Secrétaire-Assistante

et en responsabilité, elle doit faire preuve de capacités d’adaptation, son champ de connaissance de l’entreprise s’est étendu, elle doit pouvoir renseigner sur un produit, les prestations offertes… De nouvelles compétences s’imposent donc, en particulier dans le domaine des technologies de l’information et de la communication. C’est pourquoi, afin de revaloriser l’image de la secrétaire, la terminologie utilisée a été modifiée, on parle d’assistant(e) mais dans la pratique on emploie aussi bien secrétaire ou qu’assistant(e) pour un même profil.

Les fonctions d'Assistant(e) de Direction s'articulent autour de trois pôles d'intervention :

La communication, l'organisation, la documentation.

Le rôle de l'Assistant(e) de Direction se situe en amont de la prise de décision qu'il (elle) vise à faciliter, et en aval pour permettre sa mise en œuvre.

Suivant les fonctions dévolues à son directeur, l'Assistant(e) de direction est amené(e) à collaborer au sein d'un département financier, juridique, communication, ressources humaines, etc.

I- ORIGINES DU METIER DE SECRETAIRE

La fonction de secrétaire remonte au temps des pharaons. A cette époque, on trouvait déjà des secrétaires. Ce sont des scribes, instruits et qui savent écrire.

Au XIXème siècle, le métier de secrétaire était surtout exercé par des hommes. Rares étaient les personnages, même importants, qui savaient lire et écrire. Le secrétaire était donc l’homme de confiance érudit " qui était attaché à une personne de haut rang pour rédiger et transcrire des lettres et des dépêches officielles " (Petit Robert). Celui-ci savait lire et écrire et le faisait au nom de son patron.

Il faut attendre la fin du XIXème siècle et l’invention d’une part de la machine à écrire, puis d’autre part du téléphone pour assister à une évolution significative du métier. Avec ces inventions, on remarque une nette féminisation du métier, et, dès le début du XXème siècle, la majorité des postes de secrétaires sont occupés par des femmes. De nos jours, rares sont les hommes qui exercent encore ce métier.

La forte expansion de ce métier va de pair avec l’expansion économique de l’après-guerre et le développement des métiers de bureau.

En 1959, XEROX met sur le marché son premier photocopieur de bureau et commence alors pour la fonction de secrétaire une nouvelle ère.

Dans les années 70, l’informatique a une place royale dans les entreprises et permet un traitement plus rapide des informations de masse : comptabilité, paie, fichiers divers.

C’est l’âge d’or des métiers administratifs, car les besoins sont très importants, et ceux qui font des études administratives ne connaissent guère les problèmes de chômage.

Jusqu’au milieu des années 80, le poste de secrétaire reste un poste très traditionnel : il est tel qu’on l’imagine et la secrétaire est recrutée d’après des critères de sélection assez subjectifs : le temps du professionnalisme n’est pas encore là.

Ensuite, c’est l’entrée en force de la bureautique dans l’entreprise avec les micro-ordinateurs et surtout le traitement de texte.

Tous doivent s’y mettre et il s’agit d’être opérationnel rapidement après une formation ou un stage accéléré.

Après une période d’adaptation plus ou moins mal vécue, le micro-ordinateur et les nouveaux logiciels, de traitements de textes, de tableurs, de PAO, de bases de données, etc., donnent un nouvel élan au poste de secrétaire.

Et aujourd’hui on peut affirmer bien fort, le métier de secrétaire n’est pas mort ; il a simplement pris un nouveau virage. La nouvelle secrétaire a aujourd’hui la possibilité d’évoluer et de devenir une assistante, aux visages multiples, véritable pilier de l’entreprise moderne.

