Gérer les relations avec les clients et les fournisseurs

NOM et prénom

BARCINA Sandra

N° de candidature

Fiche d’analyse de situation professionnelle[pic 1]

◻ GRCF

◻ Communication orale

◻ Communication écrite

Identification de la situation professionnelle :

Modalité de réalisation

◻ Avant la formation

◻ Pendant la formation en établissement

◻  Pendant la formation en PME/Organisation[pic 2]

Période de réalisation :

Mars 2021

Conditions de réalisation

◻ En autonomie[pic 3]

◻ Accompagné

◻ En observation

Activités concernées

◻ Activité 1.1. Recherche de clientèle et contact

◻ Activité 1.2. Administration des ventes de la PME

◻ Activité 1.3. Maintien et développement de la relation avec les clients de la PME

◻ Activité 1.4. Recherche et choix des fournisseurs de la PME

◻ Activité 1.5. Suivi et contrôle des opérations d’achats et d'investissement de la PME

◻ Activité 1.6. Suivi comptable des opérations avec les clients et les fournisseurs de la PME

Intitulé de la situation professionnelle

Réalisation d’un formulaire pour la création d’un compte professionnel.

Lieu, période et durée de réalisation  

Cette mission a eu lieu au sein du service d’administratif dans l’entreprise Miraluver située à LONS, 64140.

La période de réalisation est pendant le mois d’avril 2021, et sa durée est d’environ de 2h.

Cadre de la situation professionnelle

Je travaille au sein de l’entreprise Miraluver en tant qu’assistante secrétaire, en collaboration avec Anne (Secrétaire). Cette société est spécialisée dans le secteur de la miroiterie et de la menuiserie. Mon bureau se situe à l’accueil. C’est dans ce cadre que j’ai pu réaliser cette situation en autonomie.

Mes tâches principales sont de renseigner les clients au téléphone ; prendre en charge les courriels ; réaliser les devis, commandes et factures ; encaisser la clientèle ; prendre des rendez-vous avec les commerciaux.

Dans cette situation je réalise un formulaire d’inscription pour la création d’un compte professionnel dans notre entreprise.

Problème de gestion soulevé et enjeux de la situation

De gestion

De communication orale

De communication écrite

Réalisation d’un formulaire pour la création d’un compte professionnel.

Acteurs et relations entre les acteurs

Dans cette situation la communication est interpersonnelle ainsi qu’externe car il s’agit d’un échange entre un professionnel et moi-même. Le réseau relationnel est donc secondaire.

Le canal est à la fois direct et indirect. Nous avons commencé la communication en face-à-face et l’avons terminé par courriel.

La communication est formelle car la relation avec le client est asymétrique mais également complémentaire. En effet, étant assistante secrétaire nos statuts de pouvoir sont différents.

Objectif

Informer le professionnel des avantages dont il peut bénéficier grâce à l’ouverture d’un compte professionnel dans notre enseigne.

Dans le secteur de la miroiterie, l’entreprise réalise plus de la moitié de son CA grâce aux professionnels. Les clients ayant un compte professionnel sont une source de sécurité financière, ceux sont nos clients les plus fidèles.

Conditions de réalisation : contraintes dont le processus et organisation comptable, environnement numérique

[pic 4]

ANNEXE V – 4 (Verso)[pic 5]

Ressources à disposition

Logiciel commercial : Prodevis m’a servi à créer une fiche client au nom de l’entreprise du professionnel afin de l’enregistrer dans notre base de données.

Ressources humaines : le service de comptabilité m’a renseigné sur les données dont ils avaient besoin afin de valider l’inscription d’un professionnel dans notre enseigne.

Logiciel Word : me permettant de réaliser cette fiche d’inscription.

Messagerie : Outlook m’a permis de recevoir les documents ainsi que le formulaire d’inscription remplis par le professionnel.

Solutions logicielles choisies et fonctionnalités mobilisées

Logiciel Word : Création d’un formulaire d’inscription

Messagerie : Outlook

Productions réalisées

Réalisation d’un formulaire d’inscription pour la création d’un compte professionnel grâce au logiciel Word.

Utilisation de la messagerie Outlook afin de transmettre le formulaire d’inscription.

Écrits professionnels produits

Réalisation d’un formulaire pour la création d’un compte professionnel.

Utilisation de la messagerie Outlook afin de transmettre le formulaire d’inscription.

Le but est de collecter des informations sur le client afin de créer un compte professionnel.

Oraux professionnels

ANALYSE

Analyse de la situation :

analyse de l'activité menée, démarches et techniques mises en œuvre, moyens mobilisés, stratégie de communication,  difficultés rencontrées et solutions proposées, évaluation de l'atteinte de l'objectif

Un prospect souhaite ouvrir un compte professionnel dans notre entreprise afin de bénéficier de certains avantages.

En effet, l’ouverture d’un compte professionnel permet de bénéficier de tarifs plus avantageux mais également de pouvoir régler ses factures 30 jours à partir de sa création.

Notre entreprise ne dispose pas de formulaire d’inscription pour l’ouverture d’un compte professionnel, c’est pourquoi j’ai pris l’initiative de créer ce document.

Grâce au logiciel Word et au service de comptabilité, j’ai pu collecter toutes les informations dont nous avons besoin afin de créer et valider le compte professionnel, tout en respectant la charte graphique de l’entreprise.

Dans ce formulaire, toutes les informations principales de l’entreprise, qui souhaite créer un compte, doivent être renseignées telles que le nom de l’enseigne, les moyens de communications et la localisation.

Afin de vérifier la solvabilité de l’enseigne, nous avons besoin de son code NAF ainsi que le numéro de SIRET. Si l’entreprise dispose d’un service de comptabilité, nous demandons les coordonnées ainsi que l’adresse électronique afin de leur envoyer directement les factures.

Concernant le règlement, les professionnels ont le choix de payer par chèque, traite ou virement bancaire en sachant qu’il s’agit d’un règlement à 30 jours à la date de la création de la facture.

Le client doit cocher une case pour reconnaître le fait d’avoir bien pris connaissance des conditions générales, ce qui nous permet d’avoir une sécurité financière et administrative en cas de litige de leur part.

Une signature avec le nom du responsable de l’entreprise est demandée à la fin du document. Afin de valider ce formulaire, nous avons besoin de documents supplémentaires comme le Kbis et le RIB.

Si le compte professionnel est validé par notre service de comptabilité, la direction tamponnera le formulaire avec le cachet de l’entreprise et une signature.

Une fois le formulaire d’inscription réalisé, je le fais vérifier auprès de mon responsable, qui me le validera. Je peux donc l’envoyer par courriel au client concerné.

Quelques heures plus tard, je reçois par voie électronique, le retour de ce client avec en pièce-jointe tous les documents remplis et signés. Je les imprime afin de déposer le dossier complet dans le casier du service de comptabilité pour vérification.

Contribution à la professionnalisation : qu’avez-vous appris et en quoi avez-vous progressé ?

Je ne connaissais pas les avantages qu’un professionnel pouvait avoir en créant un compte dans notre entreprise.

Le formulaire d’inscription m’a permis de connaître toutes les informations importantes dont on a besoin pour pouvoir l’enregistrer dans notre base de données.

J’ai été ravie de l’échange que j’ai pu avoir avec ce professionnel et d’avoir pu comprendre les besoins et le fonctionnement des entreprises qui souhaitent ouvrir un compte professionnel chez nous.

Ils sont très importants pour entreprise Miraluver, ils représentent la moitié de notre chiffre d’affaires. Ceux sont des clients fidèles.

N.B. Il n’est pas obligatoire de respecter le format verso de la fiche sur une page.