Rapport de stage, première année de BTS CG

RAPPORT DE STAGE

PREMIÈRE ANNÉE BTS CG

Entreprise: Arterris

LE GROUPE ARTERRIS EN BREF

Le groupe coopératif Arterris trouve ses racines dans les territoires du Sud de la France.

Du Gers au Var, il fédère plus de 25000 agriculteurs issus des régions et de cultures différentes, aux savoir-faire multiples.

Ces hommes et ces femmes sont profondément attachés au travail de la terre. Ils partagent le même courage et la même volonté de réaliser leur métier.

Ils sont fiers de contribuer à nourrir la planète dans le respect de leurs territoires.

A travers le groupe Arterris, ils partagent les mêmes principes et les mêmes valeurs fondamentales :

Réalisme et transparence

Equité et Solidarité

Ethique

Responsabilité

Intégrité

Un engagement réciproque pour un succès collectif

QUELQUES CHIFFRES

25.000 Adhérents clients

1806 Salariés

350.000 Ha de production végétale

300 Sites spécialisés

1er Collecteur français de blé dur, de tournesol et de sorgho

1er Opérateur majeur en approvisionnement sur la grande région Midi-Pyrénées / Languedoc-Roussillon

1er Multiplicateur de semences

350.000 Ovins produits et commercialisés

748 M€ Chiffre d’affaires du groupe

20 M€ Capacité d’investissement

TRAITEMENT DES FACTURES

Préalables

Processus fournisseurs

Le processus fournisseurs est composé de l’ensemble des tâches d’ordre comptable relatives aux achats externes de biens et de services. Il est lié au processus achats en ce qu’il partage et contrôle :

Certaines informations d’identification des fournisseurs,

Les schémas d'imputation comptable relatifs aux biens et aux services qui seront par la suite livrés puis consommés,

La valeur unitaire des futurs événements d’achats,

Les données financières permettant une bonne fin de règlement.

Le processus fournisseurs est chargé pour l’essentiel de contrôler les données figurant ou liées aux factures fournisseurs, afin d’en assurer la comptabilisation et d’en permettre le règlement.

Les clients du processus

Sur le plan externe, le premier client du processus est le fournisseur.

Sur le plan interne (de l’entreprise), les clients du processus sont tous les types de gestionnaires ainsi que leurs outils comptables spécialisés.

Les acheteurs,

Les logisticiens (comptabilité des stocks consommables et immobilisables),

Les gestionnaires de production (comptabilité analytique),

Les contrôleurs budgétaires (comptabilité budgétaire),

Les trésoriers (comptabilité de trésorerie),

Les fiscalistes et analystes de gestion financière (comptabilité générale)

etc..

Le processus fournisseurs fournira des informations de qualité comptable orientés selon l’objet de gestion de chacun des domaines.

Les limites du processus

Le processus débute lors de la codification d’un fournisseur (référencement). L’engagement se traduit ensuite à travers une référence de commande (contrat lorsque la commande est ouverte avec appel formel ou non à la livraison).

Le processus s’achève par la bonne fin de règlement, archivage compris.

Plus particulièrement, la présente procédure détaille le sous processus qui débute à la réception de facture et s’achève à son règlement.

Réception des factures

Les modes de réception des factures sont multiples. Elles peuvent être reçues par courrier, par mail ou par un service interne. Les factures originales sont reçues à l'accueil du lieu de traitement du dossier comptable.

Il est impératif que les factures soient toutes adressées et transmises au Service Comptabilité Fournisseurs.

Les hôtesses d'accueil tamponnent les factures originales avec la date du jour puis transmettent au Service Comptabilité Fournisseurs pour classement par entité et par type avant d’en effectuer l’enregistrement comptable.

Comptabilisation

Principes du flux

Dans le cadre de la mise en place d’un suivi et d’une comptabilisation plus efficace tant en terme de justesse et de délai, toutes les factures entrantes doivent faire l’objet d’une pré-comptabilisation.

Cette tâche est appelée dans le logiciel DataCompta VE “PRÉ-FACTURE”.

Cette opération permet de pré-comptabiliser la facture en attendant d’obtenir le “BON A PAYER”

ainsi que l’imputation analytique, quand on ne la connais pas ou qu’elle est récurrente.

Principe du traitement

Le comptable fournisseurs assume la responsabilité de la pré-saisie dans le logiciel comptable et en est responsable jusqu’à sa comptabilisation, sa validation, sa mise en paiement et son archivage.

L’original de la facture est stockée et ne doit pas quitter la comptabilité fournisseurs.

Le traitement de la validation se déroule via un workflow.

Le flux workflow est un flux visant à dématérialiser la facture afin de la soumettre à la validation à un destinataire bien défini. Cette validation impliquera le Bon à payer (BAP) de la facture et donc sa mise en paiement.

Eléments nécessaires à la saisie des pré-factures

Avant de procéder à la saisie de la pré-facture, des éléments doivent être vérifiés :

La facture est bien adressée à ARTERRIS

S’il s’agit d’une facture ou d’un avoir au sens comptable du terme

Délai de règlement ou date d’échéance

Coordonnées bancaires (facultatif si le fournisseur est déjà connu

Détail de la facturation claire et identifiable

Une fois les contrôles réalisés, on peut apposer le tampon sur lequel les éléments principaux de la saisie seront repris.

On peut déjà commencer à remplir certains éléments :

Code fournisseur

Mode de règlement (VI: Virement; CP: compensation; VS: Virement éranger; TR: Traite directe;...)

Code produit ou code fonction: si l’imputation analytique est récurrente ou déjà connue, on peut la renseigner et servir de proposition à la personne qui validera la facture

Plan comptable : le compte de charges dans lequel la facture sera comptabilisé

Une fois ces éléments renseignés, il faut scanner la facture en la dirigeant vers un répertoire défini et nominatif qui servira à créer un flux workflow.

Création d’une pré-facture

Le Menu pour saisir une pré-facture est accessible en cliquant sur “Menu Comptabilité” puis “Comptabilité Auxiliaire”, “Pré-enregistrement factures et enfin “Maintenance des préfactures”.

Dans la zone en haut à gauche, si on ne connaît pas le fournisseur, on peut saisir le début de son nom puis “F4” (recherche) le système propose alors les tiers correspondants à la recherche.

Si le tiers correspondant à la facture est dans la liste, on double clique dessus.

Dans l’écran qui s’affiche alors, il s’agira de contrôler la situation du fournisseur, ainsi que les pièces déjà saisies ou en attente de validation.

Sélectionner “Pré-factures non comptabilisées” et “Pré-factures comptabilisées” afin d’avoir l’exhaustivité des saisies relatives à ce fournisseur puis cliquer sur l'icône de la loupe se trouvant