Le processus de dématérialisation des traitements comptables

ue sous le terme anglais OCR (Optical Character Recognition).

2. Archivage des documents à l’aide de la GED (Gestion Electronique de Documents).

3. Transmission des documents via des outils permettant une gestion électronique des processus du type Workflow. Ce dernier outil se distingue de la GED par le fait qu’il rend l’utilisateur actif, c’est en saisissant des informations qu’on va générer un document afin de l’intégrer dans le processus de traitement informatique. Ce processus permet de traiter les flux de documents en gérant par exemple les temps de traitements, les délais de règlement, les niveaux d’accord de paiement.

Les fournisseurs de solutions de dématérialisation proposent une intégration des traitements comptables à différents stades de l’avancement du processus de dématérialisation. La plupart du temps, le traitement comptable démarre dès l’extraction des données par des modules OCR ou par LAD (Lecture automatique de Documents). Des écritures comptables sont proposées à partir de ces informations numériques et on peut alors démarrer les processus liés à la validation des écritures comptables proposées, au transfert des écritures vers des logiciels comptables, et aller jusqu’au passage d’ordres de banque.

Exemple type de la dématérialisation de facture

Dans tous les pays membres de l’Union Européenne, depuis le 1erjanvier 2004, la facture électronique peut se substituer à la facture papier (la directive européenne 2001-115-CE). Trois types de dématérialisation existent :

1. dématérialisation des factures papier envoyées par les fournisseurs : les factures sont numérisées à leur réception par le client puis stockées et/ou traitées immédiatement. Seule la facture papier est admise sur un plan légal.

2. dématérialisation dite simple : les données de facturation sont transmises par voie électronique et peuvent être intégrées immédiatement dans les traitements comptables. Un double de la facture papier doit obligatoirement être conservé par l’acheteur et le vendeur, pour valeur légale.

3. dématérialisation fiscale des factures : les factures sont échangées entre le fournisseur et le client sous la forme de données structurées ou non structurées, dans le respect des règles imposées par l’administration fiscale. Le double papier n’est alors plus nécessaire car la facture électronique fait foi pour l’administration fiscale. Pour la transmission électronique des factures, l’article 289 bis du CGI s’impose aux entreprises qui doivent alors utiliser deux types de format. Les échanges de données peuvent être effectués :

1. sous forme de fichiers structurés, qui sont interprétables automatiquement par un programme informatique, de type EDI ou XLM par exemple.

2. sous forme de fichiers non structurés, que les programmes informatiques ne pourront pas interpréter automatiquement, de type JPEG ou PDF par exemple à condition qu’ils soient signés électroniquement.

Remarque : une information structurée peut directement être intégrée dans les calculs effectués par ordinateur alors qu’une information non structurée doit être transformée afin d’obtenir des données calculables par ordinateur. Dans ce dernier cas, la signature électronique permet ainsi de garantir l’intégrité des documents transformés.

B) Rappel des règles comptables et juridiques contraignantes en matière de dématérialisation

Avant tout, il ne faut pas perdre de vue l’objet de la comptabilité : « La comptabilité est un système d’organisation de l’information financière permettant de saisir, classer, enregistrer des données de base chiffrées et présenter des états reflétant une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entité à la date de clôture » (article 120-1 du PCG). Dans tous les cas, la dématérialisation ne doit nuire ni à la sécurité ni à la fiabilité des traitements comptables et doit également toujours souscrire aux besoins de l’administration fiscale.

Vous trouverez en fin d’article un bref panorama de règles contraignantes en matière de dématérialisation, toutes extraites du plan comptable général (PCG), du code de commerce (C. com.), du code du travail (C. trav.), du code général des impôts (CGI) et du livre des procédures fiscales (LPF), sur lesquelles nous appuyons notre développement. De manière générale, on peut considérer que la dématérialisation des traitements comptables doit :

1°) Satisfaire aux exigences en matière de preuve selon l’article 410-4 du PCG.

Se posent alors les questions liées à :

* la signature électronique. Celle-ci est nécessaire pour pouvoir identifier les intervenants au cours du processus de dématérialisation mais aussi pour l’authentification des livres obligatoires, livre-journal et livre d’inventaire (C. com. art. R123-173).

* la pérennité des documents numériques. Les documents numériques doivent, a minima, permettre de respecter les obligations légales liées à la forme et au délai de conservation des données. Pour ce qui concerne les principaux documents, les règles sont les suivantes :

* la garantie de la date des documents et des transactions grâce à l’horodatage, qui est associé aux différentes phases de traitement.

2°) Garantir la conservation des données mais également leur reconnaissance en passant du document papier au fichier informatique.

Le problème majeur posé par la dématérialisation est l’absence totale ou partielle de support papier justifiant les opérations comptables or les traitements comptables doivent s’appuyer sur des pièces justificatives. Cependant, l’article 420-3 du PCG précise qu’est admis tout support assurant la fiabilité, la conservation et la restitution en clair de son contenu. Les techniques de dématérialisation doivent donc permettre d’assurer l’intégrité des documents et le fichier reçu par le destinataire doit être strictement identique au fichier émis.

3°) Permettre d’optimiser le traitement des documents numériques, dans le respect des procédures de validation présentées dans l’article 420-5 du PCG. Ceci peut se faire via :

* la GED, gestion électronique des documents en tenant compte de la problématique liée à la récupération, au stockage ainsi qu’à la consultation des supports numériques et sous respect de la norme NF Z42-013. Cette norme technique est relative à l’archivage électronique de documents, particulièrement pour ce qui concerne leur conservation et leur intégrité.

* les outils de Workflow, gestion électronique de processus.

* les progiciels métiers déjà utilisés par l’entreprise du type ERP ou PGI par exemple, ou bien avec des applications en mode SaaS [3]. Dans ce dernier cas, l’entreprise n’achète pas de licence mais souscrit à un abonnement pour utiliser un logiciel, via Internet et un programme