II- EVOLUTION DU METIER 1- Définition de l'emploi métier Assistante de DirectionL'assistante de direction est le bras droit de son patron. Elle le décharge de toutes les tâches administratives, organise ses journées, ses voyages, assure son secrétariat personnel, élabore son courrier à partir de ses consignes. Elle est également chargée d'organiser les réunions de travail: elle prépare les dossiers, s'occupe à prévenir les personnes concernées et assiste à ses réunions de travail pour en assurer les compte rendus. L'assistante de direction peut également s'investir dans l'organisation de salons. Elle peut aussi être amené à utiliser une ou plusieurs langues étrangères, voire à en faire sa spécialité comme la secrétaire trilingue capable de rédiger et de s'exprimer en deux langues étrangères. L’assistante de Direction Peut également encadrer et former une équipe de collaborateurs ou être responsable du suivi budgétaire du serviceElle a un rôle d'organisation des différentes actions menées par la direction.

Sa très bonne maîtrise des outils et des techniques de communication (informatique, Internet, logiciels de PAO…) lui permet de gérer la tenue des réunions d'entreprises et la réalisation de leurs comptes-rendus. Elle fournit à la direction ses documents de travail qu'elle met à jour, si besoin est. Pour obtenir ce poste, elle doit avoir un bon esprit de synthèse, des qualités d'organisation et de discrétion et maîtriser parfaitement la langue française ainsi qu'une ou plusieurs langues étrangères. a- Conditions d'exercice au métier assistante de directionL'emploi/métier s'exerce en étroite collaboration avec le supérieur hiérarchique. Il nécessite de gérer simultanément les activités en cours et les demandes nombreuses (téléphone, visites) provenant de l'entreprise, de l'extérieur ou du chef hiérarchique.

Les horaires sont généralement réguliers. L'activité peut nécessiter des déplacements occasionnels. b- Expérience requise pour la formation assistante de directionCet emploi/métier est accessible directement à partir de formations de niveau III (BTS de secrétariat, CFPA...) et de niveau II (licence ou maîtrise) accompagnées de la connaissance d'une ou plusieurs langues étrangères. L'accès indirect est possible avec des formations de niveaux V et IV (BEPC, CAP sténodactylo, Bac professionnel) lorsqu'elles sont complétées par une expérience confirmée de plusieurs années dans les techniques du secrétariat. Dans le secteur public, l'emploi/métier est accessible par concours sous certaines conditions de recrutement et de niveau de formation.Les entreprises recrutent de plus en plus souvent au niveau baccalauréat:

* Le Bac pro secrétariat est préparé en deux ans après le BEP métiers du secrétariat

Le Bac techno STT spécialité action communication administratives, * L'accès au poste d'assistante de direction est presque toujours soumis à la possession d'un diplôme de niveau égal ou supérieur à deux années d'études après le Bac, * Le BTS Assistant de direction est la formation la plus appropriée, * Le BTS Assistant secrétaire trilingue convient lorsque des compétences supplémentaires en langues sont demandées. c- Logiciels utilisés dans la formation Assistante de direction :Microsoft Office, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access, Microsoft Project, Adobe Acrobat. d- Principales activités concernées * Réalisation de toutes les opérations nécessaires au fonctionnement d'une unité, aux relations internes et externes et à l'organisation du temps. * Traitement des dossiers confiés, en liaison avec la direction. * Rédaction et frappe de documents divers en fonction des directives données. * Préparation des réunions et déplacements. * Constitution et mise à jour des dossiers. * Traiter les contacts du responsable : gestion du planning, des déplacements, filtrage des interlocuteurs ; transmettre en interne et en externe les décisions et informations pertinentes. * Instruire des dossiers : constitution et synthèse des documents. * Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions, rencontres, manifestations nationales et internationales. * Concevoir et mettre en forme des supports de réunions, séminaires. * Établir des comptes-rendus de réunion et des relevés de décision. * Constituer et gérer un fonds documentaire administratif. * Exploiter et alimenter les bases de données relatives au domaine d’intervention. * Rédiger des courriers et des documents administratifs. * Mettre en place des modes de classement et d’archivage accessibles à tous. * Encadrer, le cas échéant, une équipe de secrétariat.

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e- Compétences techniques de base

* Rassembler, mettre en forme (tableaux de bord, graphiques...), les différents travaux de secrétariat du service.

* Assurer à la demande du hiérarchique, la totalité du traitement d'informations particulières (frappe, mémorisation sur ordinateur, diffusion...).

* Rédiger des notes ou correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites.

* Réceptionner le courrier et les