Rapport de stage BTS CGO

DEMATERIALISATION DES DOCUMENTS COMPTABLES : PRESENTATION ET CADRE LEGAL

La dématérialisation est souvent abordée d’un point de vue théorique et apparaît, actuellement, comme porteuse d’avantages donc indispensable à l’évolution des cabinets comptables. Cependant, la mise en place de celle-ci est encadrée légalement et administrativement.

Premièrement, nous définirons et présenterons la dématérialisation comptable ainsi que les acteurs et structures concernés.

Deuxièmement, nous planterons le cadre légal et administratif de la dématérialisation

QU’EST-CE QUE LA DEMATERIALISATION COMPTABLE ?

1. Définition et présentation

1. Définition et présentation de la dématérialisation comptable

La dématérialisation est la transformation de supports d'informations matériels (souvent des documents papier) en des fichiers informatiques (pouvant entraîner la mise en oeuvre du fameux « bureau sans papier » dans une entreprise). Cette définition générale s’applique à l’ensemble des secteurs d’activité. En effet, on peut parler de dématérialisation des documents dans le secteur du bâtiment (échange de plans sous forme informatisée) ou dans le domaine de l’immobilier (gestion de copropriétés, des locations … le tout sous forme numérique).

Cependant, dans le cas précis du cabinet FIALP P.MERMOUD, on parle de dématérialisation des documents comptables. Il s’agit donc de la transformation de documents matériels tels que des factures, relevés bancaires ou des contrats, en fichiers numériques.

On ne peut pas parler de dématérialisation des documents comptables sans définir un élément indispensable de celle-ci : la gestion électronique des documents (G.E.D).

La gestion électronique des documents (ou gestion électronique de l'information ou de documents existants - GEIDE) recouvre l'ensemble des techniques qui permettent de gérer les flux de documents qui pénètrent, sortent ou circulent à l'intérieur de l'entreprise. Ces techniques ont pour fonction de capturer ou dématérialiser des documents, afin de gérer, indexer, stocker, rechercher, consulter, traiter et transmettre des fichiers numériques de toutes origines.

Celle-ci nécessite la mise en oeuvre de moyens importants en termes (ce point sera développé plus en détail dans la partie B – Mise en place d’un processus de dématérialisation dans un cabinet comptable) : de matériels informatiques : ( scanner, serveur,  réseaux performants…) et de logiciels adapter.

Actuellement, la mise en place d’une dématérialisation comptable apparait comme indispensable dans les entreprises dont la vocation est de fournir de l’information comptable. En plus des avantages en termes de compétitivité et de qualité, ce processus est encouragé par certaines doctrines du management très présentes depuis quelques années, notamment la fameuse théorie du « bureau sans papier », et par certains protecteurs de l’environnement (même si ce point est réfuté par plusieurs études démontrant que le coût environnemental de la dématérialisation est largement aussi important que le support papier « traditionnel »).

1. Les acteurs

On peut distinguer deux catégories d’acteurs de la dématérialisation : les exécutants, qui utilisent les outils de la dématérialisation, et l’encadrement, qui met en oeuvre la dématérialisation et la gère.

Les exécutants sont les comptables, les aides-comptables, les secrétaires. Ils concourent au bon fonctionnement du système d’information en participant à la dématérialisation. Ils numérisent les documents importants : courriers importants, contrats, factures, relevés bancaires… Ils utilisent également les systèmes de transferts de données informatisées pour transmettre des documents à l’administration (TVA, IR, CET …).

L’encadrement correspond à l’expert-comptable et aux cadres dirigeants du cabinet. Leur rôle est bien évidemment de mettre en place le processus de dématérialisation comptable en modifiants les méthodes de travail, en faisant les investissements nécessaires… Ils ont aussi pour rôle de gérer les droits d’accès aux données dématérialisées : lecture seule, lecture et modification partielle soumise à la vérification ultérieure d’un supérieur, lecture et modification totale …

1. CONTRAINTES LEGALES ET ADMINISTRATIVES

Avant  tout,  il  ne  faut  pas  perdre  de  vue  l'objet  de  la  comptabilité  :  "La  comptabilité  est un  système  d’organisation  de  l’information  financière  permettant  de  saisir,  classer,  enregistrer des données de base chiffrées et présenter des états reflétant une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entité à la date de clôture" (article 120-1 du PCG).

