Écritures comptable / processus d'achat

Chapitre 13

Passer et suivre les commandes

Comprendre le contexte

1. Pourquoi Rimo’graphie doit-elle suivre de près son approvisionnement en papier ?

L’entreprise doit suivre de près son approvisionnement en papier pour éviter les ruptures de stock. Le papier étant la matière première principale, toute rupture de stock implique un arrêt de la production et induit l’incapacité pour l’entreprise de satisfaire la demande de ses clients, ce qui peut être préjudiciable en termes de résultat commercial (risque de départ des clients vers la concurrence), financier (perte de chiffre d’affaires) et d’image. L’entreprise doit donc toujours être livrée des bons produits, dans les bonnes quantités et dans les délais.

2. Quels éventuels problèmes peuvent surgir après la passation des commandes ?

Les problèmes susceptibles de survenir après la passation des commandes sont :

– les retards de livraison,

– les mauvaises livraisons (dues aux erreurs de référence ou de quantité),

– l’absence de livraison.

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Travail à faire

1. Observer le système de passation de commande

1. Dans quelle étape du processus d’achat se trouve Mme Bardot lorsqu’elle passe une commande ?

2. Précisez si le type de réapprovisionnement mis en place dans l’entreprise pour les achats de papier est adapté. Justifiez.

3. Vérifiez, à l’aide de la méthode des 20/80, que les commandes de papier Torraspapel méritent un suivi très rigoureux.

Excel + commenter le diagramme de Pareto

4. Mettez à jour les indicateurs pour l’année N. Commentez :

Excel : Calculer l’évolution entre N-1 et N et commenter

1. Pourtant, Mme Bardot prend des risques : lesquels ?

2. Calculer le coût moyen des stocks de papier

5. À l’aide d’un tableur, calculez le coût de stockage du papier Torraspapel selon le nombre de commandes : au moins 1 à 36 commandes par an.

1. Complétez le tableau débuté par Mme Bardot. (excel)

2. À l’aide de vos calculs précédents et de votre tableau Excel, comparez le nombre de commandes et le coût de stockage en N–1 puis en N. Que remarquez-vous ? Proposez une explication.

3. Calculez, au vu du coût de stockage, le nombre idéal de commandes annuelles.

excel

4. Mme bardot propose de commander désormais le papier deux fois par mois. Qu’en pensez-vous ?

3. Calculer le stock d’alerte

6. Selon les éléments à votre disposition, calculez le stock minimum, le stock de sécurité et le stock d’alerte.

Excel

7. Dans combien de jours allez-vous passer la prochaine commande ?

Excel

8. Compte tenu du rythme de deux commandes par mois, calculez la quantité de feuilles à acheter.

Excel

9. Mme Bardot a validé vos calculs. Elle précise néanmoins qu’il vous faudra contrôler physiquement les quantités en stock au moins une fois par an. Justifiez ce contrôle.

10. Évaluez quel serait le stock d’alerte.

Excel

4. Passer et suivre une commande

11. À l’aide de votre PGI, passez la commande de papier (à faire dans PGI)

Faire le lien avec la réponse à la question 8 et passer une commande portant sur 7 lots de 5 000 feuilles de papier Torraspapel.

Il s’agit de la référence 148616 (voir annexe 3 du chapitre 12, page 176 du livre élève) dont le prix d’achat est de 197,50 €.

Pour commander 35000 feuilles, il faut commander 7 lots de 5000 feuilles. Attention, le prix d’achat porte sur 1000 feuilles. La quantité est donc de 35.

Une remise de 7% apparait automatiquement puisqu’il s’agit d’une condition négociée avec le fournisseur Torraspapel.

12. Quel paramétrage pouvez-vous prévoir dans votre PGI pour ne pas oublier de passer les commandes ?

La fiche « Articles » permet de paramétrer le stock minimum (soit 12 308) et le stock d’alerte (soit 15835). Lors des sorties de stock, si le stock d’alerte est atteint, une alerte sera émise.

13. À l’aide de votre tableur, créez un outil de suivi des commandes.

Excel

Cet outil doit permettre de :

– planifier les dates de commandes,

– enregistrer les quantités commandées,

– détecter les éventuels retards de livraison,

– constater les erreurs de livraison.

14. Rédigez un compte-rendu de vos travaux à l’attention de Mme Bardot.

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Corrigé des applications

Application 1 – Améliorer la procédure de passation de commande et le suivi

1. Proposez des solutions à tous les incidents et anomalies signalées.

Salarié

Exposé des faits

Solutions

Paul

(production)

« J’avais demandé au chef d’équipe, Marc, de commander de la colle et des hélices en urgence. Au bout de 2 jours d’attente, j’ai interrogé Marc qui m’a dit d’aller voir Jean-Pierre, seul à passer les commandes. »

Demander au chef d’équipe de refuser de prendre oralement des commandes.

Indiquer à Paul (et à tous les salariés de la production) l’identité du collaborateur chargé des commandes.

Paul

(production)

« Je suis allé voir Jean-Pierre, il prétend que personne ne lui a demandé de commander de la colle et des hélices. »

Créer un document spécifique pour des demandes d’achat qui sont ensuite transmises au responsable achats.

Jean-Pierre

(services achats)

« Je ne veux plus passer de commande si on ne me remet pas une demande d’achat bien formalisée ; j’ai mis ces documents à disposition sur l’intranet. »

Rappeler que des documents spécifiques existent pour les demandes d’achat.

Éventuellement, éditer ces documents et les mettre à disposition à côté des postes de travail (au cas où l’accès à Internet n’est pas instantanément possible).

Juliette

(comptabilité)

« Je reçois des factures de fournisseurs que je ne peux pas payer parce que je n’ai pas les bons de commande pour les vérifications avant le règlement. »

Mettre en place une procédure d’acheminement des documents de la chaîne commerciale si nécessaire.

Informer toutes les personnes concernées de cette procédure.

Marc

(production)

« Les commandes passées chez le fournisseur Dupontail arrivent toujours avec 2 jours de retard et cela bloque toute la production »

Rencontrer le fournisseur pour analyser ce retard.

Augmenter le stock de sécurité et/ou le stock d’alerte, le cas échéant.

Changer de fournisseur.

Envisager de changer les dates de commandes pour anticiper le retard systématique en commandant 2 jours plus tôt si les relations avec ce