Audit des achats fournisseurs

eprise et par des entretiens avec chaque membre du personnel de l’entreprise ayant un rôle dans le déroulement du cycle concerné.

Le but est de connaître la réalité concrète des circuits d’informations et des données depuis l’existence d’une transaction avec un tiers jusqu’à sa saisie comptable et sa restitution dans les comptes. Les entretiens pourront concerner tous les niveaux hiérarchiques.

1. description du cycle achats-fournisseurs »

En ce qui concerne le cycle « achats/fournisseurs », on rencontre dans le cadre d’un bon contrôle interne différents services qui interviennent.

Les services intervenants dans le cycle « achats -fournisseurs »

Services initiateurs de la commande : Ils émettent des « demandes d’achats » dans des limites strictement définies, mais ils ne peuvent les envoyer directement aux fournisseurs.

Service Achats : il établit les bons de commande sur la base soit des demandes d’achat, soit de besoins spécifiques. Il négocie les prix, choisit les fournisseurs et surveille les délais de livraison.

Service Réception : il s’assure de la conformité de la livraison avec la commande.

Service Stocks : il reçoit la marchandise du service « Réception » et fait les enregistrements correspondants.

Service Comptable : il enregistre les factures lorsque celles-ci ont été approuvées.

Service Trésorerie : il met la facture en paiement en s’assurant de son approbation par les personnes compétentes.

Alors on remarque qu’il y a plusieurs services qui peuvent intervenir dans le cycle achats/fournisseurs, mais l'énumération de ces services reste en fonction de l'organisation et de la structure de la société.

L'objectif de déterminer les services intervenants est de pouvoir vérifier la séparation des fonctions l'un des principes du contrôle interne.

On peut donc décomposer le cycle achats-fournisseurs dans lequel interviennent ces services de la manière suivante :

Sélection des fournisseurs

Emission du bon de commande

Réception de la marchandise

Contrôle de la marchandise réceptionnée

Réception et contrôle de la facture

Enregistrement de la dette en comptabilité

Décision de payer

Emission et comptabilisation des titres de paiement

On peut résumer ces différentes étapes du processus d'achat dans quatre grandes phases, à savoir :

• déclenchement de la commande;

• acceptation et traitement des livraisons;

• enregistrements des dettes;

• paiement des factures.

2. Principes comptables relatifs à ces opérations

L’opération d’achat créant une situation réciproque par rapport à l’opération de ventes, on remarquera les similitudes entre les principes comptables relatifs à ces deux types d’opérations. Toutefois, en application du principe de prudence, les charges probables sont constatées, alors que, au contraire, les produits sont constatés uniquement lorsqu’ils sont certains.

Date d’enregistrement des dettes en comptabilité

L’enregistrement des dettes (et des charges qui en sont la contrepartie) s’effectue en général lors de l’exécution du contrat.

En principe, l’achat d’un bien ou d’un service est juridiquement réalisé dès que les parties sont d’accord sur les choses et sur les prix, toutefois ; l’acheteur ne devient redevable du prix et la dette ne devient certaine que lors du transfert de propriété du bien ou de la fourniture de la prestation. En pratique, l’exécution de l’obligation de livrer ou de fournir détermine le moment de la comptabilisation de l’achat ou du service. L’enregistrement peut être fait :

- soit lors de la réception des marchandises ou la constatation du service rendu par une écriture débitant le compte de charge concerné et créditant un compte de régularisation ;

- soit, par simplification, à la réception de la facture établie par le fournisseur, la situation étant régularisée à la clôture de l’exercice lorsqu’un délai existe entre la livraison et la réception de la facture.

Montant à enregistrer

Les charges sont à comptabiliser pour leur montant hors TVA déductible.

Rattachement à l’exercice des charges d’exploitation consommées

Pour la détermination du résultat, les charges doivent être rattachées à l’exercice (ou période) auquel elles correspondent, c'est-à-dire au cours duquel elles sont utilisées ou consommées pour dégager un revenu, et non pas à celui au cours duquel elles se matérialisent (facturation ou paiement).

Il en résulte les conséquences suivantes à la clôture de chaque exercice :

- Les charges ne correspondant pas à des consommations de l’exercice (charges payées ou comptabilisées d’avance) doivent être soustraites des charges de l’exercice par l’intermédiaire du compte de régularisation-actif.

- Les consommations (ou les réceptions de marchandises) de l’exercice non comptabilisés au cours de l’exercice pour des raisons diverses (en particulier, factures non reçues) constituent des charges à payer qu’il convient d’inclure dans les charges de l’exercice par l’intermédiaire d’un compte de régularisation-passif.

- Les charges reportées ne sont pas comprises dans les charges de l’exercice. En effet, elles concernent des services déjà rendus, mais dont les effets doivent se faire sentir sur les exercices ultérieurs. Ces charges reportées sont normalement comptabilisées dans les frais d’établissement et rattachées aux charges d’exploitation par le processus de l’amortissement.

Le rattachement des charges d’exploitation à un exercice, hormis le cas où il s’effectue par le processus de l’amortissement, peut se faire soit par l’inscription au compte du créancier, soit par l’inscription dans un compte de régularisation, soit enfin par l’inscription dans un compte de provision.

3. fonctionnement du cycle achats-fournisseurs

Les développements précédents nous ont permis de décrire les obligations de l’entreprise. L’auditeur est tenu de comprendre en profondeur ces obligations afin de connaître, avant même d’intervenir, les difficultés que peut rencontrer l’entreprise.

Les comptes d'achat:

Le PCGE prévoit les comptes principaux suivants :

611 Achats revendus de marchandises

6111 Achat de marchandises “Groupe A”

6112 Achat de marchandises “Groupe B”

6114 Variation de stocks de marchandises

6118 Achats revendus de marchandises des exercices antérieurs

6119 RRR obtenus sur achats de marchandises

612 Achats consommés de matières et fournitures

6121 Achats de matières premières

6122 Achats de matières et fournitures consommables

6123 Achats d’emballages

6124 Variation de stocks des matières et de fournitures

6125 Achats non stockés de matières et de fournitures

6126 Achats de travaux, études et prestations de services

6128 Achats de matières et de fournitures des exercices antérieurs

6129 RRR obtenus sur achats consommés de matières et de fournitures

← MODALITES DE COMPTABILISATION

Les comptes d’achat de marchandises, de matières premières, fournitures et emballages reçoivent donc à leur débit les montants relatifs aux livraisons juridiquement effectuées par le fournisseur.

Cependant,