La Face Cachée Du 5S

r le savoir-faire technique: le comment faire; l'autre sur le savoir managérial : le pourquoi faire. La popularité récente du 5S provient de l'intégration de ces 2 approches: la compréhension des règles y va de pair avec leur intégration dans nos comportements. Quoi de plus logique alors que de demander aux utilisateurs d'écrire eux-mêmes les règles qu'ils utilisent, la conséquence en sera "initialisation d'un processus de progrès permanent.

3 - QU'EST CE QU'UN PROCESSUS DE PROGRES PERMANENT ?

Le 5S s'avère être une bonne méthode pour réaliser une amélioration durable d'un environnement mais c'est aussi et surtout le camp de base de l'efficacité d'une entreprise. A la fois participatif pour l'ensemble des salariés et responsabilisant pour chacun d'entre eux, le 5S permet de mettre en œuvre de la productivité latente là où il y avait désordre et indifférence. • Une démarche quotidienne et générique :

Pourquoi ne pas traduire une évolution ponctuelle (aménager un espace physique) en une démarche quotidienne et générique destinée à se poser des questions sur les raisons des dysfonctionnements, des mécontentements? Formaliser cette réflexion (réunion quotidienne de 5 minutes avec ses collègues par exemple) ne peut que nous aider à formaliser aussi les problèmes rencontrés. • Un système de résolution de problèmes :

Si nous ajoutons à cette réflexion un système de résolution des problèmes, nous pouvons alors parler d'un processus visant à trouver tous les jours des améliorations pérennisables. Nombre d'idées sont mises à l'écart du simple fait de l'inexistence d'un support pour les exprimer: cahier de remarques, étiquettes pré-imprimées pour y écrire le dysfonctionnement rencontré... Nombre de ces imprimés existent mais ne sont pas placés au bon endroit (entreposés dans le bureau du chef au lieu d'être disponibles sur un présentoir avec un stylo au centre de l'atelier par exemple). Pour être nommé progrès permanent, un système doit donc comporter les moyens d'exprimer les idées mais aussi proposer aux individus le chemin à suivre pour la mise en place de solutions: système de plans d'actions, allocation d'un budget pour essai des solutions potentielles... • Un guide :

Mais avant tout, un système de progrès permanent doit être un guide dans les thèmes à aborder. Lorsque je prends ma voiture pour aller à un endroit, j'ai aussi besoin d'une carte me donnant les différents itinéraires possibles. Dans le cas de l'entreprise, le progrès permanent doit être guidé par une « priorisation» de thèmes: comment, par exemple, améliorer la planéité de nos pièces? Comment réduire notre temps administratif de 4 heures? Comment faire fonctionner cette machine pendant une semaine sans interruption?..

4 - LA REUSSITE DU PROJET : L'ADHESION

L'application identique de règles collectives de fonctionnement exige leur formalisation sur le lieu même de leur utilisation ainsi que le consensus des différentes personnes impliquées. Ces personnes découvriront alors des potentialités de progrès insoupçonnées jusqu'ici si chacune admet de se remettre en question. Quand un projet 5S est lancé, l'adhésion est difficile. Mais très rapidement les applications se multiplient, la confiance et la satisfaction se renforcent dans chaque service et quand le projet a pris son essor, c'est la surprise: le résultat est bien supérieur à ce que l'on pouvait espérer. L'adhésion au projet s'opère donc par la réalisation de multiples actions dont l'ensemble constitue une tendance générale malgré le fait qu'elles soient déconnectées les unes des autres. Réparer le pied tordu du bureau est déconnecté du rangement de l'armoire proche du bureau qui est lui-même déconnecté de la mise en commun de l'archivage des fournitures de bureau au sein du service. Et pourtant, l'ensemble de toutes ces actions offre en résultat un département où on vit et travaille mieux car le résultat en est un gain de place et un environnement propre et harmonisé.

5 - COMBIEN DE TEMPS FAUT-IL POUR AVOIR DES RESULTATS ?

Lorsque les personnels impliqués commencent à comprendre l'intérêt du consensus et du partage des savoirs, on peut parler de début de changement culturel. Il n'y a pas de durée prédéterminée pour voir apparaître ces changements, néanmoins une période de 6 mois semble être un minimum pour une prise de conscience des progrès potentiels et pour voir apparaître des comportements différents: écoute des idées d'autrui, analyse basée sur les faits et non plus sur des arguments, réflexions sur l'intérêt collectif d'une suggestion et non plus recherche de pouvoir individuel...

