Organisation des entreprises

1ère partie : l’organisation de l’approvisionnement

1. Introduction

La politique de l’approvisionnement constitue le stade initial dans le déroulement de l’activité courante de l’entreprise.

1. Notion d’approvisionnement

L’approvisionnement c’est l’ensemble des activités qui concourent à mettre à la disposition de l’entreprise des biens et services nécessaires à son fonctionnement, en moindre coût et sans rupture.

1. Modes de production selon les contraintes commerciales.

Deux modes de production qui permet de répondre à des soucis d’ordre commerciaux : la production à la commande et la production pour le stock.

1. La production a la commande :

La production à la commande à souvent pour préalable la rédaction d’un cahier des charges et l’établissement d’un devis. Elle débute lorsque le client a effectivement passé son ordre.

Elle concerne les produits qui correspondent à une demande précise de la clientèle ou à une commande à partir d’un prototype (exemplaire, modèle ou dessin…)

Ce mode de production présente des avantages et des limites :

1. la production pour le stock.

Ce mode de production consiste anticiper la demande et à produire pour le marché et non pour un client déterminé, il est adapté à la production de biens de grande consommation (les produit alimentaire et les appareilles électroménagers…) et aux produits dont la vente ou la fabrication est saisonnière (les jouets, les conserves de fruits et légumes par exemple).    

La production pour le stock présente des avantages et des limites :

L’approvisionnement comporte deux aspectes : la fonction achats et la gestion des stocks.

1. L’achat.

1. Notion

Elle comprend l’ensemble des activités qui consiste à acquérir les biens et les services dont l’entreprise a besoin.

1. Processus

Le rôle de l’acheteur consiste à répondre aux questions suivantes.

                       -quel produit commander ?

                       -à qui le commander ?

                       -à quel prix ?

                       -selon quelles conditions ?

La gestion des achats a pour rôle de gérer de la façon la plus rationnelle possible, le processus d’achat dont les différentes étapes sont les suivantes :

1. Détermination des besoins

Cette première étape consiste à répondre à la question suivante : Quel produit faut-il commander ?

Le service achat doit, à priori, chercher à connaître parfaitement les besoins des différents services de l’entreprise en matières et fournitures.

1. La prospection des marchés

        C’est la recherche des fournisseurs (appel d’offre, contact direct, visite des salons organises par les fournisseurs…), la collecte et l’analyse des propositions (prix, délais, qualité, sécurité…).

1.   Sélection des fournisseurs

        Cette étape revient à trouver une réponse à la question suivante : A qui faut-il le commander ?

Le choix des fournisseurs se base sur un certain nombre de critères parmi lesquels on cite :

• le prix ;
• la qualité ;
• les délais de livraison ;
• conditions de paiement
• régularité des approvisionnement….etc.

1. Passation de la commande

        Une fois les besoins déterminés et les fournisseurs choisis, le service achat doit négocier avec les fournisseurs retenus les conditions du contrat de vente afin de passer la commande.

La question à laquelle le service doit répondre est la suivante : Dans quelles conditions faut-il commander ?

1.  Réception et contrôle

        C’est la dernière étape dans le processus d’approvisionnement. Cette étape consiste à recevoir les marchandises, matières, fournitures… et vérifier la conformité avec la commande en terme de quantité et de qualité.

Le processus d’approvisionnement ainsi défini, peut être schématisé comme suit :

[pic 1]

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[pic 3]

1. Les objectifs de la politique des achats

La politique des achats doit permettre la réalisation des trois objectifs suivants :

1. Objectif de fonctionnement.

En vue d’assurer le fonctionnement normal de l’entreprise et éviter tout arrêt ou ralentissement de la fabrication, le service achat doit fournir des quantités adéquates aux différents postes de travail de la ligne de production.

1. Objectif de qualité

Le produit à commander devra répondre aux exigences de qualité dans la mesure où le choix de produits et de fournisseurs de qualité assure une sécurité indispensable pour l’entreprise.

1. Objectif de coût

Il se réalise en recherchant la réduction des coûts d’achat des approvisionnements en achetant des quantités importantes par exemple.

1. Organisation

1. les services

        Dans l’organisation interne des services d’achats, deux cas peuvent se présenter :

Organisation par tâches et organisation par produits.

• Organisation par tâches :

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Les attributions du service d’achats :

• Connaissance des fournisseurs
• Sélection des fournisseurs
• Réalisation des commandes
• Suivi des commandes
• Etablissement du bon à payer

• Organisation par produits :

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• Critère de choix entre organisation par taches ou par produits :

1. les hommes :

Les principaux intervenant sont : les utilisateur et les acheteurs.

Les utilisateurs sont ceux qui expriment les besoins des différents services de l’entreprise.

Les acheteurs travaillent en collaboration avec les autres services (RD, bureau d’études, le marketing, les responsables de la qualité, la production…).

Leurs missions : aider ses collaborateurs à cerner leurs besoins en matières premières ou en équipements, et proposer des solutions optimales pour réduire les coûts de production. Cela suppose que l’acheteur connaisse parfaitement le marché, les fournisseurs potentiels, leurs produits…les acheteurs sont devenus des spécialistes de la maîtrise des coûts et de la qualité.

Ce qui nécessite de leur part une grande capacité de communication, une expérience professionnelle importante, la rigueur, l’intuition, l’honnêteté…

1. les modes de collaboration

Deux modes de collaboration des différents services et la fonction achats sont possibles :

La centralisation des achats : les besoins doivent être formulé dans le service d’achats qui assure touts les achats. Suivie dans le cas de la production de grande consommation.

La décentralisation des achats : les commandes peuvent être passées par les utilisateurs, organisation adoptée par les entreprises dont la production est à la commande.