Rapport De Stage

té auxiliaire.

Il participe également aux travaux de fin de gestion. Il produit les informations nécessaires aux services prescripteurs et à l'aide au pilotage.

Les services délégants sont les suivants :

les deux directions régionales (DRAAF et DREAL) ,

les directions départementales interministérielles (DDI)

les autres services du MAAPRAT et du MEEDDTL dans la région Midi Pyrénées.

Une délégation de service est signée entre les unités opérationnelles ( dénommées UO ) afin de déterminer les prestations à réaliser par chacun dans le traitement des pièces comptables.

La plate-forme régionale a adopté une organisation par programmes :

4 pôles dirigés par 1 chef de pôle en charge de la réalisation des pièces comptables :

• Pôle Routes en charge du programme lié aux études et travaux des routes nationales

• Pôle Fonctionnement en charge des programmes liés aux fonctionnements des services

• Pôle Métier en charge des programmes liés aux études, subventions, prestations spécifiques à chaque UO

• Pôle recettes et régies en charge de percevoir les recettes non fiscales et d'assurer la régie pour le compte de la DREAL (Recettes ex DRIRE – Recettes statistiques) .

2 bureaux sous l'autorité du responsable du CPCM :

• Bureau Tiers Agents en charge de la réalisation des pièces comptables liées aux frais de déplacement, aux allocations et aux frais médicaux,

• Bureau O.A.C ( organisation administrative et comptable ) en charge du courrier entrant et sortant, de la création des tiers et de la liquidation des factures Multi-BOP.

10 missions transversales au CPCM constituent les personnes relais (référents, correspondants)

Le secrétariat, l'accueil et le standard sont assurés par une personne dépendant directement du responsable du CPCM.

Le chargé d'opérations comptables réalise les enregistrements comptables nécessaires : de l'engagement juridique à la demande de paiement, après contrôles appropriés, pour un ou plusieurs programmes, une ou plusieurs UO.

Chaque valideur réalise la vérification des actes saisis par les prestataires comptables, pour un ou plusieurs programmes, pour une ou plusieurs UO.

Cela permet à chaque UO d'avoir un interlocuteur direct au sein du CPCM, d'éviter la taylorisation des tâches et ainsi de permettre à chaque binôme Chargé d'opérations - valideur d'assurer l'ensemble des tâches comptables.

Les rôles du responsable et de son adjoint consistent à piloter l'ensemble des structures constitutives du CPCM (veiller au respect des objectifs de la prestation et de la sécurisation des processus comptables de chaque structure et participer à l'animation du réseau mis en place avec les différents services et partenaires de culture différente).

I – 2 DESCRIPTION DU POSTE D'ADJOINT AU RESPONSABLE DU CPCM :

L'adjoint au responsable assiste le responsable du CPCM dans la direction de la plateforme régionale et assure son intérim autant que de besoin (absences, délégation). Il conviendra de définir avec mon supérieur les missions qui me seront déléguées.

Pour l’instant, d’un commun accord, il a été convenu qu’un compagnonnage serait nécessaire au vu des connaissances théoriques à acquérir, des difficultés à établir des relations privilégiées avec les services partenaires (nouveau réseau – éloignement géographique).

Mes activités seront de deux types :

LES ACTIVITES INTERNES AU CPCM

L’animation du réseau interne est assurée régulièrement par des réunions hebdomadaires entre chefs de pôles et valideurs, des réunions bimensuelles entre chefs de bureaux et valideurs.

