La Gestion Du Temps

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• Manque d’organisation personnelle.

• Incapacité de dire “Non”.

• Interruptions - téléphone.

• Interruptions - visiteurs personnels.

• Périodes d’inactivité – retards et pauses.

• Trop de choses en même temps.

• Stress et fatigue.

• Travail, travail, travail, jamais de détente

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3- Stratégies pour gérer votre temps

Après avoir identifié les obstacles, vous pouvez commencer à les contourner. Les stratégies suivantes vous permettront de surmonter ceux de la page précédente.

Fixez des objectifs

Assurez-vous que vos objectifs sont :

• Spécifiques

• Mesurables

• Réalisables

• Réalistes

• Fixés dans le temps

Ordre de priorité

Parmi vos tâches, lesquelles devriez-vous :

• Effectuer

• Déléguer à quelqu’un d’autre.

• Remettre à plus tard.

• Rayer de votre liste.

Eliminez ce qui est urgent :

• Occupez-vous des tâches qui ont des conséquences à court terme

• Accomplissez le maximum de bonne heure

• Fixez des dates limites pour les tâches qui doivent attendre.

Organisez

Utilisez un agenda ou un logiciel pour noter vos tâches et rendez-vous.

Apprenez à dire “NON”

Evitez d’accepter des choses que vous n’avez pas le temps de faire.

Acceptez le fait que vous ne pouvez pas tout faire.

Assurez-vous que vos engagements correspondent bien à vos buts et objectifs.

Mettez à profit votre temps d’attente

Effectuez de petites tâches pendant que vous attendez, comme par exemple lire ou écrire votre courrier.

Considérez le temps pendant lequel vous attendez comme du “temps gagné”, non du “temps perdu”.

Concentrez-vous sur une chose à la fois

Consacrez votre énergie à la tâche en cours.

Eliminez les interruptions. Prévoyez des plages horaires où vous ne répondrez pas au téléphone et ne recevrez pas de visiteurs.

Ne perdez pas de temps à penser à toutes les autres choses qui doivent être faites.

Période de temps optimale

Quelle est la tranche de la journée où vous êtes les plus productif : matin, soir, tard dans la soirée ?

Prévoyez d’effectuer les tâches les plus difficiles au moment où vous êtes le plus productif.

Fêtez vos succès

Fêtez la réalisation de vos objectifs, afin de maintenir un bon équilibre entre travail et détente dans votre existence.

Vous devriez vous récompenser vous-même lorsque vous finissez une tâche ou un projet.

4 - Quels outils, quelles techniques pour améliorer la gestion du temps

Le pendulage

Cette méthode, est fondée sur le chronométrage, permet d’évaluer la moyenne de temps nécessaire à l’exécution de travaux administratifs répétitifs. Le pendulage est utilisé pour fixer des normes de travail. Il consiste à évaluer le temps moyen nécessaire pour l’exécution d’une tâche. Un exécutant expérimenté est choisi pour effectuer, à allure normale, une série de tâches de même nature.

Temps d’exécution moyen d’une tâche = temps global/nombre de tâches

Le pendulage permet de fixer des normes de travail et d’organiser le travail. Le temps d’exécution moyen d’une tâche étant adopté comme standard de temps, le responsable peut, en ménageant les temps de repos nécessaires :

• estimer le temps global nécessaire pour un travail donné et de la planifier,

• évaluer le nombre d’employés à affecter à une activité,

• déterminer les moyens supplémentaires à envisager : augmentation de l’effectif, des moyen matériels.

L’auto-analyse continue

La mesure des temps permet de découvrir les temps improductifs et ainsi d’améliorer la productivité. La méthode de contrôle des temps la plus utilisée dans les services administratifs est l’auto-analyse continue. Elle est basée sur l’enregistrement, par l’exécutant lui-même, des opérations effectuées. Elle a pour but de connaître le temps d’exécution normal des opérations confiées à un poste. Elle consiste à calculer les moyennes de temps à partir d’enregistrements effectuées sur des imprimés d’auto-analyse ou d’autopointage.

La planification

Ordonnancer des activités, les planifier, c’est les répartir dans le temps de façon à tenir les délais imposés et à optimiser l’utilisation des moyens : hommes, machines.

La planification définit la situation future d’après les résultats à obtenir, en tenant compte des ressources disponibles en matériels et personnel. Elle se décline en trois étapes :

• Définir les tâches et préciser le délai d’exécution :

o Quel travail à exécuter ?

o Quel volume (nombre de documents…) ?

o Quelle difficulté ?

o De quel délai dispose-t-on ?

o Quel temps d’exécution prévoir ?

• Ordonnancer les tâches : les répartir dans le temps

o Quel outil d’ordonnancement choisir ?

o Comment réaliser la planification ?

o Quelles sont les tâches les plus urgentes ?

o Quelles sont les priorités ?

o Quelles sont les antériorités ?

• Suivre la réalisation et faire face à l’imprévu

o Le planning est-il respecté ?

o Comment faire face aux imprévus : absences, pannes, urgences

La méthode N.E.R.A.C

Fiche pour établir des priorités - Semaine du .../.../... au .../.../...

Activités Durée prévue Important Urgent Décision Quand ? Contrôle

Noter

Dans la colonne "Activités", sans s’occuper de l’ordre chronologique ni être limité par leur durée, on note toutes les activités, toutes les tâches à exécuter durant cette semaine.

Estimer

A chacune des tâches de votre liste, on attribue une durée approximative notée dans la colonne « Durée prévue ».

Réserver

L’estimation des durées ne peut être faite avec certitude : il faut "prévoir large" de façon à réserver du temps pour les imprévus. On considère généralement que 60 % du temps seulement peut être planifié.

Arbitrer

Il faut établir des priorités en se posant pour chaque tâche la question : "Est-ce urgent ou important ? Où simplement urgent ? Est-ce important mais non urgent ?"

Pour chaque tâche de la liste, on complète d’abord les colonnes "Important"et/ou "Urgent" puis on arbitre en complétant les colonnes "Décision" et "Quand ?" ("A faire