Cas 2 IT

Étude de cas #2

Aux États-Unis, il ne faut pas compter sur le projet de collecte de données sur le terrain pour le recensement !

Laudon et Laudon, 2010, « Les systèmes d’information de gestion : Gérer l’entreprise numérique », adaptation française, 3e édition, Éditions du renouveau pédagogique, pages 442 à 444.

1. Quelle est l’importance du projet FDCA d’automatisation de la collecte de données pour le Census Bureau des États-Unis ? Quelles sont les répercussions sur la prise de décision et les activités opérationnelles ? 

Le recensement est le dénombrement de la population aux États-Unis, ’est un processus réalisé tous les dix ans par le Census Bureau.

Une gestion adéquate de ce recensement entraîne des économies de plusieurs milliards de dollars, un service au public amélioré et le renforcement  de la confiance dans le gouvernement.

La collecte de données passe par des étapes couteuses et demande beaucoup de temps et d’organisation. De plus, la collecte et l’enregistrement des données se fait sur support papier.

 Le projet FDCA d’automatisation de la collecte des données sur le terrain revêt une importance cruciale dans ce processus, notamment la facilitation de son déroulement et son accomplissement.

En effet, le projet consiste à la mise en place de terminaux mobiles de poche qui favorisent et optimisent le taux de participation et, par conséquent, assurent une meilleure qualité des données recensées. Aussi, ce projet vise la réduction des coûts déployés dans ce genre de projet.

Afin de réaliser cet objectif, le Census Bureau a pris la décision de signer un contrat d’externalisation de plusieurs milliards de dollars avec l’entreprise Harris Corporation pour la mise en œuvre des terminaux mobiles en 2006.

1. Évaluez les risques du projet FDCA et les principaux facteurs de risque.

Le degré de risque d’un projet fait référence aux problèmes qui peuvent  le contrecarrer. Dans le cas du projet FDCA, la  prévision et la  gestion du risque peuvent être qualifiées  d'échec. Cette gestion des risques est l’aspect crucial dans lequel le Census Bureau n’a pas été à la hauteur; ces risquent sont évalués comme suit :

• Dépassement des coûts: le budget de mise en œuvre des terminaux mobiles et des systèmes complémentaires était évalué à 3 milliards de dollars sur un total de 11,5 milliards de dollars pour tout le projet. Le coût total du recensement de 2010 avoisinera les 14,5 milliards de dollars;
• Dépassement des échéances: les terminaux qui étaient trop lents et donnaient des données incohérentes. En conséquence, les terminaux n’ont pas été assez complets pour les utiliser en 2010, ce qui a causé un retard de tout le projet;
• Problèmes techniques entravant la performance: la qualité des résultats n’a pas été bonne puisque le processus a été complexe. L’ajout constant de spécifications a rendu la conception du produit difficile. En plus, les résultats ont été incohérents;
• Impossibilité d’obtenir les bénéfices escomptés : Les résultats ou les objectifs attendus n’ont pas été complets à la fin du projet.

En ce qui concerne les facteurs reliés à ces risques, ils sont classés en trois catégories, à savoir :

• L’envergure du projet :

Le projet était de grande envergure, non seulement au niveau des sommes investies mais aussi du nombre de ressources impliquées.  D’ailleurs celles-ci, relevant du Census  Bureau, n’avaient ni les compétences ni la responsabilisation pour assurer la gestion de ce projet et Harris pour sa part n’était pas habituée à ces nouvelles technologies, ni à cette envergure de projet. De plus, la grande quantité de données à traiter et la complexité même du recensement ajoutaient aux risques associés à l’envergure du projet.

• La structure du projet :

Les opérations de recensement et de dénombrement sont complexes et le besoin en technologie d’information est bien présent. Or, le Consensus bureau n’a pas tenu l’entreprise Harris aux faits de ces détails, ce qui explique l’ajout ultérieurement de 418 spécifications aux 600 applications citées dans le contrat initial du projet.

• L’expertise technique :

Le gouvernement fédéral n’a pas employé des gestionnaires de programmes accrédités ni de cadres qualifiés avec l’expertise et l’expérience nécessaires pour ce genre de projet. Aussi, la mise en place de technologie mobile complexe nécessite une planification minutieuse

1. Classez et décrivez les problèmes que le Census Bureau a rencontrés durant la mise en œuvre du nouveau système de collecte des données sans fil. Quels facteurs de gestion, d’organisation et de technologie sont à l’origine de ces problèmes ?

Plusieurs problèmes ont été vécus par le Census Bureau durant la mise en œuvre du nouveau système de collecte des données sans fil, les terminaux utilisés étaient trop lents et recueillaient des données incohérentes, l'implantation de cette nouvelle technologie a conduit a un dépassement des coûts estimés au début du projet et un écart considérable. De plus, les échéanciers du projet n'ont jamais été respectés. D’un autre côté, le Census Bureau manquait de gestion adéquate basée sur une bonne planification et coordination et ne disposait pas de solutions pour les problèmes décelés. 

Les facteurs de gestion, organisationnels et technologiques qui sont à l'origine des problèmes rencontrés durant ce projet peuvent êtres énumérés comme suit :

Les facteurs de gestion:

• Ambiguïté au niveau de la spécification des objectifs;
• Manque d’exigences ou de spécifications de base validées et approuvées;
• Absence de processus de gestion du risque;
• Supervision de gestion inefficace;
• Manque de responsabilisation;
• Manque de supervision ;
• Manque d’estimation initiale précise ; 
• Absence de phase d’essai pour évaluer le rendement des terminaux de poche.

Les facteurs organisationnels:

• Manque  flagrant de maitrise d’implantations et de la gestion du changement;
• Manque des procédures de suivi;
• Manque d’expertise nécessaire pour ce genre de projet ;
• Manque de méthode de mesure de performance;
• Manque de soutien de la direction;
• Aucun recours aux cadres hautement qualifiés en gestion de projet;
• Mauvaise communication entre les parties prenantes dans ce projet.

Les facteurs  technologiques:

• Technologie mobile choisie était dans ces débuts;  
• Absence de la mise en place et de planification d'une technologie mobiles saine et minutieuses;
• Absence d'application permettant de mesurer exactement le rendement des terminaux;
• Faible performance des terminaux mobiles;
• Lenteur du traitement des adresses dans les secteurs très populeux;
• Tendance des terminaux à tomber en panne durant la transmission des données au centre de traitement.

4. Décrivez les étapes que vous suivriez pour maîtriser le risque dans ce projet.

Afin de maitriser le risque dans ce projet, il est nécessaire d'organiser son implantation d'une manière optimale afin d’éviter toute erreur ou déviation de cette dernière, dans ce cas il est important d'avoir les éléments suivants: