Projet de communication

ganiser un weekend festif et amical pour ses salariés et leurs conjoints et que ce weekend soit inoubliable. Pour cela il faut :

• élaborer une pré-étude sous forme de questionnaire à destination des salariés. ( un brainstorming a déjà été effectuer au sein de l’entreprise)

• réserver :

- l’hôtel,

- la restauration,

- les activités.

• assurer la logistique en matière de transport.

• mettre en place la production et l’envoie des invitations.

• établir le bilan sous forme de questionnaire à destination des salariés.

Orientations créatives souhaitées : Ce projet s’inscrit dans le cadre d’une communication interne.

Ainsi, le programme se veut attractif et percutant, le positionnement choisi se définit comme « un événement festif et convivial ».

Pour se faire, une prise en compte des gouts et des contraintes de chacun doit être considérée avec attention pour l’organisation du weekend. (Questionnaire, brainstorming)

Mais il est important que cet événement soit vécu comme un privilège exclusif offert à et par l’entreprise Depireux. C’est pourquoi les conjoints sont intégrés au projet pour favoriser les objectifs de communications suivants : la notoriété de l’entreprise ainsi que l’affectif et le comportement du personnel de l’entreprise. L’importance portée aux invitations et au questionnaire sera donc un élément important

Dans sa globalité, le weekend devra être chargé en émotion et favoriser les relations humaines pour renforcer les liens dans l’équipe.

Contraintes : faisabilité matérielle et financière

- Les dates et jours de l’événement (samedi 18h au lundi 18h) => contraintes professionnelles et familiales des conjoints pour organiser ce weekend décalé.

- Le budget (entre 10 000 et 15 000 euros) pour le choix du transport, de l’hôtel, des repas et des activités pour 22 personnes.

- Echéance prévu en décembre de l’année.

En supposant que les dates soumises et acceptées soient celle du 15/12/2013 au 17/12/2013.

Proposition de ces dates car elles correspondent à celles du weekend précedant juste les vacances scolaires de la zone B, ce qui permettrait une organisation familiale et professionnelle plus facile pour les participants de ce voyage.

2éme Travail

1)

Tâches Estimation du temps

A : Etablir un questionnaire à destination des salariés et de leurs conjoints et l’envoyer

Etablir le cahier des charges ½ journée

B : Réception et étude du questionnaire rempli par les salariés et leurs conjoints (sans quoi la liste de taches ne peut être effectuée pour le retro planning) le renvoie mettra surement 1 à 2 jours (Tâche A) 1 journée

C : Débuter les recherches pour : - le transport Rouen-Paris (du samedi 18h au lundi 18h)

- hôtel pour le weekend de Décembre prévu à Paris pour 2 nuits (samedi et dimanche soir)

-restaurant(s) pour 6 repas dont 2 petit-déjeuners

-Recueillir les informations concernant la disponibilité, le prix et la qualité. Et faire une première estimation de budget pour ces 3 points incontournables (permet dévaluer le budget restant pour les activités) (Tâche B)

3 journées

D : Réétudier l’analyse du questionnaire et du brainstorming pour cibler les activités qui plairont à un maximum des personnes conviées

¼ journée

E : Rechercher les animations du weekend en tenant compte du questionnaire ¾ journée

F : Etudier l’ensemble des recherches : demander des devis, budgéter les prestations (Tâches C,D,E) 2 journées

G : Prendre les décisions pour chacune des prestations (Tâche F) ½ journée

H : Réserver les prestations choisies (transport, hôtel, restaurants, animations) (Tâche G) 1 journée

I : Etablir le planning final du Weekend décalé (Tâche H) ½ journée

J : Concevoir les invitations avec le descriptif du weekend - les imprimer et les envoyer - ou les envoyer par mail (Tâche I) 1 journée

Ou ½ journée

K : Réceptionner les bulletins de réponses des participants (1 journée pour les laisser y répondre et renvoyer) (Tâche J) ½ journée

L : Apporter des modifications, si nécessaires, aux réservations et re-budgéter les prestations (Tâche K) 1 journée

M : Préparer bilan du weekend : - faire un questionnaire destiné au salariés ½ journée

N : Envoyer le questionnaire aux salariés une petite semaine après le weekend (Tâche M) ½ journée

O : Réception et étude de ce questionnaire (Tâche N) 1journée

P : Etablir un bilan à l’intention du patron de l’entreprise Deprieux (Tâche O) ½ journée

Il faudra donc entre 10 et 11 jours (en additionnant les estimations de temps) selon la méthode d’envoi, pour préparer ce projet en ne comptant pas le weekend décalé et le temps qu’il se passera entre le retour du weekend et l’envoi des questionnaires pour le bilan.

2)

Période Tâche à accomplir (se référer au tableau de la liste de tâches) Observations

1/09/2013 Tâche A Plus le questionnaire sera précis plus il sera facile d’organiser le projet et de se diriger vers les différentes prestations

2/09/2013 Tâche B Etude du contenu des questionnaires renvoyés pour diriger les recherches

4/09/2013 Tâche C Rechercher le meilleur moyen de transport et le plus rapide, rechercher un hôtel ainsi que les restaurants proches du point d’arrivée et de départ pour minimiser les déplacements

7/09/2013 Tâche D S’assurer d’être dans le bon thème de recherche pour les activités et animations

7/09/2013 Tâche E Rechercher les différentes possibilités pour les activités et les animations du weekend (minimum 2)

8/09/2013 Tâche F Etudiez les différentes prestations et les budgéter pour définir en tâche G ce qui sera retenu

10/09/2013 Tâche G Sélectionner les prestations choisies

11/09/2013 Tâche H Réserver les prestations souhaitées pour le weekend décalé

12/09/2013 Tâche I Etablir le planning final du weekend proposé

13/09/2013 Tâche J Faire les invitations en soignant la présentation pour impliquer les destinataires et leur(e) conjoint(e)

15/09/2013 Tâche K réception des réponses et comptabilisation du nombre de participants pour modifier au besoin les réservations

16/09/2013 Tâche L Confirmation finale ou modification des réservations. Présentation d’un budget final qui se doit d’être inferieur ou égal à 15 000 euros

17/09/2012 Tâche M Préparation du questionnaire pour le bilan du weekend décalé à l’intention des salariés

21/12/2013 Tâche N Envoi du questionnaire, préparé au préalable à destination des salariés

23et24/12/2013 Tâche O Réception des questionnaire-bilans remplis par les salariés et début de l’étude de ceux-ci

25/12/2013 Tâche P Bilan à rendre au patron de l’entreprise Deprieux

(Ces dates de rétro planning ne respecte pas les weekends, jours de repos, et vacances des salariés que ce soit ceux de l’entreprise Deprieux ou ceux de l’agence de communication puisqu’elles ne sont pas connues sauf pour les vacances de la zone B de Rouen.)

3éme Travail

1)

Premièrement pour les moyens de recherche et sélection de l’hôtel :

Internet, annuaire Pages jaune. La recherche est effectuée en fonction du lieu d’arrivée et de départ pour que les trajets sois minimisés et ne fatiguent pas d’avantage les voyageurs qui arriveront le samedi soir en empruntant les transports en communs avec leurs valises.

C’est pourquoi la recherche se dirige autour de la gare St Lazare avec:

- L’hôtel