Rapport De Stage Terminal Secrétariat

aillé sur le logiciel WORD. J’ai dû élaborer un texte avec l’aide de ma tutrice, qui explique que le président du conseil convie a une soirée de fin d’année, les membre du conseil et le personnel de l’établissement en indiquant bien le lieu, la date et l’heur lisiblement de la réception.

Ensuite j’ai fait un coupon-réponse pour savoir combien de personne serais présentes, avec le nom, si oui il serait présent et la date butoir du renvoie du coupon-réponse.

Quand le texte et le coupon-réponse a été vérifié par ma tutrice et le directeur général Monsieur FAVIER, j’ai mis en page l’invitation avec de image des bordures et un encadré avec le logo du CFA et des photos qui illustre l’activité du CFA, que j’ai moi même réaliser.

J’ai ensuite imprimé les invitations, que j’ai joint avec une note de service pour le personnel de l’établissement et un courrier pour les administrateurs.

Pour la note au personnel de l’établissement : j’ai fait un encadré qui contenait le destinataire, la date et les référence. Ensuite j’ai saisie un texte rappelant les informations générale de l’invitation et à quel date ce terminait l’enregistrement de coupon-réponse.

* Pour le courrier au administrateur : j’ai saisie le même texte (sauf pour le rappel de date butoir) en leur souhaitant bonne réception et avec une formule de politesse.

Etape 2 : Le suivie (annexe 4 recto verso)

Pour une bonne organisation, j’ai établie deux tableaux de suivie des invitations ; un pour le personnel de l’établissement et un pour les administrateurs.

J’ai établie ces tableaux sous EXCEL, en mettant en forme avec le commande « Style » (annexe 5),j’ai aussi formaté les cellules, « Nom-Prénom » pour voir des nom bien précis s’affiché seul sur le tableau et la cellules OUI/NON, pour afficher, soit tout les ‘’oui’’ ou tout les ‘’non’’, en sorte que le suivie des réponse soit plus facile à gérer.

II : Le diaporama

Pour animé la soirée de fin d’année, j’ai conçus un diaporama, avec l’aide de ma tutrice et du directeur P.FAVIER, qui consiste a retracé les formation des formateur et du personnel de l’établissement, expliquant le but de la formation avec des témoignage, des photo et des textes que le directeur ma remis.

Je vais maintenant vous présentez les différente étapes que j’ai effectué pour créer ce diaporama.

Etape 1 : Réunion de préparation.

Pour faire le diaporama, j’ai eu besoin d’information pour son contenue et sa présentation.

C’est pour cela que ma tutrice, le directeur et moi même, nous nous sommes entretenues pour avoir toutes les informations nécessaires.

Avant cette réunion j’avais établie une trame pour donner une idée de ce que j’avais commencé .Le directeur m’a ensuite donné les modifications a faire, et j’ai pris de note concernant le contenue de chaque diaporama, comme par exemple, les titre, combien de diapo il fallait pour chaque thèmes, si il fallait mettre des animations et la mise en page.

Etape 2 : Création du diaporama

J’ai crée ce diaporama sur POWERPOINT.

En ayant tout les informations nécessaires suite a la réunion, j’ai pu commencer a mettre en forme le diaporama.

Tour d’abord j’ai commencé par la page de garde, avec une phrase de bienvenue, et une présentation ‘’VERVE’’ (annexe 6)