Gestion Du Temps

âche dans des limites temporelles réalistes : un début et une fin. Et attention aux fausses limites du genre « ça je peux le faire plus tard » / « ça c’est pour demain ».

Application : pour la prise de RDV on indique souvent une date, une heure de début et un lieu, il faut aussi indiquer un temps imparti. Selon la loi de Parkinson, l’entretien sera mené en fonction de ce temps imparti, à condition qu’il soit réaliste. Idem pour les réunions, il faut indiquer une durée aux participants. Cela vaut aussi pour la vie privée du manager, vie privée qui est capitale pour son efficacité dans l’UC, elle doit être protégée, les WE doivent être consacrés à soi et la famille, non au travail.

B / Loi de Pareto

20% de notre travail donne 80% de nos résultats. Avec donc un minimum d’investissement on obtient un bon résultat, voilà une bonne nouvelle pour le manager. Le revers est que si on veut atteindre les 100% il va falloir produire les 80% d’efforts manquants, situation propre au perfectionniste qui se consacre à fond à une fraction de son travail.

La loi de Pareto montre qu’avec une concentration maximale des moyens et des capacités intellectuelles du manager sur les bonnes questions (comment, pour qui…), l’objectif peut être atteint en grande partie.

Parallèle : un père de famille et son fils profitent d’avantage d’une partie de cartes d’un ¼ h, qu’un DVD Disney de 2h qu’ils regardent sans se parler…

C / La loi des cycles

Le travail est une succession de cycles : des tâches qui ont un début, un déroulement, une fin. Et que l’on travaille vite, mal, lentement, efficacement, à minuit il est minuit pour tout le monde.

Différentes attitudes face aux cycles :

Les handicapés du début | Ceux qui remettent toujours à plus tard. A l’image de l’étudiant qui n’est jamais ponctuel et qui traîne à commencer ce qu’on lui a commandé (une fiche mission de stage par ex, peut facilement nécessiter 3 semaines d’hésitation (ou de flemme)). |

Les handicapés du déroulement | Commencent un cycle (une tâche) et se perdent à en entamer d’autres. Ou ceux qui ne connaissent pas précisément la nature du résultat à atteindre et appréhendent mal la fin de la tâche. |

Les handicapés de la fin | Les fignoleurs. Un perfectionniste peut même recommencer entièrement un cycle pour être sûr d’une meilleure qualité. |

Un cycle doit être bouclé. La recette est de bien visualiser le résultat final et la méthode pour atteindre le résultat. L’objectif stable du cycle (le résultat à atteindre) est l’élément stable du cycle.

Application : on dit à un individu « allez faire du café ». Machinalement il met en route la cafetière et est satisfait de son action. S’est il posé les bonnes question : quel café ? pour combien de personne ? pour quand et où ? Le manager a tendance à agir de même : agir sans réfléchir, tout de go, sans véritablement s’interroger sur le produit fini de l’action.

III TECHNIQUES POUR MIEUX GERER SON TEMPS

A / Définir l’urgence et l’importance des tâches

B / La planification

Pas de planification = bouchées doubles, heures supplémentaires, débordements.

Le manager doit planifier une tâche ou une mission. Il peut s’aider d’outils basiques comme le diagramme de Gantt (cf cours management de projet). Tout planning doit être flexible pour permettre des moments de perte ou de gain de temps. Il doit également visualiser les ressources, le coût réel des différentes étapes.

C / Dire non

* A son patron

Il faut former son patron. Ne pas dire sèchement NON mais OUI MAIS.. Trop de managers répondent immédiatement aux demandes de leur supérieur sans expliquer à celui ci qu’ils sont en fin de cycle d’une tâche. Dire « Oui, je peux vous voir mais dans une vingtaine de minutes » ouvre la porte à la négociation. C’est au supérieur de décider. S’il insiste c’est en toute connaissance de cause.

* A ses collaborateurs.

Règle de proximité : le manager ne doit jamais « fermer » la porte de son bureau. Toutefois il doit aussi savoir dire NON à ses collègues, ce qui peut s’avérer nettement plus difficile que de dire NON à son supérieur. En effet, le collaborateur sollicite sur le ton du bavardage et se montre moins dangereux que le supérieur, c’est pourtant un voleur de temps redoutable. Là aussi c’est le OUI MAIS qui s’impose ouvrant aussi à la négociation.

* A ses clients.

Il faut rester disponible pour le client, le respecter, mais aussi se faire respecter de lui. Mettre au point un système de répondeur ou un secrétariat fiable.

D / Déléguer

Cf cours sur la délégation.

E / Les méthodes de travail

Standardiser

Il faut trouver une manière unique de traiter les tâches à répétition : débuts de lettre identiques, marche à suivre pour la rédaction de rapports, création de documents qui conviendront au plus grand nombre.. La méthode permet un gain de temps puisque ce sont les tâches routinières sont par définition plus rapides que celle qui exigent expérience et réflexion.

F / L’E-Mail

* Ne l'ouvrir qu'une fois par jour, et prendre l'habitude de ne manipuler un papier ou un fichier-courrier qu'une fois (transmettre tout de suite, répondre, jeter ; pour les mél: répondre-tout-de-suite, retransmettre, jeter-vider-la-corbeille, classer, imprimer-classer) -

* Affectez des priorités en lisant (ou faites le faire par votre secrétaire) : annotez, transmettez...

* Economisez le temps de vos destinataires (inscrivez "inutile de répondre", "pour info", faites des résumés en tête des rapports,...)

* La bureautique offre beaucoup de possibilités