaire du service.

- Une assistante de direction : elle est chargée de seconder le sous directeur dans les démarches administratives et juridiques et enregistre les nouveaux dossiers (inventaire, extrait de naissance,…).

- Un service comptabilité : chargé de la gestion des comptes des protégés et de leur patrimoine financier, de toutes les opérations sur compte, de l’édition des comptes de gestion,…, il s’occupe des dépenses et des recettes et surveille les potentielles anomalies. Ce service est constitué par un chef comptable et deux secrétaires comptables.

- Douze délégués : ils sont chargés de la protection des personnes et de la gestion de leur patrimoine.

- Quatre secrétaires : assistantes des déléguées, leur rôle est de faciliter le travail des délégués en assumant « l’administratif ». Chacune d’elle assiste trois délégués.

- Une standardiste.

I. Activité : la gestion du courrier.

Si les délégués ont pour mission d’assister et/ou de représenter les protégés dans tous les actes de la vie quotidienne (cf. annexe 2), les secrétaires ont pour rôle de les seconder.

Pour ce faire, elles sont notamment chargées d’assumer la gestion du courrier, à savoir :

- la réception ;

- l’ouverture ;

- la transmission ;

- la saisie ;

- la mise sous pli ;

- l’affranchissement ;

- le classement ;

- l’archivage.

1. Réception, ouverture et transmission.

A tour de rôle, chaque secrétaire, y compris la secrétaire de direction, est chargée de la réception, l’ouverture et la transmission du courrier entrant.

Cette organisation permet une répartition équitable de cette tâche pour le moins chronophage.

En effet, le nombre de mesures dont le service tutélaire a la charge étant considérable, c’est par centaines qu’affluent, au quotidien, les courriers.

Afin de gagner du temps, l’ouverture du courrier se fait à l’aide d’une machine placée dans un local, lui-même situé derrière l’accueil.

Ceci fait, la secrétaire s’installe à son bureau, munie de tous les courriers, afin de s’atteler au tri. Afin qu’elle puisse mener à bien cette tâche, dans des conditions de travail adéquates, le service des tutelles s’est employé à fournir à chacune un espace de travail suffisant.

Elle va apposer, sur chaque document reçu, un tampon datant sa réception avant de le glisser dans une pochette (nominative) à l’attention du bon destinataire.

Enfin, elle remettra à chacun la pochette le concernant.

Remarque :

Pour s’assurer du bon destinataire, la secrétaire a accès à une base de données informatique liant chaque protégé au délégué suivant son dossier.

Par ailleurs, toute facture est transmise au service comptabilité qui, après saisie, se chargera de la transmission au délégué concerné.

2. Saisie, mise sous pli et affranchissement.

Dans son rôle d’assistante, la secrétaire a notamment pour mission de saisir tous les courriers émanant des délégués, qui les déposent dans des bannettes placées sur des étagères à proximité des secrétaires.

Selon le délégué, ceux-ci sont préalablement plus ou moins rédigés. A charge donc de la secrétaire d’en saisir l’essence et de la transcrire de la façon la mieux appropriée.

Professionnels, ces courriers sont évidement dactylographiés sur papier à en-tête.

Afin de les identifier et de les classer aisément, des références y sont incluses. Ces références sont composées d’éléments tels que la date et l’heure de saisie ainsi que les initiales de la secrétaire (exemple : 20110526-105001-CM → saisi le 26 mai 2011 à 10h50mn et 01 seconde par Carine Martelli).

Chaque courrier saisi sera ensuite intégré dans le parapheur du délégué. Ce parapheur lui sera amené, pour signature, en fin de journée.

Le délégué, après signature, restituera son parapheur à sa secrétaire qui fera une copie de chaque document avant d’effectuer la mise sous pli puis l’affranchissement.

Remarque :

Si certains courriers sont standardisés, tels que ceux informant l’environnement du protégé de la mesure de protection dont il fait l’objet, ils sont cependant toujours nominatifs.

3. Classement et archivage.

Tous les documents photocopiés par la secrétaire, ainsi que tous les documents saisis ou reçus, seront intégrés dans le dossier du protégé concerné.

Pour simplifier de futures consultations, chaque dossier comprend diverses pochettes thématiques :

- EDF-GDF ;

- téléphonie ;

- logement ;

- achats-factures ;

- banque ;

- redressement judiciaire-dettes ;

- mesure (dans cette pochette se trouve l’original de la mesure judiciaire) ;

- identité (livret de famille, par exemple) ; …etc…

Par ailleurs, les documents très importants, tel que la décision judiciaire, sont numérisés, par la secrétaire de direction uniquement, et conservés dans une base de données interne.

Cette gestion électronique de documents (GED) garantit la protection du document contre les éventuels sinistres, d’une part et, d’autre part, assure la confidentialité, tout le monde n’ayant pas accès à ce fichier.

Les documents n’étant plus utilisés couramment sont archivés dans un local fermé à clefs afin d’en protéger l’accès.

CONCLUSION

La gestion du courrier est une activité essentielle au sein du service des tutelles. En effet, les usagers étant placés sous protection judiciaire, les délégués sont tenus de rendre des comptes au juge des tutelles. Aussi, il leur faut garder trace de toute action, de tout contact et de toute transaction menée avec ou pour le protégé.

Par ailleurs, dans un souci de suivi de dossiers, il est essentiel de tout y intégrer afin de pouvoir consulter, au besoin, les démarches accomplies, ou encore les échanges établis.

Ayant participé à toutes ces tâches, j’ai eu l’occasion d’améliorer ou d’acquérir certaines compétences en rapport avec le diplôme que je prépare.

Ainsi, j’ai eu l’opportunité de mettre en avant mes qualités rédactionnelles