Gestion De Bureau D'Ordre

ation : Un bureau d’ordre est un logiciel qui permet de stocker les informations de chaque courrier reçu ou envoyé (numéro du courrier, date de réception, date de départ, sujet, expéditeur, délai (s’il existe), année.

2- Quel est la méthode pour chercher un courrier ?

Avant l’application : Il y a recours au registre d’inscription du courrier, à la date, au numéro d’ordre, à la destination ou à l’expédition et à l’objet. Après l’application : Recherche avec l’application permet de chercher selon plusieurs critères (remarque, numéro du document, référence, sujet, dans un intervalle de temps précis) Plus la recherche est précise plus le résultat est plus rapide.

3- Est-ce que la première méthode (courrier physique) permet à n’importe quelle personne de trouver facilement le courrier ?

Avant l’application : Oui n’importe quelle personne peut trouver facilement le courrier en ouvrant le registre de départ ou d’arrivée, si bien sûr elle fait partie du bureau d’ordre ou de l’administration, alors qu’elle n’a vraiment pas le droit de le faire. Après l’application : Pour la deuxième méthode, la recherche peut s’effectuer par n’importe quelle personne à condition qu’elle connaisse le mot de passe. Mais pour une sécurité plus évidente la secrétaire est la seule personne qui a un mot de passe pour modifier, supprimer et enregistrer le courrier.

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4- En cas d’un courrier qui nécessite une réponse que faites-vous pour ne

pas l’oublier ?

Avant l’application : Les informations sont stockées dans des cahiers séparés (cahier départ, cahier arrivée, cahier de délais) ce qui pose des problèmes de recherche et de sur charge. Après l’application : Le stockage dans une base de données indique automatiquement l’état du courrier, il suffit juste d’introduire la remarque (répondu avec délais, sans délais…….) ce qui évite le problème de recherche.

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Chapitre 1 Présentation générale

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Introduction

Dans ce chapitre, nous mettons notre projet dans son contexte le plus général. Nous commençons par présenter l’organisme d’accueil, ensuite nous décrivons amplement le projet.

I. Présentation de l’organisme d’accueil

Notre projet a été réalisé au sein de l’Ecole Supérieure des Sciences et Technologies de Hammam Sousse(ESSTHS). L’ESSTHS se situe parmi les grandes écoles supérieures. Elle fut crée en 2006 conformément au décret n°1587 de 06 juin 2006. Elle connaît une forte croissance qualitative et quantitative liée à l'augmentation de l'effectif des étudiants ( de 150 étudiants en 2006-2007 à 600 étudiants inscrits pour l'année universitaire 2009-2010), au nombre croissant du personnel enseignant : (3 Professeurs, 7 Maîtres de Conférences, 19 Maîtres Assistants, 7 Assistants, 27 Contractuels, 6 Professeurs de l'Enseignement Secondaire, 2 professeurs, secondaires et à la diversification de la formation : (2 Maîtrises, 7 Diplômes de Techniciens Supérieurs) Cette croissance est accompagnée d'une nette amélioration au niveau de l'infrastructure pédagogique, scientifique et technique qui comporte actuellement : (3 amphithéâtres, 11 salles de travaux dirigés, 9 salles de travaux pratiques, 3 salles spécialisées pour l'enseignement de l'informatique, une bibliothèque, un réseau Informatique, Internet avec la possibilité de connecter 70 postes informatique simultanément.) Ces facteurs permettent à l’Ecole Supérieure de Sciences et Technologie de Hammam Sousse de jouer un rôle important dans le processus engagé par l'état tunisien pour moderniser les secteurs de l'éducation de la formation et de la recherche scientifique. [1]

II. Présentation du projet

II.1. Présentation générale de l’application

Ce projet de fin d’études répond à des besoins exprimés par le personnel administratif (secrétaire) pour la mise en place d’une application pour la gestion du bureau d’ordre en intranet. En effet, ce travail a été demandé par notre école, qui en a besoin pour gérer, suivre, répondre, classer et archiver les documents reçus et envoyés, avec l'affichage de l'historique par/du Bureau d'Ordre. Notre projet consiste à concevoir, réaliser, déployer, tester, administrer et valider une gestion du bureau d’ordre interne et propre pour le compte de l’ESSTHS.

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II.2. Présentation technique de l’application:

Notre démarche est de comprendre le système d’information, de cerner les besoins et de proposer des applications répondant à ces besoins. La méthodologie suivie s’appuie sur trois composantes majeures englobant tout ce qui concerne un système de gestion: Processus: En se basant sur l’approche processus, il est recommandé de décomposer le système en plusieurs sous-systèmes coordonnés et régulés. Et c’est, pour bénéficier d'un gain en temps tout en s’appuyant sur des modèles existants pour arriver à dessiner une démarche structurée et pragmatique de la ou les solutions possibles. Technologie: Démarche d'adaptation des moyens technologiques pour arriver à implémenter un système qui répond aux normes standard de tout système de gestion et qui est capable d’interagir dans un environnement homogène composé des éléments de base pour supporter n’importe quel système. Organisation: Définition claire à travers de matrices des différentes fonctionnalités qu’offre le système et du rôle de chacune d’elles avec une personnalisation qui tient compte du contexte technique, des objectifs attendus et de l'organisation du système de gestion.

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III. Diagramme de Gantt

Figure 1: Diagramme de Gantt

IV. Cycle de vie

Le « cycle de vie d'un logiciel » (en anglais software life cycle), désigne toutes les étapes du développement de l’application gestion de bureau d’ordre. L'objectif d'un tel découpage est de permettre de définir des jalons intermédiaires permettant la validation du développement de l’application, c'est-à-dire la conformité du logiciel avec les besoins exprimés, et la vérification du processus de développement, c'est-à-dire l'adéquation des méthodes mises en œuvre. L'origine de ce découpage provient du constat que les erreurs ont un coût d'autant plus élevé qu'elles sont détectées tardivement dans le processus de réalisation. Le cycle de vie permet de détecter les erreurs au plus tôt et ainsi de maîtriser la qualité du logiciel, les délais de sa réalisation et les coûts associés. [2]

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Le cycle de vie du logiciel comprend généralement les étapes suivantes :  Définition des objectifs : consistant à définir la finalité du projet et son inscription dans une stratégie globale. Analyse des besoins et faisabilité : c'est-à-dire l'expression, le recueil et la formalisation des besoins du demandeur (le client) et de l'ensemble des contraintes. Planification : Il s'agit de l'élaboration des spécifications de l'architecture générale du logiciel. Conception :  Générale, il s'agit de l'élaboration des spécifications de l'architecture générale du logiciel. Détaillée, consistant à définir précisément chaque sous-ensemble du logiciel.

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