Dans tous les  cas,  la  dématérialisation    ne  doit  nuire  ni  à  la  sécurité  ni  à  la  fiabilité  des  traitements comptables et doit également toujours souscrire aux besoins de l'administration fiscale.  

De manière générale, on peut considérer que la dématérialisation des traitements comptables doit :

Satisfaire aux exigences en matière de preuve

Se posent alors les questions liées à :

• Les documents numériques doivent, a minima, permettre de respecter les obligations légales liées à la forme et au délai de conservation des données. Pour ce qui concerne les principaux documents, les règles sont les suivantes :

• la garantie de la date des documents et des transactions grâce à l'horodatage, qui est associé aux différentes phases de traitement.

Assurer la permanence du chemin de révision

Avec la place accrue accordée au contrôle des comptes, la traçabilité des données est cruciale.

La   dématérialisation, par   le   biais   de   l’horodatage, permet   de   suivre   en   permanence   les documents et de retrouver précisément à quelle date ils ont été reçus et/ou expédiés. Mais bien au-delà, il est possible de savoir exactement quel collaborateur est intervenu, en mettant en place des  dispositions  liées  à  la  signature  électronique et  l'authentification.  

Les auditeurs internes  et externes peuvent ainsi savoir qui a fait quoi et quand cela a été fait.

Garantir la conservation des données mais  également  leur  reconnaissance

Le problème majeur posé par la dématérialisation est l'absence totale ou partielle de support papier justifiant les opérations comptables or les traitements comptables doivent s'appuyer sur des pièces justificatives. Les techniques de dématérialisation doivent donc permettre d'assurer l'intégrité des documents et le fichier reçu par le destinataire doit être strictement identique au fichier émis.

La dématérialisation des documents comptables constitue un véritable enjeu stratégique. En effet, l'échange de documents électroniques présente bon nombre d'avantages. Le traitement de l'information est accéléré, sa transmission et son archivage sont plus facilement automatisés et sécurisés.

Pour autant, la dématérialisation n'est pas sans risque. Il est nécessaire de s'assurer que la valeur probante des documents susceptibles d'être dématérialisés, ne sera pas altérée et que les documents électroniques constitueront une preuve admissible tant pour l'administration fiscale que pour les tiers, au même titre que les documents sous forme papier.

Par ailleurs, l’administration encourage et même oblige les entreprises à mettre en place cette dématérialisation, notamment dans le cadre des déclarations fiscales et sociales. On peut, avec certitude, envisager dans un avenir relativement proche, une totale dématérialisation de ce type de déclarations.

Ainsi, nous allons étudier dans un premier temps, le cadre juridique de la dématérialisation au sens large. Ensuite, nous découvrirons les obligations imposées par l’administration pour contraindre un nombre croissant d’entreprises à utiliser des procédures d’échanges de données ou de fichiers informatisés pour effectuer leurs déclarations. Enfin, nous nous intéresserons plus précisément aux procédés autorisés de la dématérialisation.

1. Les textes régissant la facture électronique

Depuis 1991 (loi de finance), les entreprises ont la possibilité de dématérialiser leurs factures. Sous réserve du respect de certaines conditions, ces factures dématérialisées tiennent lieu de factures d'origine.

Les conditions pour recourir à la facture électronique sont les suivantes :

• Sous réserve de l'acceptation du destinataire, les factures peuvent être transmises par voie électronique à la condition que l'authenticité de leur origine et l'intégrité de leur contenu soient garanties au moyen d'une signature électronique. Cette dernière est un processus technique donnant au destinataire d’un message signé, l’assurance que ce message spécifique provient bien d’une personne déterminée.

• La transmission des factures doit se faire sous la forme d'un message structuré selon une norme convenue entre les parties, pouvant être traité directement et automatiquement entre ordinateurs.

1. Les textes régissant la tenue d’une comptabilité informatisée

Toute entreprise désirant tenir sa comptabilité au moyen d'un système informatique doit, afin d'en garantir la valeur probante, s'assurer que certaines conditions sont remplies.

Deux instructions, respectivement des 14 octobre 1991 et 24 décembre 1996, précisent les obligations incombant aux entreprises.

Toute entreprise doit conserver les données traitées par des procédés informatiques qui concourent à la constitution d'enregistrements comptables ou à la justification d'un évènement ou d'une situation transcrite dans les livres, registres, documents, pièces et déclarations contrôlées par l'administration.