Méthode Sic

n

Système d'Information Commerciale

1. Analyse des flux d'information

|L'information entrante |

|Les sources d'information |La nature des informations |Le traitement des informations |

|Clientèle | | |

|- Appels par téléphone et Fax |Prise de commande, suivi des commandes, demande de|Réception de l'appel par la secrétaire |

| |visite d'un commercial. |commerciale, prise de commande ou orientation|

| | |vers le un commercial. |

|- Visites sur le site internet et envoi |Demande d'information sur les produits |Réponse par la secrétaire commerciale (mail |

|de mail | |ou téléphone) |

|Force de vente | | |

|- Reporting |Tout type d'information sur les ventes, les |Réunion chaque matin entre les 6 commerciaux |

| |actions de la concurrence … |et le responsable commercial. |

| | |Les informations sont stockées sur un fichier|

| |Identifiants clients, historique des ventes et des|manuel (fiches bristol). |

|- Elaboration des fiches clients |contacts. | |

|Marché et environnement | | |

|- Presse spécialisée |Information sur les nouveaux produits et sur |Lecture par le directeur général et le |

| |l'évolution du marché. |responsable commercial. |

|- Visite de salon |Visite du salon expo bois chaque année à Paris |Compte rendu par le responsable commercial |

| | |aux commerciaux. |

|Le principal mode de contact entre l'entreprise et ses clients est la force de vente. |

|Le directeur connaît bien son marché et ses produits. A l'exception de la lecture de la presse spécialisée, il n'éprouve pas le besoin de|

|réaliser des études de marché et de clientèle. |

2. Le traitement de l'information

|Système informatique et techniques utilisées. |

|Service |Matériel |Logiciels |

|Le secrétariat commercial |2 PC récents connectés à internet + 2 imprimantes |Traitement de texte, tableur, Ciel gestion|

| |couleur + 1 laser. |commerciale |

|Le directeur |1 PC récent connecté à internet + 1 imprimante couleur |Traitement de texte, tableur, Ciel gestion|

| | |commerciale |

|Responsable commercial |1 PC portable connecté à internet + 1 imprimante |Traitement de texte, tableur. |

| |couleur | |

|L'ensemble des postes est relié en réseau câblé via un concentrateur. L'imprimante laser est partagée ainsi que la connexion internet en |

|ADSL. |

|Faible sécurisation des données : les antivirus sont rarement mis à jour, aucune sauvegarde de sécurité. En cas de problème, le directeur|

|fait appel au revendeur. Seul le site internet est géré par une société spécialisée qui l'héberge et le met à jour. |

Formation et compétence du personnel

La secrétaire commerciale est bien formée à l'utilisation des outils bureautiques et à Ciel gestion Commerciale. Le directeur utilise essentiellement Excel pour le suivi des indicateurs commerciaux.

Le responsable commercial utilise également un tableur. Il souhaite doter son service d'un logiciel de GRC et équiper ses vendeurs d'un portable pour faciliter la prise de commande et assurer un meilleur suivi de la clientèle. Il souhaite également favoriser la prise de commande par téléphone de manière à permettre aux commerciaux de davantage prospecter.

Les commerciaux ont des compétences faibles en informatique. Ils ne voient pas l'intérêt de changer leur organisation de travail.

|L'analyse organisationnelle |

|Les acteurs |Rôle au sein du SIC |Accès aux informations |

|Le directeur général |Il est responsable des orientations |Il a accès à toutes les informations. |

| |stratégiques de l'entreprise. | |

|Le responsable commercial |Il est chargé de l'organisation du reporting |Il a accès à toutes les informations. |

| |et de la réalisation du tableau de bord | |

|Le secrétariat commercial |Tâches de contact avec la clientèle (appels |Accès aux informations administratives. |

| |téléphoniques, mail, courrier) et participe à| |

| |la diffusion entre les acteurs | |

|La diffusion de l'information dans l'entreprise |

|Support |Cible et Objet