Elaboraton Des Tableaux De Bord Dans Une Entreprise

ds de l’activite formation continue 28

a) Gestion libérale des fonds 29

b) Gestion interventionniste 32

2. Gestion des fonds de l’activite Alternance 35

a) Gestion libérale 37

b) Gestion interventionniste 39

II. DEUXIEME PARTIE : DETERMINATION D’INDICATEURS ADAPTES A LA POLITIQUE DE GESTION DE L’OPCA 41

A. ADAPTATION DES TABLEAUX DE BORD A L’ORGANIGRAMME DE GESTION 42

1. Prise de connaissance de l’organigramme en place dans l’OPCA 42

a) Présentation de l’organigramme type 42

b) Les variations possibles d’un OPCA à un autre 43

2. Identification des centres de responsabilités 46

B. DETERMINATION DES POINTS-CLEFS DE DECISION DE CHAQUE CENTRE DE RESPONSABILITE 46

1. Le responsable de l’activité Plan 47

a) Mission principale 47

b) Objectifs principaux 47

2. Le responsable de l’activité Alternance 51

a) Mission principale 51

b) Objectifs principaux 51

3. Le responsable communication et études 55

a) Mission principale 55

b) Objectifs principaux 55

4. Le responsable de la collecte 56

a) Mission principale 56

b) Objectifs principaux 56

5. Le Directeur financier 58

a) Mission principale 58

b) Objectifs principaux 59

6. Le Directeur de l’OPCA 59

a) Mission principale 59

b) Objectifs principaux 59

7. Le Conseil d’administration 60

a) Mission principale 60

b) Objectifs principaux 60

C. PROPOSITION D’INDICATEURS ADAPTES A LA POLITIQUE DE GESTION DE l’OPCA 63

1. Les differents types d’indicateurs 63

a) Les indicateurs de résultats 63

b) Les indicateurs de moyens 65

c) Les indicateurs de convergence 66

d) Les indicateurs d’environnement 66

2. Proposition d’indicateurs de gestion adaptes pour chaque centre de responsabilite 67

a) Le responsable de l’activité Plan 68

b) Le responsable de l’activité Alternance 71

c) Le service Communication et Etudes 73

d) Le responsable de la collecte 74

e) Le Directeur financier 74

f) Le Directeur de l’OPCA 75

g) Le Conseil d’Administration 76

III. TROISIEME PARTIE : MISE EN PLACE ET SUIVI DES TABLEAUX DE BORD 77

A. MISE EN PLACE DES TABLEAUX DE BORD DE GESTION 78

1. Collecte de l’information 78

a) Présentation du système d’information type 79

b) Détermination de l’origine de l’information pour chaque indicateur 82

2. Periodicite de production 82

3. Donnes de reference 84

4. Construction des tableaux de bord 85

a) Informatisation des tableaux de bord 86

b) Présentation des différents tableaux de bord 87

5. Mise en œuvre des tableaux de bord 88

B. INTERPRETATION DES TABLEAUX DE BORD 89

1. Activité Plan 89

a) Gestion des prises en charge 89

b) Gestion de la trésorerie 95

2. Activité Alternance 98

a) Gestion des prises en charge 98

b) Gestion de la trésorerie 103

3. Activité de collecte 106

4. Maîtrise des frais de fonctionnement 106

C. Les limites des tableaux de bord 108

D. Evolutions possibles 111

CONCLUSION………………………………………………………………113

ANNEXES..…………………………………………………………………..116

BIBLIOGRAPHIE…………………………………………………………..150

NOTE DE SYNTHESE

L’objectif de ce mémoire est de proposer une méthodologie d’élaboration de tableaux de bord dans les OPCA de branche, Organismes Paritaires Collecteurs Agrées pour la collecte et la gestion des fonds de la formation professionnelle.

Il s’adresse aux Experts Comptables et aux praticiens en gestion désireux de mettre en place cet outil de gestion au sein d’un de ces organismes.

Il donne tout d’abord des clefs pour identifier la politique de gestion des fonds correspondant au cas rencontré.

L’observation que nous avons pu réaliser auprès d’une dizaine d’OPCA, appartenant à des secteurs d’activité variés, a en effet permis de mettre en évidence deux types de gestion caractéristiques :

- une gestion « libérale » des fonds ;

- une gestion « interventionniste » .

On entend par gestion libérale le fait pour un OPCA de ne pas exercer auprès de ses adhérents de sélectivité élevée dans le choix des formations prises en charge. L’OPCA laisse aux entreprises le soin de définir les formations qui leurs sont nécessaires et ne pose pas d’entrave élevée sur le prix de la formation.

Une gestion interventionniste se définit comme une gestion où au contraire l’OPCA exerce une sélectivité importante sur les demandes de prise en charge émanant de ses adhérents.

Cette sélectivité peut porter. tant sur la nature des formations financées que sur leur coût.

La politique de gestion adoptée est principalement liée aux caractéristiques de la branche d’activité associée à l’OPCA. Elle se définie de manière distincte pour les activités Formation continue et Alternance.

Une fois cette politique définie, les questions suivantes amenant à l’élaboration d’indicateurs de gestion pour les tableaux de bord, sont traitées :

- Quels centres de responsabilité identifier au sein de l’OPCA ?

- Quels points-clefs de décision (missions spécifiques) retenir pour chaque centre de responsabilité, compte tenu de la politique de gestion des fonds mis en évidence ?

- Quels indicateurs de gestion adapter à chaque centre de responsabilité dans le cas d’une gestion libérale des fonds et dans le cas d’une gestion interventionniste ?

Dans une dernière partie, la réalisation pratique des tableaux de bord et leur suivi font l’objet des développements suivants :

- Comment mettre en place les tableaux de bord, une fois les indicateurs de gestion définis ?

Soit :

- Où collecter l’information nécessaire à l’élaboration des tableaux de bord?

- Peux-t-on définir un système d’information type pour les OPCA ?

- Quelle périodicité de production et quelles données de référence pour chacun des indicateurs définis ?

- Quel outil informatique utiliser ?

- Comment mettre en œuvre ces tableaux de bord au sein des OPCA ?

- En quoi les tableaux de bord, tels que définis dans ce mémoire, constituent un outil de gestion et de pilotage des OPCA ?

C’est à dire comment ceux-ci permettent-ils de contrôler la réalisation des objectifs fixés à chaque activité et d’aider à l’établissement des actions correctives nécessaires en cas de dysfonctionnement ?