Stage Movenpic En Comptabilité

ionnement de l’hôtel et sa finalité à faire des profits. Ainsi cette alternance va me permettre d’obtenir le maximum d’informations sur le profil, la qualité ou encore la personnalité d’un manager, mais également ses compétences dans les différentes actions qu’il mène pour aboutir à ses objectifs en utilisant les outils de gestion et comptabilité nécessaire. Je vais donc passer à la présentation du département et son organisation et ensuite présenter les tâches réalisées pour comprendre le fonctionnement et le rôle de ce département.

I. Présentation du département

1) Organisation du département

Lorsqu’ on aborde le département de la « comptabilité », on se réfère à la traduction en chiffres de toute l’activité de l’hôtel. Cela consiste à enregistrer et à traiter les informations relatives aux mouvements financiers qui tournent à l’hôtel. Quand on parle de la « comptabilité » à l’hôtel, chaque personnel y faisant partie doit garantir la fiabilité des enregistrements comptables. Ainsi chacun doit respecter les échéanciers internes et externes, en tenant compte de leur confidentialité. Dans ce métier, il est important de savoir identifier les éléments qui posent des problèmes et qui peut nuire au développement de l’hôtel. En effet, toute une série d’analyse et d’étude va permettre aux directeurs du département et aussi de l’hôtel d’évaluer le patrimoine de l’entreprise, avec les profits et les dettes qu’il peut probablement avoir. Ce département est très considéré dans l’hôtel, il constitue un intérêt majeur dans la mesure où celui ci peut influencer ou pas la rentabilité de l’hôtel.

2) Organigramme du département

Directeur financier

Assistant directeur financier

Crédit manager

Income Auditor

Account payable

Général cashier

Assistant Crédit manager

Night auditor

Debtor’ s clerk

II. Description des responsabilités du personnel

1) Le directeur financier

Son importance dans l’hôtel se place dans la supervision totale de la gestion financière de tout l’hôtel. En collaboration avec son équipe comptable, financière et administrative, ce professionnel garantit l’équilibre financier dans le but de faire encore plus de profits. Pour cela, il présente une analyse détaillée de la situation financière toujours à jour de l’hôtel afin de donner des recommandations à la direction générale sur les différents investissements. L’objectif du directeur financier se trouve dans le développement de l’hôtel, sa rentabilité ou juste ne pas être en dettes. D’ ailleurs j’ai remarqué que ce manager prend du temps dans les détails de chaque compte, chaque dépense, il montre sa pro activité dans la vérification méticuleuse de chaque action. A cela s’ajoute sa décision dans les négociations et aussi ses relations avec les banques et investisseurs.

2) Assistant du directeur financier

Rattachée au directeur financier, à Movenpick, ce cadre joue aussi le rôle du comptable. Il va se soucier d’élaborer le bilan et le compte de résultat. En assistant son directeur, celui ci va seconder le directeur en cas d’absence. Il est aussi chargé de coordonner, déléguer les tâches effectuées par les autres personnels. Son rôle de comptable agit dans l’analyse des donnés comptables fournis par chaque département en veillant à ce que l’hôtel ne se trouve pas dans l’endettement. Pour cela, il réagit de façon méticuleuse et soupçonneuse.

En effet :

* Il fait le suivi des encaissements et décaissements.

* Il prépare le « reporting ».

* Il collecte et édite les documents de synthèse

* Il réalise les états de rapprochements et les soldes

* Enfin il gère tout ce qui est amortissements, les prévisions et les régularisations.

3) Crédit manager

Ce dernier se trouve dans la gestion et la prévention des risques clients ou prestataires de service. Si on peut expliquer, ici cette personne cherche à trouver ce qu’il faut faire pour accélérer les encaissements de la part des clients et limiter les impayés. Il va donc analyser le bilan des comptes de chaque client, tour opérateur, agence de voyage et les autres prestataires de service avec qui l’hôtel travaille en dégageant un résultat financier et en vérifiant en même temps les créances. Pour arriver à tout cela, il sait étudier les conditions et historiques des délais de règlements par catégorie de client.

4) Assistant crédit manager

Son métier consiste à conduire les activités financières quotidiennes afin d’atteindre un objectif mensuel et annuel. Avec le « crédit manager », il gère le recouvrement des clients, ses risques en valorisant les contrats, aussi l’analyse de la balance de l’hôtel. Ce cadre des finances s’occupe donc des différents modes de paiement des clients, de ses encaissements et de son évolution en tenant compte des règlements de délai de paiement. Il veille à ce que toutes les procédures de règlement du compte ou d’un facture soit respectés et suivis.

5) Debtors clerk.

Il s’occupe de la facturation des clients directs ou des tours opérateurs en archivant les documents de voyage comme le voucher... Il aide l’assistant du crédit manager dans les encaissements des comptes clients. Aussi ce dernier assure aux remboursements des comptes clients, ici qui sont les pré autorisations ou les dépôts qui ont été versés à leur arrivée. N’oublions pas non plus la gestion de tout ce qui est carte de crédit, virement des clients, …

6) Night auditor

Par définition, un hôtel ne dort jamais, il ya toujours quelqu’ un à l’accueil. La nuit c’est le night auditor qui s’ y colle. Ce réceptionniste de nuit a pour tâche principale d’assurer les arrivées et les départs tardifs des clients. Il doit avoir les mêmes qualités que n ‘importe quel réceptionniste possède, le sens de l’accueil et de la vente.

Il profite par ailleurs de la nuit pour clôturer les comptes de la journée écoulée et établir les rapports statistiques et informatisés c’est à dire le taux moyen d’occupation, les différentes fiches des clients…

Le matin quand il passe le relais à l’équipe de la caisse, tout doit être fin prêt : le rapport, le journal de l’hôtel. Il entre en relation avec le « debtors clerk » pour lui remettre les fiches de départ afin d’établir la facturation des TO et des agences de voyages.

III. Les tâches réalisées

1) L’ouverture d’une facture TO avec le système

La facturation d’un TO se fait quotidiennement en retenant tous les départs du jour par le night auditor.

Consulter et archiver les vouchers des clients émis par les