Les activités spécifiques consistent à :

Prendre part à l'intérim des chefs de pôle,

Transmettre les informations, les nouveautés provenant de l’agence pour l’informatisation financière de l’Etat ( AIFE), des services de la DGFIP 31 et 81

Organiser la mise en œuvre des nouvelles procédures ( Reprise des marchés sous Cassiopée et Agri2), l’appropriation de nouveaux outils ( mise en place du logiciel Argos )

Planifier l’activité du service et répartir les priorités et les urgences au sein des pôles suivant les situations (traitements prioritaires des actes, redéploiement éventuel du personnel d’un pôle à un autre)

Assurer le suivi de l’activité pour chaque pôle ( volumétrie des actes, difficultés rencontrées ), les besoins en formation des agents afin de veiller au respect des objectifs de la prestation et la sécurisation des processus

Homogénéiser autant que possible les modes de fonctionnement des pôles et favoriser les échanges professionnels

L’amélioration de l’organisation du travail, du management des équipes est assurée au travers de l’analyse des tableaux de bord renseignés par les chefs de pôle et les responsables du CPCM, l’extraction de données à réaliser depuis l’outil Chorus. L’objectif est d’identifier les défaillances de la structure (fonction de l’outil informatique non adapté, filtrage et délai de transmission des courriers entrants, compétences non encore acquises, besoin de compagnonage, organisation défaillante, vacance de poste de valideur ou de gestionnaire…) et les risques de dérapage ( augmentation des délais de traitement, compétences non encore partagées, difficultés des UO,…)

Des formations en interne sont également proposées pour continuer à valoriser la fonction comptable au sein du CPCM et éviter la mécanisation des tâches (présentation de la structuration du budget comptable de l’Etat, des marchés publics de l’Etat )

LES RELATIONS AVEC LES PARTENAIRES

Tout d’abord, l’adjoint doit se positionner comme le référent auprès des services délégants dans les domaines règlementaire et technique (utilisation du logiciel Chorus) pour remplir pleinement sa fonction dite support.

Ensuite, il doit aussi continuer à homogénéiser les circuits de transmission et d’échange pour améliorer l’efficience de la chaîne comptable tout en étant à l’écoute des spécificités et des contraintes de chacune des UO.

Enfin, dans le cadre de la démarche du Contrôle Interne Comptable, de part sa position intermédiaire entre l’initiateur de la demande d’achat et les services payeurs, l’adjoint doit être l’acteur principal et l’animateur de groupes de travail.

I – 3 COMPETENCES :

Le profil recherché pour ce poste semble éloigné de celui d'un technicien, lauréat de concours ITPE Professionnel. Les thèmes budgétaire et comptable ne sont généralement pas abordés en profondeur par le personnel technique du MEDDTL.

Néanmoins, ce domaine est incontournable et il était intéressant, pour moi, d’apprendre le fonctionnement de l’Etat après avoir travaillé dans un service déconcentré et appris le découpage institutionnel ( le partage des compétence entre les différents acteurs que sont le Conseil général – les Agglomérations – les Communautés de communes, …)

Il est de coutume de décrire les compétences d’un poste de travail suivant trois familles : les savoir, savoir- faire et savoir-être. Je ne dérogerai pas à cette règle.

En terme de SAVOIR :

• Connaissance de la règlementation budgétaire de l’Etat ( Budget annuel décliné en missions et programmes, actions et sous-actions – chaîne de la dépense - structuration des recettes et dépenses de l’Etat )

• Connaissance de la comptabilité générale ( immobilisations, amortissements,…) et de la comptabilité publique (Chaîne comptable depuis l’Ordonnateur jusqu’au comptable public)

• Connaissance de la règlementation liée à la commande publique (Code des Marchés publics – Circulaire Avril 2010 indiquant les pièces à fournir au comptable public)

• Connaissance de l’outil informatique ( logiciel Chorus )

• Technique de management

• Connaissance des organisations budgétaires et comptables du périmètre d'activité du CPCM (fonctionnement des UO).

En terme de SAVOIR FAIRE

• Management d'une équipe (encadrer et motiver de 51 agents d’origine professionnelle diverse positionnés sur 4 étages)

• Sens aigu de l'organisation

• Technique d'amélioration continue (démarche qualité – recherche de l'efficience – savoir repérer les situations anormales ou à risques)