Audit de recrutement

la situation, afin de déterminer l'efficience et l'efficacité des procédures et politiques des recrutements mises en œuvre, de diagnostiquer les problèmes éventuels, d'en connaître les causes, et de proposer des recommandations de solutions.

L'auditeur doit avoir une connaissance précise des référentiels, et notamment du processus du recrutement et de la structure des coûts y afférant : c'est une aide tout autant qu'un guide pour l'auditeur, qui dans chaque étape du processus du recrutement décèlera les points forts et les problèmes à l'aide d'indicateurs qui lui permettront de porter une appréciation sur l'efficacité et l'efficience en ce domaine.

Le choix du personnel est une tache importante en raison des conséquences qui en résultent. En effet, les opérations d’embauche sont couteuses. Les éléments constitutifs du coût d’embauche varient selon le degré de qualification des personnes recrutées et selon les méthodes de sélection employées. Au coût des opérations administratives d’embauche ( coût de prospection, puis coût de sélection) s’ajoute le coût de formation ainsi que les coûts d’adaptation qui correspond à la durée pendant laquelle le rendement du nouveau recrue est faible ou pendant laquelle l’employé a besoin de l’aide fréquente de son supérieur (encadrement)

De ce constat, le recrutement est investissement dont le coût direct et indirect nécessite une vérification de la qualité des résultats obtenus d’où l’importance de l’audit du recrutement. Ainsi, cette partie mettra en exergue les différentes missions de l’auditeur dans chaque phase du processus de recrutement.

Le processus de recrutement : apport rôle

[pic]

La définition et l’expression du besoin de recrutement :

L’origine de la demande peut être un départ, une création de poste ou encore une mutation. Le responsable hiérarchique directement concerné établit une fiche de demande, la soumet à sa hiérarchie et la transmet au service chargé du recrutement.

Dans cette phase l’auditeur intervient pour analyser la fiche de la demande :

- est ce qu’elle comporte les renseignements nécessaires (niveau, date et durée du besoin) ?

- La définition du besoin est elle fondée sur une planification préalable ?

- Existe-t-il une gestion prévisionnelle du personnel ?

L’auditeur réalise ensuite un diagnostic d’opportunité afin de vérifier que toutes les solutions d’amélioration de la productivité ont été analysées avant de recourir au recrutement, notamment les solutions provisoires (travail temporaire, contrat à durée déterminée, personnel mis à la disposition par une entreprise extérieure, sous traitance….)

L’analyse de la demande pousse également l’auditeur à approfondir les différentes dimensions du poste à pourvoir :

-Analyse fonctionnelle : niveau de connaissance, de formation et d’expériences nécessaires

- Analyse psychologique et psychosociologique : c'est-à-dire l’environnement du poste et l’impact de ce recrutement sur le climat social de l’entreprise.

Voici un exemple de questionnaire pour déterminer comment et par qui sont définis les besoins en RH. Il est à signaler que ce questionnaire doit être soumet à tous les responsables de services G.R.H. et au Directeur Général.

• Qui est à l’origine de la décision d’analyser, d’augmenter… les RH?

Direction générale ? Direction des RH ? Supérieur hiérarchique du service concerné ? Plusieurs solutions sont possibles ?

Préciser lesquelles…..

• Qui est chargé d’évaluer les besoins en RH?

Direction générale ? Direction des RH ? Supérieur hiérarchique du service concerné ? Plusieurs solutions sont possibles ?

Préciser lesquelles…..

• Qui prend la décision finale?

Direction générale ? Direction des RH ? Supérieur hiérarchique du service concerné ? Plusieurs solutions sont possibles?

Préciser lesquelles…..

2-la définition du poste :

La définition de fonction permet de préciser le besoin et les critères de recrutement. Elle est nécessaire pour présenter le poste aux candidats et pour l’intégration de celui qui a été retenu.

A ce niveau, l’auditeur doit vérifier l’existence d’un descriptif adéquat ou actualisé du poste. L’auditeur évalue ensuite à quel point cette définition correspond à la réalité. Pour ce faire, l’auditeur examine la fiabilité de l’analyse du poste effectuée par le service G.R.H. en menant une série d’entretiens avec les personnes concernées pour bien cerner les vrais caractéristiques et les exigences du poste. Les questions à poser peuvent être regroupées dans les axes suivants :

• Questions sur les tâches du poste:

1. Quoi ?

2. Avec qui ?

3. Quels sont les outils, supports, matériels utilisés ?

• Questions sur le système de relation du poste:

1. Quelle est la place du poste dans la hiérarchie ?

2. Quelle est la relation fonctionnelle ?

• Questions sur les exigences du poste?

1. Quelles sont les exigences physiques ?

Quelles sont les exigences intellectuelles ?

Quelles sont les exigences de formation ?

2. Quelles sont les expériences professionnelles souhaitées ?

3-La prospection interne :

Les postes vacants sont généralement proposés aux salariés de l’entreprise dans un souci de diminution des coûts engendrés par une prospection externe. En revanche cette décision doit être conçue sur la base d’une réflexion profonde pour éviter tout effet pervers.

En effet, il est clair qu’en sus des coûts moins élevés de ce type de prospection, elle permet l’implication et la motivation du personnel dans le cadre d’une politique de promotion interne. Mais, il faut signaler que plusieurs variables politiques entrent en jeu et c’est à l’auditeur de les identifier et d’évaluer la pertinence de ce choix en interne.

Par conséquent, l’auditeur est sensé de mener une étude exploratoire pour envelopper les causes ainsi que les conséquences de ce choix. Le meilleur moyen bien évidemment est l’entretien car c’est l’outil convenable d’exploration de la dimension politique de la gestion des ressources humaines.

L’Auditeur doit s’assurer en premier lieu que le service des RH à identifier les critères de choix avant de décider de la solution.

• Légalité

• Coût financier

• Coût social

• Délai de mise en oeuvre

• Acceptabilité par les salariés

• Impact sur la productivité

Cette phase exige de l’auditeur une capacité élevée d’écoute active ainsi qu’une aptitude de déceler les non dit vu la complexité des enjeux humains. Il se peut donc que cette promotion interne résulte davantage des résultats passés que des aptitudes à remplir le nouveau poste. Soit que de bonnes performances accélèrent la carrière jusqu’à l’incompétence, soit que le souci de se débarrasser d’un collaborateur médiocre pousse le responsable hiérarchique à faciliter sa promotion.

L’auditeur doit alors vérifier que cette décision est fondée sur des critères de compétences et de motivation et non pas sur un règlement des comptes. Il doit également voir l’impact de cette décision sur les autres employés susceptible de pourvoir le même poste pour cerner les différents conflits qui peuvent naitre suite à cette décision qui peut être perçue comme une discrimination ou une valorisation des uns au détriment des autres.

Sous un autre angle, l’expression recrutement interne est fréquemment retenue pour souligner que même si le candidat est déjà salarié