Lettre de mission cac

B.1.3 EXEMPLE DE LETTRE DE MISSION

La lettre suivante est donnée à titre d'exemple en illustration des principes édictés par la    NEP 210 (Norme d’Exercice Professionnel) ; elle est à adapter aux exigences et aux circonstances de chaque cas particulier.

N. B. : Les paragraphes en italiques sont optionnels.

Direction Générale de l'entité :

Dans le cadre de notre mission de commissaire aux comptes de votre Association, nous vous confirmons ci-après les dispositions relatives à notre mission pour l'exercice clos le                 « …………… ».

Notre programme d’intervention comprend :

- L’audit des comptes annuels établis selon les règles et principes comptables français ;

- La vérification des documents et rapports établis chaque semestre dans le cadre de la prévention des difficultés des entreprises ; 

- Les vérifications spécifiques prévues par la loi (relatives au rapport de gestion ou au document en tenant lieu, aux conventions réglementées …).

Les travaux seront conduits selon les normes d'exercice professionnel et la doctrine professionnelle de la Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes (CNCC). L’annexe 1 rappelle les objectifs et démarches d’un audit, ainsi que les obligations respectives de la direction et des commissaires aux comptes.

Notre démarche d’audit nécessite une bonne communication entre la direction et nous-mêmes, indispensable à la réalisation de notre mission.

Afin d’optimiser l’efficacité de nos équipes, nous vous communiquerons une liste indicative des documents et analyses dont nous souhaitons disposer. Nous comptons particulièrement sur le respect des dates indiquées pour nous permettre d’accomplir au mieux notre mission.

Afin de confirmer les diverses déclarations recueillies au cours de la mission, et le fait que toutes les informations importantes nous ont été communiquées, nous demanderons à la direction, à la fin des travaux d'audit, une lettre d'affirmation.

Compte tenu de la date de clôture et des délais légaux à respecter, nous sommes convenus de la planification de nos interventions comme suit :

Le responsable de la mission qui assurera l’organisation de la mission sous la responsabilité du signataire est : …………………………………………………

Conformément aux dispositions de l’article L.823-13 du Code de commerce, nous pourrons à toute époque de l’année nous faire assister ou représenter, sous notre responsabilité, par des experts ou d’autres professionnels de notre choix que nous ferons connaître nommément à votre Association.

Le budget des honoraires couvre les travaux décrits dans cette lettre. Les éventuelles autres interventions et notamment dans le cadre des diligences directement liées à la mission feront l'objet d'un accord séparé.

Nos honoraires sont fonction du niveau de qualification requis par la nature et la complexité des travaux effectués et du temps passé. Nous avons estimé le budget temps total à …………… heures. Nos honoraires s'élèveront à…………€ hors taxes(1).

Les frais de déplacement et autres débours vous seront facturés en sus en fonction des dépenses engagées.

Cette proposition repose sur des conditions de déroulement normal de nos travaux et sur l’assistance active de vos services. Au cas où nous rencontrerions des difficultés particulières en cours de mission, nous vous en avertirions afin de réviser cette estimation.

Selon la pratique habituelle, nous vous proposons de vous faire parvenir des demandes d’acomptes sur honoraires selon l’échéancier établi en fonction du calendrier ci-après :

–

–

Nous vous saurions gré d’accuser réception de cette lettre et de confirmer par écrit votre acceptation des termes et conditions de cette mission en retournant une copie de cette lettre signée avec la mention « bon pour accord ».

Nous restons à votre disposition pour vous apporter tout complément d'information que vous pourriez souhaiter et vous prions de croire, Monsieur (Madame), à l'assurance de nos salutations distinguées.

Le Commissaire aux Comptes

N. B. : Les annexes jointes font partie intégrante de la lettre de mission :

Annexe 1 : Modalités d’intervention 

Annexe 2 : Programme de travail 

Annexe 3 : Répartition des travaux entre co-commissaires aux comptes 

Bon pour accord, pour le compte de ………………………………

« …………… »

Président du conseil d’administration (ou de l’organe statutairement compétent)

Association « …………… ».

Ou Fondation  « …………… »

Date

(1) Le barème prévu à l’article R. 823-12 du Code de commerce ne s’applique pas aux associations et fondations lorsqu’elles sont tenues ou lorsqu’elles nomment volontairement un commissaire aux comptes (article R. 823-17 du Code de commerce).

ANNEXE 1 : MODALITES D’INTERVENTION 

Cette annexe rappelle, les rôles respectifs de la direction et des commissaires aux comptes. Elle précise en outre certaines conditions d’intervention.

Rôle de la direction 

Tenue de la comptabilité et préparation des comptes

Conformément aux dispositions du Code de commerce, les organes de direction de votre Association sont responsables de la bonne tenue des livres comptables et de la préparation de comptes réguliers et sincères, donnant une image fidèle du résultat des opérations de l’exercice écoulé ainsi que de la situation financière et du patrimoine de l’Association à la fin de l’exercice social.

Les comptes annuels devront être arrêtés conformément aux dispositions légales ou statutaires par les organes de direction.

La direction est également tenue de mettre à notre disposition, sans restriction, tous les documents comptables de votre Association et, de manière générale, toutes les informations nécessaires à la bonne réalisation de notre mission, ainsi que les documents juridiques concernant la vie sociale de l’Association, notamment les procès-verbaux de toutes les assemblées des adhérents et des conseils d’administration (ou des réunions de tout organe de gestion ou de contrôle statutairement compétent de l’Association).

Organisation et système de contrôle interne 

Il revient aux organes de direction de votre Association de définir, de mettre en œuvre et de superviser un système de contrôle interne approprié, ainsi que de mettre en place des mesures de sauvegarde des actifs, de prévention et de détection des irrégularités et fraudes.

Erreurs et fraudes, conformité avec les textes légaux et réglementaires 

La direction est responsable de la conception et de la mise en œuvre des contrôles destinés à prévenir et détecter les erreurs et les fraudes. La direction est aussi tenue d'identifier les textes légaux et réglementaires applicables à ses activités et de s'assurer que l’Association les respecte.

Continuité de l’exploitation 

La continuité de l’exploitation est une convention comptable de base pour l’établissement des comptes. Il appartient à la direction d’évaluer la capacité de l’Association à poursuivre son exploitation sur une période minimale de 12 mois après la clôture de l’exercice.

Affirmations de la direction 

La direction, tout au long de l’audit des comptes, fait des déclarations orales ou écrites, spontanées ou en réponse à des demandes spécifiques. Nous demanderons donc à la direction de nous confirmer ces éléments par écrit.

Événements importants 

La direction de votre Association doit nous informer en cours d’année de tout événement important pouvant avoir un effet significatif sur l’activité ou les comptes et le patrimoine de votre Association.

Conventions réglementées

En matière de conventions réglementées, nous vous rappelons que, conformément aux dispositions prévues par la loi ou par vos statuts, vous devez notamment :

- nous informer des nouvelles conventions visées à l'article L.612-5 du Code de commerce dans le mois qui suit leur conclusion ;

- nous fournir le détail de leurs termes et modalités.

Documents prévisionnels (2) 

Les documents prévus par les dispositions de l’article L.612-2 du Code de commerce doivent être établis par votre Association dans les quatre mois qui suivent la clôture de chacun des semestres de l’exercice puis nous être remis, avec les rapports d'analyse, dans les huit jours de leur établissement.

Documents et informations adressés aux adhérents (ou membres) ou tenus à leur disposition à l’occasion de l’assemblée générale (3) appelée à statuer sur les comptes