Gestion De Stock

- les quantités, minimum à détenir (stock de sécurité) par médicament sont bien en stock ;

- - les calculs de consommation moyenne mensuelle sont effectués à

Chaque trimestre ;

- les inventaires prévus sont effectués dans les temps.

ü Par le service de l'audit interne qui vérifiera la qualité du travail effectué par le gérant, par des contrôles réguliers pour s'assurer de l'exactitude et de la rigueur avec lesquels sont tenus les outils de gestion. Un contrôle inopiné de quelques fiches de stock choisies au hasard est un excellent moyen de vérifier si les quantités physiquement en stock correspondent aux quantités inscrites sur les fiches de stock.

1' Par des équipes externes de supervision ou d'audit.

I.14 Données recueillies par entretien et observation directe

Ces informations sont recueillies soit par entretiens avec les vendeurs des dépôts de médicaments soit par observation directe des locaux.

L'entretien est réalisé à l'aide d'un guide d'entretien dans lequel est programmé 20 questions fermées. Ces questions sont les suivantes :

- Existe-t-il des procédures écrites ?

- Existe t-il dans le dépôt une liste des médicaments de référence pour les EPS de niveau 3 LNME?

- La méthode d'estimation des besoins est-elle bonne ? périodicité ? calcul ?

- Existe t-il un rangement correct des produits (FIFO, ordre alphabétique ou groupe pharmacologique)

- Le suivi des produits hors usage (abîmés, périmés) est-il documenté ? - Existe-t-il une fiche de stock pour chaque article ?

- Les fiches de stock sont-ils à jour ?

- Existe-t-il des inventaires ?

- Les résultats de l'inventaire sont notés en rouge sur les fiches de stocks par produit ?

- La quantité moyenne de produits consommés est-elle calculée ?

- Existe-t-il des ruptures de stocks ?

- Existe-t-il des surstocks ?

- Les stocks sont-ils valorisés ?

- Existe-t-il un système de réapprovisionnement rapide ?

- Existe-t-il des rapports sur la gestion des médicaments?

- L'attente est-elle longue ?

- L'emballage des médicaments est-il correct ?

- Existe-t-il un registre pour l'enregistrement des ventes ?

- Le dépositaire établit-il une facture après vente ?

Les réponses sont oui ou non. Le nombre de réponses positives permet d'apprécier la qualité du stockage et des ventes.

L'observation directe consiste à visiter le lieu de stockage des médicaments et vérifier les aspects suivants :

- Superficie, espace (par rapport à la quantité de médicaments à stocker) ;

- Hauteur ;

- Aération et éclairage ;

- Matière et état de la toiture ;

- Protection et sécurité ;

- Propreté ;

- Température ;

- Frigos ;

- Source d'énergie ;

- Etagères ;

- Armoires.

En vue de solutionner les problèmes identifiés, nous formulons des recommandations sous forme d'objectifs opérationnels. Pour atteindre ces derniers, il est nécessaire de mener un certain nombre d'activités.

> Objectif 1 : IEC/CCC (Information - Éducation - Communication / Communication pour le Changement de Comportement) en vue augmenter la demande (c'est à dire la prescription) en médicaments génériques à la pharmacie IB de HOGGY.

o Activité 1.1: Organiser des réunions de sensibilisation dans chaque service médical ou chirurgical dans le but d'amener les prescripteurs à prescrire beaucoup plus de médicaments génériques ;

o Activité 1.2 : Organiser des séances d'EPU (enseignement post universitaire) portant sur l'efficacité et le coüt des médicaments génériques par rapport médicament de marque

o Activité 1.3 : Diffuser largement les conclusions des travaux scientifiques sur les génériques existants.

o Activité 1.4 : IEC envers les populations sur le rapport coût-efficacité des médicaments génériques.

> Objectif 2 : Adopter une méthode de sélection appropriée afin que l'essentiel des médicaments demandés par les prescripteurs soit disponibles.

o Activité 2.1: Mettre en place un comité de médicament chargé de dresser la liste restreinte adaptée aux besoins de l'hôpital en médicaments.

o Activité 2.2: Organiser des séances de travail périodiques (2 ou 3 fois an) du comité de médicament pour réviser la liste des médicaments.

o Activité 2.3 : Commanditer une étude en vue de connaître les médicaments les plus fréquemment prescrits dans la structure et d'en préciser le volume.

> Objectif 3 : Améliorer certaines pratiques de gestion des stocks concernant le stockage et la vente de médicament.

o Doter la pharmacie IB de locaux mieux adapté (plus aéré, plus large, avec climatisation ou à défaut ventilation)

o Equiper la pharmacie IB de quatre machines à calculer et un ordinateur dans lequel sera installé un logiciel de gestion de stocks de médicament.

o Procéder à une réorganisation du système de travail de la pharmacie IB.

o Former les dépositaires de la pharmacie en système de gestion des stocks.

La mise en pratique planifiée et rationnelle de ces recommandations passe nécessairement par un plan d'action dont l'élaboration exige la participation de l'autorité administrative de l'hôpital, mais aussi de tous ceux qui interviennent dans le système d'approvisionnement et de gestion des stocks de médicaments, à quelque niveau que ce soit.

C'est pourquoi, le projet de plan d'actions qui suit, devra être validé au cours d'une réunion ou toutes les parties prenantes seront conviées.

I-Définition de stock

C'est l'ensemble des marchandises, des matières ou fournitures, des déchets, des produits semi-oeuvrés, des produits finis, des produits ou travaux en cours et des emballages commerciaux qui sont la propriété de l'entreprise. On peut identifier cinq grandes catégories de stocks :

A°Les approvisionnements : constitués par les matières premières ou les produits semi-finis(composants, pièces) en provenance des fournisseurs. Ces stocks se situent en amont de la production.

b)