Communication Interne

forme d’instrumentalisation de la communication, au cours de laquelle elle se pense moins comme relation que comme mise en œuvre d’actes ou de séries d’actes ».

Plusieurs stratégies peuvent être mises en œuvre. Parmi celles-ci, on peut citer :

➢ la communication ;

➢ la participation ;

➢ la facilitation ;

➢ la négociation ;

➢ la manipulation ;

➢ la coercition.

II- LES FONCTIONS DE LA COMUNICATION INTERNE

1- La circulation de l’information

Le besoin d’information est capital chez le salarié. Par conséquent, une entreprise, telle qu’elle soit, doit mettre en place un dispositif qui facilite les échanges d’informations. Trois types d’informations peuvent être identifiés dans l’entreprise : les informations descendantes, les informations ascendantes et les informations latérales.

- Les informations descendantes

Elles désignent les ordres, les consignes, les données stratégiques, les notes de service, les directives transmises d’un niveau hiérarchique supérieur à un niveau hiérarchique inférieur. En d’autres termes, il s’agit d’informations directement liées aux relations hiérarchiques. C’est ce qui explique sans doute que ce type d’information existe dans toutes les entreprises.

- Les informations ascendantes

Elles partent de la base et leur rôle est d’informer la direction. Ce type d’information permet de connaître l’état d’esprit des salariés, leurs états d’âme, leurs craintes, leurs angoisses, leurs espoirs, leurs attentes, leurs propositions, … Ces informations ascendantes participent du dispositif d’écoute du personnel.

- Les informations latérales

Elles désignent la communication qui doit s’établir entre des collègues d’un même service ou de services différents. Elles rendent possibles la confrontation et les échanges d’idées. Elles permettent également aux salariés de l’entreprise de dissiper leurs malentendus, de mieux se connaître, de mieux se comprendre et, par conséquent, de constituer un groupe solide, solidaire.

2- La gestion de la hiérarchie

Dans beaucoup d’entreprises, la communication interne a une fonction managériale. Il s’agit de mettre en œuvre un travail de sensibilisation, d’explication et parfois de formation à l’endroit des cadres afin de susciter leur implication et la bonne circulation de l’information. En effet, en tant que relais de l’information ascendante et descendante, l’adhésion de la hiérarchie est nécessaire pour atteindre les objectifs alloués à la communication interne.

3- La préservation d’un climat social apaisé

Les salariés d’une entreprise ont toujours besoin d’exprimer leurs opinions ou attentes sur les conditions de travail, d’hygiène, de sécurité, sur les rémunérations, l’organisation du travail, les avantages sociaux, l’évolution des carrières, etc. Au lieu de laisser cette initiative aux syndicats, il appartient à la communication interne de prendre en charge les salariés, de développer des actions visant à préserver un bon climat social et de répondre à leurs attentes en matière d’information et d’expression.

Les tâches délicates

La communication interne intervient également quand l’entreprise souhaite communiquer à son personnel des décisions importantes (licenciements, sacrifices financiers). Par exemple, elle sera chargée de préparer, d’annoncer et d’accompagner les plans sociaux.

4- La construction du sentiment d’appartenance

La communication interne permet de fédérer le personnel. Cette condition est nécessaire pour construire une équipe soudée, solidaire et qui partage un réel sentiment d’appartenance à l’entreprise. C’est elle qui édictent les règles et les pratiques pour motiver les salariés et leur donner une image forte et valorisante de l’institution.

III- LES OUTILS DE COMMUNICATION INTERNE

1- Les moyens oraux

La parole est le moyen de communication le plus naturel et le plus immédiat. En plus d’être simple et efficace, elle permet de construire de véritables relations humaines. Plusieurs moyens oraux permettent de véhiculer la communication interne.

a) La communication de contact

Ce concept désigne la disponibilité, la présence consciente et organisée du responsable parmi ses collaborateurs. En d’autres termes, il s’agit de la communication orale informelle (échanges cordiaux) développée dans les couloirs de l’entreprise.

b) L’entretien individuel

L’entretien est une technique qui s’impose dans le cas où la situation met en évidence des difficultés relationnelles ou nécessite un accord. La situation de face à face est un puissant outil de management et doit être privilégiée. Elle a l’intérêt d’instaurer une communication directe, un dialogue qui est une occasion de mieux se connaître, de recueillir des informations ascendantes, etc. La conversation, l’entretien individuel, l’entretien d’embauche, l’entretien d’appréciation, la négociation, l’entretien de résolution de conflit sont des formes d’entretien.

L’entretien individuel est une conversation formelle entre un cadre et un subordonné dont le but est de l’accueillir, de l’évaluer, de l’informer ou de recueillir son avis sur un changement de situation (poste, service, unité, etc.), une promotion, une démission, etc.

c) La réunion

La réunion est à privilégier quand on veut faire assimiler une information à un groupe, lorsqu’il s’agit de travailler sur un problème précis ou d’avaliser une décision. Echanger, converger et instaurer un processus de communication est déjà difficile à deux. La situation est beaucoup plus compliquée dans le cadre d’une réunion. Dans tous les cas, les réunions doivent être utilisées dans les cas déjà identifiés et avec parcimonie.

La réunion d’information, la réunion de travail et la réunion de prise de décision sont les types de réunion les plus utilisés.

La réunion d’information est destinée à transmettre des informations (sur la vie de l’entreprise, d’un service ou d’une catégorie de personnel) et à susciter des réactions immédiates. Elle concerne en général tout le personnel de l’entreprise.

La réunion de travail est une rencontre entre certains membres du personnel pour étudier un problème (recherche de solutions à un problème technique, commercial, d’organisation, social – comité de rédaction, cercle de qualité, etc. –). Elle aide à mettre en commun, à réguler les échanges, à préciser les points obscurs, à orienter le travail et à rendre compte des recherches ou éclaircissements spécifiques. Pour qu’elles soient efficaces, elles doivent se tenir avec un nombre limité de participants (3 à 5 participants).

La réunion de prise de décision collégiale regroupe généralement plus d’une dizaine de participants. Pour la réussir, il convient de s’entretenir, au préalable, avec toutes les personnes concernées par la décision et sa mise en œuvre concrète pour obtenir des avis, prendre en compte les objections, etc.

d) Le séminaire ou la conférence

Le séminaire est une réunion qui dure souvent plusieurs jours. Il s’agit de réunir certains collaborateurs, afin de les informer sur un sujet concernant la vie de l’entreprise. De par sa durée et la nature des relations qu’il permet d’instaurer, le séminaire crée une ambiance propice aux échanges.

La conférence est un exposé effectué par un cadre de l’entreprise ou un consultant et qui porte sur un sujet intéressant tout ou partie du personnel.

2- Les moyens écrits

L’écrit est le premier support de la communication interne. Il rend crédible une information (« les paroles s’en vont, les écrits restent »). Plusieurs supports peuvent être identifiés.

a) La note d’information

Elle contient des consignes, des directives, des instructions, des explications ou des informations diffusées par la hiérarchie à un public déterminé. Elle est un moyen de communication opérationnel qui doit toujours préciser à qui elle est destinée.

b) Le journal d’entreprise

C’est un support d’information spécialement conçu pour le personnel. Son objectif principal est de motiver et de fédérer le personnel. Il sert également de lien entre les membres du personnel et peut créer chez eux, un sentiment d’appartenance à l’entreprise.

c) La boîte à idées

C’est une boîte placée dans un ou plusieurs endroits de l’entreprise et dont le but est de recevoir les réflexions et les suggestions du personnel. C’est un moyen