Fiche de communication

FICHE DESCRIPTIVE DE SITUATION DE COMMUNICATION (E4)

BTS Assistant de manager - Session 2017 -

ÉPREUVE E4 :

COMMUNICATION PROFESSIONNELLE EN FRANÇAIS ET EN LANGUE ÉTRANGÈRE

Fiche n°: 1

Nom et prénom du candidat :

N° d’inscription du candidat :

Langue vivante choisie lors de l’inscription : anglais

LA SITUATION DE COMMUNICATION

Vécue

X

Observée

Intitulé de la situation : Rédaction des offres de stages et d’alternance

Type de situation (cf. liste des 9 situations définie par le programme de l’examen p 12) :

Recueillir des consignes de travail du manager

Contrôle de la composition du dossier :

- 4 situations présentées de types différents………………………………………………...……….OUI                NON

- dont une « relative à la collaboration avec le(s) manager(s) »…………………………………….OUI                 NON

- dont deux dans un contexte de travail international mobilisant une langue étrangère…………… OUI                 NON

L’ORGANISATION CONCERNÉE

Nom :

Adresse :

Activité :

Département ou service : RH

LE CONTEXTE DE LA SITUATION

Contexte managérial :

La société EDCF, spécialisée dans l’industrie du pétrole et du gaz, a été fondée en 1985 par madame DEGFD. Son activité est mondiale. Elle vend des outils de mesure et des services aux sociétés pétrolières.

Je suis apprentie au département des ressources humaines en tant qu’assistante de Pierre Matton, Directeur des Ressources Humaines France, il privilégie un style de management participatif. Je suis chargée du suivi des dossiers des apprentis et des stagiaires. La langue la plus parlée au sein de l’entreprise est l’anglais.

Il faut savoir faire face à des responsabilités précises telles que la confidentialité et la discrétion à appliquer aux dossiers des candidats et faire preuve de savoir-vivre en tant que représentant de la société.

Contexte organisationnel :

Schlumberger accueille de nombreux stagiaires et apprentis du monde entier. J’ai donc la tâche de rédiger les offres de stages et d’apprentissages pour les présenter aux forums et sur les sites internet des écoles. Ces offres doivent respecter les normes de l’entreprise et contenir les informations correctes afin d’attirer les meilleurs candidats.

Contexte relationnel :

• Composantes de la communication

Acteurs :

Fdhgdsg gfgfd – Chargée des stages et des apprentissages

Fgfdc ffdsdfc– Assistante de manager

Relation entre les acteurs : Relation hiérarchique, nous nous tutoyons et l’entretien se déroule dans un climat détendu

Canal : oral, en face à face 

Lieu : bureau

Temps : 10 minutes

• Enjeux

Fgfds ffds :

Informationnel – elle cherche à me transmettre des informations sur le projet

Fgfdd :

Relationnel – entretenir une relation professionnelle et de confiance avec mon manager en exécutant correctement le travail

Identitaire – prouver mon autonomie

Informationnel – recueillir les consignes de ma responsable afin de réaliser un travail efficace

• Forme de la communication

Communication interpersonnelle, formelle, interne

• Techniques et outils de communication utilisés

Techniques : écoute active, questionnement, prise de notes

Outils : bloc-notes, livret des offres de stages et d’alternance de l’année précédente, modèle de document

LES STRATÉGIES DE COMMUNICATION MISES EN ŒUVRE *

Je me présente dans le bureau de ma manager , la porte est toujours ouverte, elle interrompt son travail et m’invite à m’asseoir en face d’elle afin de m’expliquer la situation. Elle me transmet des consignes en me montrant le livret sur lequel je dois m’appuyer.

Je prends des notes, adopte une technique d’écoute active et pose des questions jusqu’à la fin de son explication. Elle me précise également qu’elle allait m’envoyer par e-mail le modèle de document des offres appliqué aux normes de l’entreprise.

J’adopte ainsi une stratégie de coopération en participant à la communication, ce que ma responsable a apprécié.

J’ai donc mis en confiance ma manager par rapport à la rédaction de ces offres de stages et d’alternance qui permettront aux candidats d’être mieux informés sur l’offre et permettront à notre entreprise d’attirer les meilleurs candidats.

Après avoir fait le tour de la question avec, celle-ci me remercie et me sourit, je me lève ensuite en emportant le livret des offres de stages et d’apprentissages de l’année 2015 afin de mieux comprendre la mise en page.

L’ÉVALUATION DE LA RELATION

Mon écoute active et mon questionnement m’ont permis d’acquérir une compréhension globale, détaillée des consignes de ma responsable.

Ces techniques mises en place ont montré mon implication, ce qui a impliqué la confiance de ma manager. C’est donc une communication efficace car nous avons su mettre en place un espace favorable à la communication car nous étions, toutes les deux, ouvertes à celle-ci.