6 - COMMENT DEBUTER UN PROJET 5S ?

• Attribuer un lieu spécifique :

l'attribution d'un lieu spécifique à la coordination du projet 5S permet de symboliser la manière collégiale dont les décisions sont prises. les indicateurs visuels affichés dans ce lieu sont du type «Résultats d'audits d'avancement du 5S », «Cumul des actions engagées» ou «Présence aux réunions ». Ils renforcent la cohérence des groupes entre eux. • Mettre en place des espaces pilotes :

Comme toute démarche de changement culturel, la mise en oeuvre du 5S se doit de rester très pragmatique. l'initialisation du projet ne doit donc concerner que quelques groupes. Ces espaces pilotes sont sélectionnés dans l'entreprise en fonction de la diversité de leurs métiers, fonctions, contraintes et processus pour accentuer l'effet d'apprentissage dont nous allons parler maintenant. • Former collectivement :

Chaque groupe ne trouvera sa cohésion que par un apprentissage collectif, c'est la raison pour laquelle la formation aux 5S doit impérativement faire participer l'ensemble des acteurs concernés. les participants ne sont plus des spectateurs attentifs mais acteurs du changement. Cette période de formation est cruciale car elle est le début du travail d'appropriation du 5S par ses futurs utilisateurs.

7 - COMMENT ENTAMER LA DEMARCHE SUR LES ESPACES SELECTIONNES ?

• Un challenge à relever :

Chaque groupe doit se questionner sur l'utilité d'une démarche 5S. Trouver un objectif par espace permet à chaque groupe de renforcer son esprit d'équipe par un challenge à relever: trouver n'importe quelle information en moins de 15 secondes, réduire la surface occupée de 20 % pour accueillir un nouveau produit, supprimer 50 % de l'utilisation de papiers, avoir tous les outils nécessaires à moins de 2 mètres du poste de travail... • Un espace délimité :

Chaque groupe doit aussi déterminer sa zone de responsabilité en délimitant physiquement son territoire. Au même titre que les jeunes d'un quartier new-yorkais ont la rue pour terrain de basket, l'équipe va faire connaître son «aire de jeu », le but est double: - Montrer les limites de ses responsabilités. - Créer un sentiment de culpabilité à quiconque outrepasserait les règles puisqu'elles sont formulées par un groupe social. • Utiliser les visuels :

Une présentation visuelle de tableaux de bord d'avancement permet aux acteurs de faire un point permanent des difficultés rencontrées ainsi que des principales réussites. Autant un certain formalisme dans la présentation de ces tableaux doit être imposé pour les rendre cohérents entre eux, autant une totale liberté de design peut être laissée aux équipes chargées de les utiliser ultérieurement. Mais deux facteurs concourent à une bonne utilisation de ces tableaux : -la participation de toute l'équipe à leur réalisation Un système d'animation cohérent avec les informations qu'il contient (par exemple le nombre d'appels en attente à un standard téléphonique ne doit pas être comptabilisé toutes les heures mais affiché en temps réel au milieu du local des standardistes).

Chaque partie du tableau 5S est dédiée à un sujet donné tel la présentation de l'équipe et de son territoire, la présentation des améliorations apportées (sous forme de photos «avant/après ») ou encore la récupération des idées individuelles pour permettre au groupe 5S de les traiter d'un commun accord. Enfin, une partie de ce tableau est dédiée à un «auto-audit» dans lequel l'équipe va juger de ses propres progrès. Cela reflète bien la mise en pratique d'un autre mode de management nommé «management de proximité ».

8 - 5S : 5 THEMES POUR UN EFFICACITE ACCRUE

A- SEIRI : DEBARRAS Le débarras ne consiste pas à tout jeter mais à comprendre quels sont les éléments tout juste utiles au travail à réaliser et à ne garder que ceux ci. En triant les acteurs vont découvrir ce qui manque, ce qui fait double-emploi. Ensuite, le groupe s'interrogera sur son mode de fonctionnement car des éléments jugés utiles par chaque individu, à titre personnel, sont alors considérés comme redondants. La vision de l'équipe prendra le pas sur l'individualisme de chacun: redondance des archivages individuels plutôt que mise à disposition