Management De La Communication

mmunication sur le management de projet est énorme et structurant. La communication est un élément essentiel du management de projet.

Il faut savoir vendre son projet, le vendre à toutes les parties prenantes du projet : clients, équipe projet, hiérarchie, sous-traitants, fournisseurs.

La non-communication donne un effet tunnel qui laisse libre cour à toutes les hypothèses et les rumeurs les plus folles au sujet du projet.

Communiquer sur le projet au sujet de sa finalité, de son avancement, de son impact et de son planning sont des éléments clé pour contrôler les idées reçues ou non à propos du projet...

Le fait d’associer toutes les parties prenantes d’un projet à travers une même communication permet de fédérer autour du projet.

Alors que tous les projets ont pour impératif commun de mettre en place une communication projet efficace, les besoins en information et les méthodes de diffusion varient considérablement.

La planification des communications doit être incluse dans la planification globale du projet. Il faut déterminer la fréquence nécessaire des réunions.

Pour obtenir une communication projet efficace, il faut évaluer

* Les relations de responsabilités entre parties prenantes et organisation en charge du projet

* Les disciplines, services et spécialités impliquées dans le projet

* L’implantation géographique et la mobilité géographique des acteurs du projet

* Les besoins en information externe (par exemple la communication avec les medias)

Dans le cadre des projets impliquant de nombreux acteurs et services, il est recommandé d'établir un Plan de communication en début de projet pour faciliter la communication pendant le projet.

Le Plan de communication, appelé aussi parfois "Plan de management de la communication" est un document qui présente :

* les méthodes utilisées pour collecter et conserver différents types d’informations. Les procédures doivent également préciser les modalités de collecte et de diffusion des mises à jour et des corrections apportées à des documents précédemment diffusés.

* Les destinataires de l’information en fonction de la nature des informations (rapports d’avancement, données, calendrier, documentation technique...) , les méthodes utilisées pour diffuser les divers types d’information et les diffuseurs de ces informations.

* Une description de l’information à diffuser : le format, le contenu, le degré de détail, les conventions et définitions à utiliser.

* Les calendriers d’émission qui précisent à quel moment chaque type d’information est émis

* Les méthodes pour accéder à l’information entre deux communications prévues

* Une méthode de mise à jour et de redéfinition du plan de communication au cours du projet

Le plan de communication peut être formalisé ou informel, peu ou très détaillé, suivant la nature du projet.

B. De la stratégie au plan de communication :

Un plan de communication découle du plan stratégique général de l’entreprise en ce sens où les objectifs analysés en amont à partir des menaces et opportunités ainsi que des forces et faiblesses de l’entité, permettent d’établir des scénarios devront s’appliquer sur des cibles avec des objectifs et des moyens (transformation du SWOT en projet d’où le plan de communication dans ce cas là)

Chaque projet ayant un ou plusieurs objectifs, souvent repris dans une fiche projet, les objectifs de communication contribuent à la réalisation de ceux du projet donc doivent être S.M.A.R.T.

Le rôle du plan de communication est de définir les cibles et les objectifs à atteindre, déterminer différents moyens à mettre en œuvre pour chacun de ces objectifs, préciser les responsabilités de chacun des acteurs, fixer le calendrier et les dates importantes, budgétiser chacune des opérations du plan de communication.

Avec le plan de communication, il faut donc connaitre :

* La clarté de sa cible

* Quel effet veut-on produire avec la communication ?

* Quel résultat attendons-nous ?

En exemple, si une entreprise veut faire évoluer les compétences de ses salariés elle devra se poser la question de savoir quel effet cela pourra produire sur sa clientèle et sur le service rendu par ses salariés ?

I. Le plan de communication :

Un plan de communication doit répondre aux différentes questions suivantes :

* Pourquoi ?

* Dire quoi ?

* A qui ?

* Par qui ?

* Comment ?

* Quand ?

* A quel coût ?

* Selon quels critères ?

« Pourquoi » : il faut pouvoir définir quels types d’objectifs pour la stratégie de communication de l’émetteur.

On compte parmi ces objectifs :

1-1. Les objectifs cognitifs :

Ces objectifs visent la transmission d’un message afin de développer une certaine compétence si la mise sur le marché d’un nouveau produit l’exige. On l’utilise en stratégie de communication pour développer la notoriété d’un produit. En projet, on parlera de la phase de démarrage.

1-2. Les objectifs affectifs :

C’est en quelque sorte faire adhérer les acteurs au projet en leur exposant de manière simple et direct les nouvelles solutions proposées

1-3. Les objectifs conatifs :

Sont utilisés pour utiliser le comportement de la personne (cas de la PNL pour des cadres managers)

« A qui » : Il s’agit de déterminer les récepteurs de la communication par l’audit en amont avant la mise en place du plan de communication. L’audit ayant permis de lister les acteurs projet, les groupes cibles constitués pourront permettre de connaitre quels types d’informations transmettre, leur attitude face au projet.

* Quels sont les différents groupes cibles ?

Un groupe cible particulier doit être subdivisé par rapport à :

* Son importance

* Son implication dans le projet

* Sa conviction et son attitude face au projet

* Ses connaissances, ses aptitudes et ses préférences en informatique

* Son accessibilité

* Son utilisation des médias et ses préférences en la matière.

L’entreprise en retour devra en retour se poser la question de savoir quel est le retour qu’elle attend vis-à-vis de ce groupe cible

* Quelles sont les actions clés ?

Durant la vie du projet, les actions doivent être nombreuses surtout si ce dernier est de longues durées mais de préférence il est mieux de limiter les actions en fonction de la nature du projet et de l’implication des personnes en présence.

Il s’agira de bien équilibrer les actions de communication.

« Comment » : Il s’agira de faire le choix des moyens de communication reposant sur :

* Quels techniques et supports pour établir au mieux la communication avec les groupes cibles sélectionnés ?

* Quel est le meilleur rapport coût/efficacité de ces techniques et supports ?

« Quand » : Planifier les actions de stratégie de communication

Dans la planification de la stratégie de communication, on distingue 2 étapes importantes :

* Fixer les dates de mise en œuvre des actions, des évènements ou des réalisations projetées

* Déterminer le planning de travail pour préparer les différentes étapes qui conduiront à ce que tout soit prêt pour les dates fixées.

Les dates de mise en œuvre des actions de communication dépendent des objectifs et des contraintes à la stratégie mais aussi des évènements extérieurs.

Quelque soit la méthodologie adoptée dans la planification, le principe de base repose sur :

* Identifiez les différentes actions à réaliser

* Fixer pour chacune d’elle les dates des jalons

* Dresser le calendrier à rebours des différentes étapes pour arriver