Secrétaire, organiser un planning

Après avoir présenté les conditions d’exercice de votre métier et identifié les contraintes, réalisez votre planning de travail pour la semaine à venir. Pour cela, vous tiendrez compte des tâches habituelles que vous avez à effectuer dans le cabinet et de celles qui doivent être gérées avant la fin du mois. Vous tiendrez également compte de l’emploi du temps des deux médecins et des contraintes du cabinet.

Vous devez utiliser une légende de couleur pour distinguer les heures de consultation au cabinet et les heures sans consultation au cabinet. (5 pts)

Vous réaliserez votre planning via un tableur de type Excel. Une fois votre planning réalisé, transformez-le au format PDF.

Pour ajouter votre planning au format PDF, cliquez sur « Joindre un fichier ».

2) Commentez ensuite l’organisation de votre travail dans le temps : pour chaque type de tâche, habituelle ou non, vous expliquerez brièvement en quoi consiste votre travail et pourquoi vous avez choisi de le réaliser à tel ou tel moment. (3,5 pts)

Pour organiser au mieux mon planning. J’ai décidé de m’organiser de la manière suivante :

Lundi matin : Les deux médecins seront présents au cabinet je vais donc procéder aux tâches courantes à savoir l’accueil des patients, la gestion des appels entrants et sortants.

Lundi Après-midi : Les deux médecins seront absents jusqu’à 16h30. Je vais donc profiter de l’absence de patients pour effectuer la commande de matériels de soins et envoyer la télécopie pour valider la commande que je pourrai réceptionner dans 3 jours.

Mardi Taches courantes

Mercredi matin : taches courantes

Mercredi après-midi : Classement des pièces comptables pendant l’absences des médecins.

Jeudi matin : Taches courantes

Jeudi Après-midi : Réception de la commande de lundi pendant l’absence des médecins, vérification du bon de commande et de la facture et rangement des matériels de soins.

Vendredi Matin : Taches courantes

Vendredi Après-midi Le docteur Bailly ne sera pas présent en début d’après-midi je vais donc en profiter pour organiser le planning de la semaine suivante

3) Les pièces comptables sont classées dans différents classeurs. Chargé(e) de la commande de matériel de soin et de sa réception, vous devrez classer les documents suivants : le bon de commande, la facture du fournisseur et le bon de livraison. (1,5 pts)

Pour chacun de ces documents, expliquez l’ordre de classement choisi et donnez un nom au classeur utilisé.